Digitaal contracteren
Contracten komen tot stand door aanbod en aanvaarding. De wijze waarop aanbod en aanvaarding plaatsvindt, is vormvrij. Bij digitale contracten is dat niet anders. Digitale contracten kunnen dus tot stand komen via een email met een aanbod en een reply daarop met een aanvaarding van dat aanbod of, bij een online bestelsysteem, via een druk op de knop ‘bestelling verzenden’. Als u stelt dat er een overeenkomst tot stand is gekomen, zult u dit moeten bewijzen. Ook de inhoud van de overeenkomst zelf moet u kunnen bewijzen Zorg daarom dus voor een goede digitale archivering, waarbij de inhoud van de overeenkomst is te raadplegen.
Daarnaast moet u uw contractspartij (klant) over een aantal zaken informeren. Zo moet u onder andere uw naam, vestigingsadres, inschrijfnummer bij de Kamer van Koophandel, btw-nummer en emailadres kenbaar maken. De klant moet ook de met u gesloten overeenkomst kunnen opslaan en achteraf kunnen raadplegen.
Zorg ook dat u zélf uw contractspartij met voldoende zekerheid kunt identificeren. Wanneer u contracteert, is het altijd van belang dat u onderzoekt wie uw contractspartij daadwerkelijk is. Immers alleen deze partij kunt u tot betaling of nakoming aanspreken. Omdat de anonimiteit in de virtuele wereld veel groter is, is het van het grootste belang dat de identiteit van uw contractspartij met voldoende zekerheid is vast te stellen. U moet voorkomen dat de andere partij kan roepen: “Die bestelling heb ik niet geplaatst, een ander heeft mijn digitale identiteit misbruikt.” Als verkoper moet u ook bewijzen met wie u zaken heeft gedaan. Als u hierin niet slaagt, kunt u fluiten naar uw geld. Stel dus vast wie uw contractspartij is en zorg voor voldoende beveiligingsmaatregelen om identiteit misbruik te voorkomen. Hoe groter het belang, hoe strenger uw beveiliging dient te zijn.
Een ander aandachtspunt is het gebruik van uw algemene voorwaarden. Voor de toepasselijkheid van algemene voorwaarden is vereist dat de voorwaarden voorafgaand aan of tijdens het tot stand komen van de overeenkomst van toepassing worden verklaard en ter hand worden gesteld. Bij een overeenkomst via de e-mail kan dit door in uw (eerste) e-mail op te nemen dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn en uw algemene voorwaarden in de bijlage mee te sturen. Bij overeenkomsten die tot stand komen via een webwinkel kan voor de toepasselijkheid worden volstaan met een vermelding van de toepasselijkheid op het orderformulier, vergezeld van een hyperlink naar de algemene voorwaarden. Om er zeker van te zijn dat uw algemene voorwaarden door de wederpartij zijn geaccordeerd, dient u ook een checkbox op te nemen waarbij de wederpartij bij ontvangst de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden accepteert (aanvinkt). Voor een digitale terhandstelling is vereist dat de algemene voorwaarden kunnen worden opgeslagen en op een later moment door de wederpartij nogmaals kunnen worden geraadpleegd. Uitsluitend als digitale terhandstelling technisch echt niet mogelijk is, kan bij het aangaan van de overeenkomst worden volstaan met een verwijzing naar de vindplaats en de vermelding dat uw algemene voorwaarden op verzoek kosteloos worden toegezonden.
In bovenstaande artikel heb ik slechts enkele hoofdzaken kunnen aanstippen. Bedenk dat er aan online zaken doen meer eisen worden gesteld dan in dit artikel aan bod zijn gekomen. Mocht u vragen hebben, neem dan gerust telefonisch contact met mij op via telefoonnummer +31 (0)413 38 09 80. Ik sta u graag te woord.
