Debiteurenbeheer en incasso: Hoera, een nieuwe klant!
Het volgende voorval komt u misschien bekend voor. Een verkoper vertelt vol enthousiasme dat hij een nieuwe klant voor de neus van de concurrent heeft weggekaapt. Maar bij het invoeren van de klantgegevens komen er wat vragen boven. Volgens de Kamer van Koophandel zijn er op het adres van de firma Jansen nog vijf ondernemingen met de naam Jansen gevestigd. Na een telefoontje komt de juiste entiteit boven water.
Tekenbevoegdheid
Vervolgens staat degene die de overeenkomst heeft ondertekend, niet als tekenbevoegde persoon vermeld op het uittreksel van de Kamer van Koophandel. De verkoper vindt het echter te ver gaan om er nog een telefoontje aan te wagen. Hij stelt voor om eerst af te wachten of de eerste leveringen ook worden betaald. Om de zorgelijke blik van zijn financieel directeur ongedaan te maken, vraagt hij wel een handelsinformatierapport op. Dit moet aantonen dat de financiële administratie en de debiteurenbeheerder zich geen zorgen hoeven te maken. Een eerste blik op het rapport doet de wenkbrauwen echter nog verder omhoog schieten. Het eigen vermogen van de firma Jansen was de laatste jaren negatief, de betalingservaringen zijn slecht en er zijn zelfs enkele incasso’s tegen de bewuste entiteit opgestart. Het rapport adviseert dan ook om niet op krediet te leveren.
Kansen op succesvolle incasso
De verkoper trekt enigszins groen weg. Om Jansen over de streep te trekken, heeft hij juist een betaaltermijn van 60 dagen na factuurdatum afgesproken. De feeststemming is inmiddels omgeslagen. Gelukkig laat de verkoper dit niet zomaar gebeuren. Hij trekt alsnog de stoute schoenen aan en maakt nog vóór de levering nieuwe afspraken. Net op tijd. Want de kansen op een succesvolle incasso worden aanzienlijk verkleind als u er, ruim 60 dagen na de eerste factuur én enkele leveringen verder, pas achterkomt dat de bewuste entiteit helemaal niet kredietwaardig is en de overeenkomst is aangegaan door een niet-tekenbevoegd persoon. Zeker als er nog allerlei andere schuldeisers zijn.
Ken uw klant!
Intussen pakt de verkoper het aanmerkelijk slimmer en efficiënter aan. Voordat hij een overeenkomst met een prospect aangaat, neemt hij contact op met debiteurenbeheer. Aan de hand van de gegevens uit het handelsinformatierapport stelt hij vast om welke entiteit het gaat, welke personen mogen tekenen en welke betalingsafspraken hij moet maken. Kortom: weet met wie u zakendoet en stem uw aanpak daarop af!
