3 Veelgemaakte fouten bij de 14 dagen brief

Een 14 dagen brief stuurt u naar consumenten die uw factuur niet betalen. Met deze brief geeft u uw klant 14 dagen de tijd om de factuur alsnog te betalen. Voldoet uw 14 dagen brief niet aan de juiste eisen? Dan is deze niet geldig en mag u geen incassokosten in rekening brengen.

In dit artikel leest u alles over de 14 dagen brief én kunt u een gratis voorbeeld brief downloaden. Hiermee voorkomt u dat uzelf ook één van deze 3 veelgemaakte fouten maakt.

Verschil particuliere debiteuren en zakelijke debiteuren

Hoewel het incasseren van een geldvordering op een particuliere partij gelijk lijkt aan een incasso op een zakelijke debiteur, is dit zeker niet het geval. Een consument wordt namelijk door de wet veel sterker beschermd dan een onderneming. Zo worden de verschuldigde incassokosten op een andere manier berekend en krijgen consumenten een andere termijn waarbinnen deze incassokosten betaald moeten worden. Weet u eigenlijk hoe het precies werkt?

Wanneer mogen incassokosten in rekening gebracht worden?

Consumenten zijn pas incassokosten verschuldigd na het verlopen van de termijn in een 14 dagen brief. Volgens de wetgever mag een consument niet overvallen worden met incassokosten. De consument moet eerst gewaarschuwd worden voor de incassokosten en dan nog minimaal 14 dagen de tijd krijgen om de openstaande factuur zonder incassokosten te voldoen. Deze waarschuwing wordt ook wel de 14 dagen brief genoemd.

Wanneer gaan de 14 dagen in?

In de praktijk blijkt dat er veel misverstanden bestaan over de 14 dagen brief en dat deze brief niet juist wordt gebruikt. Er is met name veel onduidelijkheid over de termijn van 14 dagen en wanneer deze termijn precies in gaat.  De termijn van 14 dagen gaat namelijk pas lopen als de consument de 14 dagen brief heeft ontvangen. In de praktijk zien we echter veel brieven waarbij de betalingstermijn van 14 dagen niet juist is vermeld. Een verkeerde 14 dagen brief betekent dat u geen incassokosten kunt verhalen (of eerst een juiste 14 dagen brief moet sturen).

Fout 1: Een te vroege dag van aanvang

De termijn van 14 dagen gaat pas in nadat de consument de brief heeft ontvangen. Een brief per post is minstens een dag onderweg, soms langer. De volgende bepalingen zijn daarom niet correct:

• “Betaling binnen 14 dagen na dagtekening.”
• “Betaling dienen we uiterlijk binnen 14 dagen na heden te hebben ontvangen.”
• “U dient binnen 14 dagen na verzending van deze brief te betalen.”

De consument krijgt in deze gevallen niet de vereiste betalingstermijn van de volle 14 dagen. Op het moment van verzenden heeft de brief de consument immers nog niet bereikt.

Het is overigens niet zo dat het afwachten van de juiste termijn de foutieve brief kan herstellen. Wanneer uw 14 dagen brief een onjuiste termijn bevatte die bijvoorbeeld een dag te kort was, kan de brief niet gerepareerd worden door nog een korte, extra betalingstermijn te geven. Door het sturen van de onjuiste brief is de consument is geen incassokosten verschuldigd. Een onjuiste brief kan dan ook alleen worden hersteld door alsnog een juiste 14 dagen brief te sturen.

Fout 2: De incassokosten zijn niet (juist) vermeld

In de 14 dagen brief moet worden aangegeven hoeveel incassokosten de consument is verschuldigd als er niet binnen de termijn van 14 dagen wordt betaald. Wanneer deze incassokosten niet worden vermeld of wanneer de hoogte van de incassokosten niet klopt, is de 14 dagen brief niet geldig. Ook in dat geval hoeft de consument geen incassokosten te betalen.

De correcte 14 dagen brief

Een juiste 14 dagen brief maakt aan de consument duidelijk dat hij de volle wettelijke termijn van 14 dagen heeft om alsnog zijn openstaande rekening te betalen. Belangrijk hierbij is  om te vermelden dat deze termijn ingaat als de brief bij de consument is bezorgd. Hier enkele voorbeelden om dit op een correcte wijze te vermelden in de brief:

• “Incassokosten worden verschuldigd indien niet is betaald binnen 14 dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd.”
• “Incassokosten worden verschuldigd indien niet is betaald binnen 15 dagen nadat deze brief bij u is bezorgd.”

Daarnaast moet in de brief duidelijk worden gemaakt welk bedrag verschuldigd is (hoofdsom + rente) en welk bedrag de consument aan incassokosten is verschuldigd indien er niet op tijd wordt betaald.

Bezorging van de 14 dagen brief

De termijn van 14 dagen gaat pas in na ontvangst van de brief door de consument. Maar wanneer heeft de consument deze brief nou ontvangen? Het moment van ontvangst lijkt onduidelijk, omdat u per gewone post nooit zeker weet wanneer de brief bezorgd is. Er wordt echter vanuit gegaan dat de post op de tweede dag na verzending is bezorgd (zondagen, maandagen en officiële feestdagen niet meegerekend).

Fout 3: Het is niet duidelijk wanneer de consument de brief heeft ontvangen

U moet als schuldeiser bewijzen wanneer de brief ontvangen is en dus ook wanneer de termijn van 14 dagen is gaan lopen. Aangetekende post, met bevestiging van ontvangst, levert dit bewijs wel, maar kan in verhouding kostbaar zijn. Het is daarom altijd raadzaam om de 14 dagen brief (ook) per e-mail te sturen. Gebruik indien mogelijk een e-mailadres waar de consument zelf ook vanaf mailt en kies voor een ontvangstbevestiging. De 14 dagen brief moet de consument immers wel bereiken.

14 dagen brief voorbeeld

Wilt u er zeker van zijn dat uw brief aan de juiste vereisten voldoet? Download dan gratis onze voorbeeld 14 dagen brief. De inhoud van deze brief kunt u eenvoudig kopiëren en plakken, en aanpassen naar uw situatie. Zo zorgt u ervoor dat facturen niet te lang blijven openstaan.

Vragen over de 14-dagenbrief?

Heeft u nog vragen over dit onderwerp of wilt u uw eigen brief laten controleren? Neem dan gerust contact met ons op. Wij geven u graag advies.