6 Tips om debiteuren te bellen

Klanten of opdrachtgevers bellen over een openstaande factuur: voor veel ondernemers is het een vervelende klus. Toch is het belangrijk om deze debiteurentelefoontjes niet uit te stellen, maar om juist zo snel mogelijk te handelen bij een openstaande factuur. Ziet u hier als een berg tegen op? Geen probleem. Met deze 6 tips van onze incassospecialisten wordt debiteuren bellen kinderspel.

Tip 1: Zorg voor een goede voorbereiding

Een goede voorbereiding is het halve werk, dus bereid het gesprek met uw debiteur goed voor. Zorg dat u weet wie u gaat bellen. Wie is de debiteur en wat voor handelsrelatie heeft u met dit bedrijf? Hoe is hun betaalgedrag? Zorg er bovendien voor dat u alle gegevens en details over de openstaande factuur bij de hand heeft:

• Welk bedrag staat er precies open?
• Welke verkoopvoorwaarden heeft u afgesproken?
• Welke goederen en/of diensten heeft u geleverd?
• Wat is de precieze vervaldatum van de factuur?
• Zijn er nog meer openstaande facturen?

Tip 2: Houd rekening met smoesjes

Natuurlijk is het vaak een goede instelling om van het positieve uit te gaan, maar let er ook op dat uw debiteur mogelijk met smoesjes op de proppen komt. Gekke smoesjes doorziet u vaak meteen, maar soms worden er ook redelijk geloofwaardige argumenten aangevoerd waarom er nog niet is betaald. Debiteuren proberen de betaling zo uit te stellen. Door dit vol te houden, hopen zij dat u de vordering afschrijft, waardoor uw debiteur uiteindelijk onder betaling uit komt.

Lees meer: Top 10 beste debiteurensmoesjes

Tip 3: Leg alles op papier vast

Zorg ervoor dat u alle afspraken met uw debiteur schriftelijk vastlegt. Maak na uw telefoongesprek een korte samenvatting van de punten die u tijdens het gesprek heeft besproken en stuur deze per e-mail door naar uw debiteur. Zorg er bovendien ook voor dat uw debiteur deze afspraken schriftelijk (per e-mail) naar u bevestigd. Hierdoor kunt u makkelijker terugvallen op de afspraken die u tijdens het telefoongesprek heeft gemaakt.

Tip 4: Blijf vriendelijk en professioneel

Een openstaande factuur zorgt vaak voor veel frustratie. Zorg er echter voor dat u niet aan uw debiteur laat merken dat u geïrriteerd bent, maar blijf altijd vriendelijk en positief. Vaak heeft dit namelijk ook weer een positief effect op uw debiteur. Maar ook wanneer uw debiteur zich vervelend uitlaat tegen u, is het belangrijk dat u zich niet laat meeslepen. Dus als u valse beschuldigingen naar uw hoofd geslingerd krijgt of als uw debiteur u beledigt, zorg er dan voor dat u zelf op een professionele manier blijft reageren.

Is het de eerste keer dat u een debiteur belt voor openstaande facturen? Oefen dan eerst met een collega en geef elkaar feedback. U zult zien dat u daarna veel zelfverzekerder het gesprek aan kunt gaan.

Tip 5: Stel open vragen

Door open vragen te stellen, krijgt u meer inzicht in de situatie van uw debiteur. Waarom deze uw factuur nog niet heeft betaald, bijvoorbeeld. Deze informatie kan in een later stadium erg waardevol zijn als de factuur onbetaald blijft.

Tip 6: Maak duidelijke afspraken

Het doel van het gesprek is om uw debiteur alsnog zo snel mogelijk te laten betalen. Maak daarom duidelijke afspraken over de betaling. Wanneer wordt de openstaande factuur betaald? Gebeurt dit via een enkele betaling of wordt het bedrag in delen voldaan? Leg deze afspraken vast en stuur ze per e-mail naar uw debiteur. En zoals eerder gezegd: laat uw debiteur de gemaakte afspraken schriftelijk bevestigen.

Betaalt uw debiteur hierna nog steeds niet? Draag dan uw openstaande factuur dan aan ons over. Onze incassospecialisten en advocaten weten precies hoe zij debiteuren moeten benaderen om ervoor te zorgen dat er alsnog wordt betaald.

Internationale debiteuren bellen

Heeft u een debiteur in het buitenland en spreekt u niet dezelfde taal als uw debiteur? Dat maakt bellen met uw debiteur een stuk ingewikkelder. In dat geval helpt ons in-house team van internationale advocaten en incassospecialisten u graag verder. Onze internationale experts zijn niet alleen ervaren in het bellen van debiteuren, maar spreken ook nog eens dezelfde taal en zetten de effectiefste incassomiddelen in het land van uw debiteur in.