3 Veelgemaakte fouten bij de veertiendagenbrief

Heeft u ook wel eens te maken met niet-betalende consumenten? Hoewel het incasseren van een geldvordering op een particuliere partij gelijk lijkt te aan een vordering op een handelspartij, is dit zeker niet het geval. Een consument wordt namelijk door de wet veel sterker beschermd dan een onderneming. Zo worden de verschuldigde incassokosten op een andere manier berekend en krijgen consumenten een andere termijn waarbinnen deze incassokosten betaald moeten worden. Weet u eigenlijk hoe het precies werkt?

Wanneer mogen incassokosten in rekening gebracht worden?

Consumenten zijn pas incassokosten verschuldigd na het verlopen van de termijn in een 14-dagenbrief. Volgens de wetgever mag een consument niet overvallen worden met incassokosten. De consument moet eerst gewaarschuwd worden voor de incassokosten en dan nog minimaal 14 dagen de tijd krijgen om de openstaande factuur zonder incassokosten te voldoen. Deze waarschuwing wordt ook wel de veertiendagenbrief genoemd.

Wanneer gaan de veertien dagen in?

In de praktijk blijkt dat er veel misverstanden bestaan over de veertiendagenbrief en dat deze brief niet juist wordt gebruikt. Er is met name veel onduidelijkheid over de termijn van 14 dagen en wanneer deze termijn precies in gaat.  De termijn van 14 dagen gaat namelijk pas lopen na ontvangst van de brief door de consument. In de praktijk zien we echter veel brieven waarbij de betalingstermijn van 14 dagen niet juist is vermeld. Een verkeerde veertiendagenbrief betekent dat u geen incassokosten kunt verhalen (of eerst een juiste veertiendagenbrief dient te sturen).

Fout 1: Een te vroege dag van aanvang

De termijn van 14 dagen gaat pas in nadat de consument de brief heeft ontvangen. Een brief per post is minstens een dag onderweg, soms langer. De volgende bepalingen zijn daarom niet correct:

  • “Betaling binnen 14 dagen na dagtekening.”
  • “Betaling dienen we uiterlijk binnen 14 dagen na heden te hebben ontvangen.”
  • “U dient binnen 14 dagen na verzending van deze brief te betalen.”

De consument krijgt in deze gevallen niet de vereiste betalingstermijn van de volle 14 dagen. Op het moment van verzenden heeft de brief de consument immers nog niet bereikt.

Het is overigens niet zo dat het afwachten van de juiste termijn de foutieve brief kan herstellen. Wanneer uw 14-dagen brief een onjuiste termijn bevatte die bijvoorbeeld een dag te kort was, kan de brief niet gerepareerd worden door nog een korte, extra betalingstermijn te geven. De consument is dan geen incassokosten verschuldigd. Een onjuiste brief kan dan ook alleen worden hersteld door alsnog een juiste veertiendagenbrief te sturen.

Fout 2: De incassokosten zijn niet (juist) vermeld

In de veertiendagenbrief moet worden aangegeven hoeveel incassokosten de consument is verschuldigd als er niet binnen de termijn van 14 dagen wordt betaald. Wanneer deze incassokosten niet worden vermeld of wanneer de hoogte van de incassokosten niet klopt, is de veertiendagenbrief niet geldig. Ook in dat geval hoeft de consument geen incassokosten te betalen.

De correcte veertiendagenbrief

Een juiste veertiendagenbrief maakt aan de consument duidelijk dat hij de volle wettelijke termijn van veertien dagen heeft om alsnog zijn openstaande rekening te betalen. Belangrijk hierbij is  om te vermelden dat deze termijn ingaat als de brief bij de consument is bezorgd. Hier enkele voorbeelden om dit op een correcte wijze te vermelden in de brief:

  • “Incassokosten worden verschuldigd indien niet is betaald binnen veertien dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd.”
  • “Incassokosten worden verschuldigd indien niet is betaald binnen vijftien dagen nadat deze brief bij u is bezorgd.”

Daarnaast moet in de brief duidelijk worden gemaakt welk bedrag verschuldigd is (hoofdsom + rente) en welk bedrag de consument aan incassokosten wordt verschuldigd indien er niet op tijd wordt betaald.

Bezorging van de veertiendagenbrief

De termijn van 14 dagen gaat pas in na ontvangst van de brief door de consument. Maar wanneer heeft de consument deze brief nou ontvangen? Het moment van ontvangst lijkt onduidelijk, omdat u per gewone post nooit zeker weet wanneer de brief bezorgd is. Er wordt echter vanuit gegaan dat de post op de tweede dag na verzending is bezorgd (zondagen, maandagen en officiële feestdagen niet meegerekend).

Fout 3: Het is niet duidelijk wanneer de consument de brief heeft ontvangen

U moet als schuldeiser bewijzen wanneer de brief ontvangen is en dus ook wanneer de termijn van veertien dagen is gaan lopen. Aangetekende post, met bevestiging van ontvangst, levert dit bewijs wel, maar kan in verhouding kostbaar zijn. Het is daarom altijd raadzaam om de veertiendagenbrief (ook) per e-mail te sturen. Gebruik indien mogelijk een e-mailadres waar de consument zelf ook vanaf mailt en kies voor een ontvangstbevestiging. De veertiendagenbrief moet de consument immers wel bereiken.

Vragen over de 14-dagenbrief?

Heeft u nog vragen over dit onderwerp of wilt u uw eigen brief laten controleren? Neem dan gerust contact met ons op. Wij geven u graag advies.