Klanten of opdrachtgevers bellen over een openstaande factuur: voor veel ondernemers is het een vervelende klus. Toch is het belangrijk om deze debiteurentelefoontjes niet uit te stellen, maar om zo snel mogelijk te handelen bij een openstaande factuur. Zie jij er ook als een berg tegenop om jouw debiteur te bellen? Met deze 6 tips van onze incasso specialisten zorg je ervoor dat je voortaan met succes jouw debiteur belt.
Tip 1: Zorg dat je goed bent voorbereid
Een goede voorbereiding is het halve werk, dus bereid het gesprek met je debiteur goed voor. Zorg dat je weet wie je gaat bellen. Wie is de debiteur en wat voor handelsrelatie heb je met dit bedrijf? Hoe is hun betaalgedrag? Zorg er bovendien voor dat je alle gegevens en details hebt over de openstaande factuur:
- Welk bedrag staat er precies open?
- Welke verkoopvoorwaarden zijn er afgesproken?
- Welke goederen of dienst is er geleverd?
- Wat is de precieze vervaldatum van de factuur?
- Zijn er nog meer openstaande facturen?
Tip 2: Houd rekening met smoesjes
Natuurlijk is het belangrijk om van het positieve uit te gaan, maar wees je er ook van bewust dat je debiteur mogelijk met smoesjes op de proppen komt. Gekke smoesjes prik je vaak meteen doorheen, maar soms worden er ook hele geloofwaardige argumenten aangevoerd waarom er nog niet is betaald. Debiteuren proberen vaak hierdoor de betaling uit te stellen. Ze hopen dat jij hierdoor de vordering uiteindelijk afschrijft waardoor ze uiteindelijk niet meer hoeven te betalen.
Lees meer: Top 10 beste debiteurensmoesjes
Tip 3: Leg alles op papier vast
Zorg ervoor dat je alle afspraken met je debiteur schriftelijk vastlegt. Maak na je telefoongesprek een korte samenvatting van de punten die er tijdens het gesprek zijn gesproken en mail dit naar je debiteur. Zorg er bovendien ook voor dat jouw debiteur deze afspraken schriftelijk (per e-mail) naar jou bevestigd. Hierdoor kun je makkelijker terugvallen op de afspraken die er tijdens het telefoongesprek zijn gemaakt.
Heeft u een debiteur in het buitenland en spreekt u niet dezelfde taal als uw debiteur? Dat maakt bellen met uw debiteur een stuk ingewikkelder. In dat geval helpen onze internationale incasso specialisten u graag om namens u naar uw klant te bellen. Zij zijn niet alleen ervaren in het bellen van debiteuren, zij spreken ook nog eens dezelfde taal.
Tip 4: Blijf vriendelijk en professioneel
Een openstaande factuur zorgt vaak voor veel frustratie. Zorg er echter voor dat je niet aan je debiteur laat merken dat je geïrriteerd bent, maar blijf altijd vriendelijk en positief. Vaak heeft dit namelijk ook weer een positief effect op je debiteur. Maar ook wanneer de debiteur zich wel vervelend uitlaat tegen jou, is het belangrijk dat je je niet laat meeslepen. Dus wanneer je valse beschuldigen naar je hoofd geslingerd krijgt of wanneer de debiteur jou beledigt: zorg ervoor dat je zelf op een professionele manier blijft reageren.
Is het de eerste keer dat je een debiteur belt voor openstaande facturen? Oefen dan eerst met een collega en geef elkaar feedback. Dit geeft je ongetwijfeld meer zelfvertrouwen.
Tip 5: Stel open vragen
Door open vragen te stellen aan je debiteur, krijg je meer inzicht in de situatie van de debiteur en waarom de factuur nog niet is betaald. Deze informatie kan in een later stadium erg waardevol zijn als de factuur onbetaald blijft.
Tip 6: Maak duidelijke afspraken
Het doel van je telefoontje is om de debiteur zo snel mogelijk alsnog te laten betalen. Maak daarom duidelijke afspraken over de betaling. Wanneer wordt de openstaande factuur alsnog betaald? Leg deze afspraken vast en stuur dit per e-mail naar je debiteur. En zoals eerder gezegd, vraag om een bevestiging van deze afspraken.
Betaalt uw debiteur hierna nog steeds niet? Draag dan je openstaande factuur over Bierens. Onze incasso specialisten en advocaten weten exact hoe zij debiteuren moeten benaderen om ervoor te zorgen dat er alsnog wordt betaald.
CONTACTFORMULIER
 | Jeroen de Kort Legal counsel |
