4 Misvattingen over het gebruik van algemene voorwaarden

Er bestaan in het zakelijke verkeer nogal wat misvattingen over het gebruik van algemene voorwaarden. Het is van groot belang dat u als ondernemer uw algemene voorwaarden op de juiste wijze gebruikt bij het sluiten van overeenkomsten. Doet u dat niet, dan loopt u het risico dat u geen beroep kunt doen op de bepalingen zoals die zijn opgenomen in uw algemene voorwaarden. Dit kan grote gevolgen hebben, bijvoorbeeld omdat u dan geen beroep kunt doen op de bepaling waarin u uw aansprakelijkheid in geval van schade heeft uitgesloten of beperkt. In dit artikel behandel ik vier veel gehoorde misvattingen:

  1. Ik kan volstaan met een verwijzing naar mijn algemene voorwaarden op mijn facturen.

Een verwijzing naar uw voorwaarden op uw facturen is als ‘mosterd na de maaltijd’. Uw klanten moeten op voorhand kunnen weten waar zij aan toe zijn als zij zaken met u gaan doen. Een overeenkomst komt tot stand door aanbod en aanvaarding. Het dient voor beide partijen duidelijk te zijn welke afspraken gelden bij het sluiten van de overeenkomst. U dient uw klant daarom bij of vóór het sluiten van de overeenkomst duidelijk kenbaar te maken dat u gebruik maakt van algemene voorwaarden en dat die van toepassing zijn op de te sluiten overeenkomst(en) (aanbod). Het is aan uw klant te beslissen of zij hier vervolgens mee akkoord gaat (aanvaarding).

Alleen in uitzonderlijke gevallen is een verwijzing naar de voorwaarden op uw facturen voldoende. Dat kan onder omstandigheden het geval zijn als er sprake is van een bestendige handelsrelatie en u al vaker zaken heeft gedaan met de desbetreffende klant waarbij is verwezen naar de toepasselijkheid van uw algemene voorwaarden op eerdere facturen.

  1. Het is voldoende als ik mijn klanten verwijs naar mijn website waar ze mijn algemene voorwaarden kunnen vinden.

Indien u via de rechter betaling van uw openstaande facturen probeert af te dwingen en daarbij een beroep doet op uw algemene voorwaarden, kan uw klant in een gerechtelijke procedure de rechter vragen om de voorwaarden te vernietigen door te stellen dat zij uw voorwaarden niet kent omdat zij deze nooit van u heeft ontvangen. Als dit beroep slaagt, dan kunt u geen beroep kunt doen op de inhoud van deze voorwaarden. Dit heeft bijvoorbeeld tot gevolg dat de daarin opgenomen bepaling, waarin u uw aansprakelijkheid voor schade heeft beperkt, van tafel wordt geveegd. Dat is niet prettig als er een schadeclaim van een paar ton boven uw hoofd hangt. Ook voor het incasso van openstaande vorderingen kan dit consequenties hebben, omdat u dan slechts aanspraak kunt maken op de wettelijk verschuldigde rente en incassokosten. Als u het goed regelt, kunt u een hoger rentepercentage en een hoger bedrag aan incassokosten claimen.

Wilt u met succes een beroep kunnen doen op de inhoud van uw algemene voorwaarden, dan moet u uw klant er niet alleen op wijzen dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn op de te sluiten overeenkomst, maar moet uw klant ook een redelijke mogelijkheid hebben gehad om van de inhoud van uw voorwaarden kennis te nemen. Deze mogelijkheid heeft u haar in elk geval geboden indien u de algemene voorwaarden bij of vóór het sluiten van de overeenkomst aan uw klant heeft overhandigd. In juridisch jargon spreken we over ‘terhandstelling’. Dat kan schriftelijk (fysiek overhandigen of per post toezenden) of langs elektronische weg door ze als bijlage mee te sturen met de offerte of de overeenkomst. Als u de algemene voorwaarden bijvoorbeeld per e-mail als bijlage toestuurt dan moet het bestand door uw klant kunnen worden opgeslagen om het op ieder gewenst moment te kunnen raadplegen. Als gebruiker van de voorwaarden is het aan u om te bewijzen dat u de voorwaarden tijdig aan uw klant heeft overhandigd. U doet er daarom verstandig aan een kopie te bewaren van het document waarmee u uw algemene voorwaarden aan uw klant heeft toegestuurd (bijvoorbeeld een kopie van de mail met bijlage).

  1. Omdat ik niet wil worden aangesproken voor schade heb ik in de algemene voorwaarden mijn aansprakelijkheid voor iedere vorm van schade uitgesloten;

De beperking van aansprakelijkheid, zogenaamde ‘exoneratie’, mag niet in strijd zijn met de wet, openbare orde of goede zeden. Als dat wel het geval is dan is het beding nietig en kunt u er geen beroep op doen. U mag in uw algemene voorwaarden nooit aansprakelijkheid voor schade veroorzaakt door opzet of bewuste roekeloosheid uitsluiten. Als er opzettelijk schade is toegebracht, dan bent u altijd aansprakelijk. Indien een exoneratiebeding naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar is, dan wordt deze buiten toepassing gelaten. Of hiervan sprake is, hangt af van de omstandigheden van het geval en kan het beste door een advocaat worden beoordeeld. Hiervoor geldt dat er meer toelaatbaar is indien uw wederpartij een zakelijke klant is dan wanneer u te maken heeft met een consument. Deze laatste categorie geniet op dit punt meer bescherming in de wet.

  1. Algemene voorwaarden moeten altijd worden gedeponeerd bij de kvk;

Nee, u bent niet verplicht uw algemene voorwaarden te deponeren bij de Kamer van Koophandel of de rechtbank. Het kan soms wel handig zijn. Bijvoorbeeld als het voor u als gebruiker van de algemene voorwaarden praktisch onwerkbaar is om bij iedere overeenkomst de algemene voorwaarden daadwerkelijk te overhandigen aan uw klanten. Als voorbeeld noem ik hier de Nederlandse Spoorwegen. Zij kan volstaan met deponering van de voorwaarden, omdat het praktisch onmogelijk is om bij ieder treinkaartje dat wordt gekocht de algemene voorwaarden te overhandigen. Het voordeel van het deponeren van algemene voorwaarden bij de kvk is wel, dat u dan kunt bewijzen welke voorwaarden op welk moment golden, mocht daar discussie over ontstaan. Bij deponering wordt aan uw set algemene voorwaarden immers een datum en een nummer toegekend. De kosten voor het deponeren van algemene voorwaarden bij de kvk zijn overigens beperkt. Deze bedragen slechts € 18.00 per document per kalenderjaar.

Dit zijn slechts 4 misvattingen die ik vaak te horen krijg van klanten als we spreken over het gebruik van algemene voorwaarden. U kunt dan misschien een hele mooie set voorwaarden hebben laten opstellen door een advocaat of jurist, maar als u deze niet op de juiste manier gebruikt, dan loopt u het risico dat de inhoud ervan waardeloos is. Laat u daarom altijd goed adviseren. De advocaten van Bierens hebben veel ervaring met het opstellen van algemene voorwaarden en adviseren u ook graag over het gebruik daarvan. We kunnen samen met u uw orderproces in kaart brengen om te beslissen wat voor u de meest praktische manier is om een en ander in te regelen om ervoor te zorgen dat u met succes kunt terugvallen op uw algemene voorwaarden als het nodig is.