Debiteurenbeheer en Incasso: En nu incasseren …!

In de vorige bijdrage in deze serie stonden we stil bij het debiteurenbeheer binnen een organisatie. Maar ondanks alle goede bedoelingen en inspanningen, komt het helaas maar al te vaak voor dat een debiteur niet bereid is te betalen. En wat dan?

Wat u ook doet, treuzel in elk geval niet. Hoe vloeiender de acties in elkaar overlopen, hoe daadkrachtiger uw organisatie overkomt en hoe beter de dso. Bedenk allereerst of de vordering het waard is om een kostenrisico te lopen. Verschillende aspecten spelen hierbij een rol. Hoe hoog is de vordering? In hoeverre is de betaling voor u een principekwestie? En hoe belangrijk is de debiteur voor u? Kijk bij deze afwegingen niet alleen naar de korte termijn, maar breng zeker ook de gevolgen voor de langere termijn in kaart. Het niet uit handen geven van een vordering kan op het eerste gezicht heel onschuldig lijken, maar op de langere termijn zijn de consequenties mogelijk niet te overzien. Zeker als u herhaaldelijk besluit om een vordering niet over te dragen, is de kans groot dat de betalingsmoraal van uw klanten flink verslechtert. Ze weten tenslotte dat u toch niet doorzet.

De juiste partij selecteren

Besluit u om uw vordering uit handen te geven? Kies dan voor een bekwame en betrouwbare partij. Amerikanen hebben een handig kapstokje voor het selectieproces. Zij spreken over de vijf R’en: Reputation, Relation, Reporting, Rate en Results. Reputation gaat over hoe de incasso intermediair bekendstaat. Is de organisatie gespecialiseerd in business-to-business incasso of is dat bijzaak? Relation heeft betrekking op toegankelijkheid. Zijn de lijnen kort? Is uw contactpersoon bereid om een stapje extra voor u te zetten? Bij Reporting let u op de transparantie. Krijgt u te zien wat u wilt zien? Zijn de rapportages 24 uur per dag te bekijken via internet? En is het mogelijk om maatwerkrapportages te krijgen? Rate slaat op de kosten van de dienstverlening. Tot slot is Results belangrijk. Heeft het bedrijf benchmarkgegevens? Of houdt het de scores per segment bij?

Het gaat om het resultaat!

U zult merken dat de resultaten vaak het meest zeggen over de incasso intermediair. Want als de resultaten hoog zijn, zullen de kosten voor u als opdrachtgever laag zijn. Of – zoals bij Bierens Incasso Advocaten – praktisch nihil. Laat u dan ook niet om de tuin leiden door een lage initiële prijs, want het gaat uiteindelijk om het bedrag onder de streep: hoeveel is er geïncasseerd op de gehele portefeuille en wat zijn de kosten per geïncasseerde euro? Maar goed, beoordeelt u ons maar eens op de vijf R’en. We horen graag welk cijfer u ons geeft.