Leg de basis met uw algemene voorwaarden

Het begin van een nieuw jaar is vaak het moment waarop we goede voornemens maken. Ook in het economisch- en handelsverkeer is de jaarwisseling voor veel ondernemers aanleiding om de zaken na te kijken en op orde te krijgen. De basis van een succesvolle onderneming kan staan of vallen met goede overeenkomsten en algemene voorwaarden. Graag geven wij u advies om met deze algemene voorwaarden een solide basis voor uw onderneming te creëren.

Algemene voorwaarden zijn voorwaarden die niet de kern van de overeenkomst weergeven. Het gaat dus om één of meer bepalingen, opgesteld om in elke overeenkomst die u sluit te worden opgenomen. U hoeft dan niet bij elke nieuwe overeenkomst opnieuw te onderhandelen over de voorwaarden. Bepalingen over de te leveren goederen of de te betalen prijs staan daarom niet in de algemene voorwaarden, want dat zijn kernbedingen. Wel staan in algemene voorwaarden bepalingen over betalingsvoorwaarden, buitengerechtelijke incassokosten, eigendomsvoorbehoud en niet in de laatste plaats aansprakelijkheid. Deze voorwaarden kunnen echter vernietigd worden, bijvoorbeeld wanneer u deze niet op de juiste wijze onderdeel maakt van de overeenkomst.

Van toepassing verklaren

Voordat deze bepalingen onderdeel uitmaken van de overeenkomst, dient uw klant de gelding van de voorwaarden te aanvaarden. Om problemen te voorkomen, moet voorafgaand aan of uiterlijk bij het sluiten van een overeenkomst de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden gemeld worden. Wanneer dit niet of niet tijdig gebeurt, bijvoorbeeld pas bij het factureren, maken ze geen deel uit van de overeenkomst. Concreet betekent dit dat u op de offerte, opdrachtbevestiging en/of overeenkomst moet vermelden dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn. Met de acceptatie van deze documenten door uw wederpartij zijn de algemene voorwaarden onderdeel geworden van de overeenkomst.

Ter hand stellen

In lijn met het bovenstaande is vereist dat uw klant een redelijke mogelijkheid heeft gekregen om kennis te nemen van uw algemene voorwaarden. Naast het van toepassing verklaren, moet u vanwege uw informatieplicht de algemene voorwaarden tijdig ter hand stellen. In de regel is voor een correcte terhandstelling vereist dat u de voorwaarden fysiek en feitelijk aan uw klant toestuurt of afgeeft. Alleen als dit niet mogelijk is, moet u voorafgaand aan het sluiten van de overeenkomst kenbaar maken dat de voorwaarden op een bepaalde plaats ter inzage liggen en dat deze op verzoek zullen worden toegezonden. Dit laatste doet zich in de praktijk echter niet vaak voor. Het is in de huidige digitale tijd immers heel goed mogelijk om de algemene voorwaarden af te geven, bijvoorbeeld als PDF bij een e-mailbericht of via uw website.

Het is voor de toepasselijkheid overigens niet relevant of uw klanten daadwerkelijk kennis hebben genomen van de voorwaarden. Of de voorwaarden al dan niet zijn gelezen is dus niet uw probleem, maar dat van uw wederpartij. Wel dient u te kunnen bewijzen dat uw klant de algemene voorwaarden heeft ontvangen en dat deze onderdeel zijn geworden van de overeenkomst. Hierbij is ons advies om deze met de offerte mee te sturen, maar ook met de orderbevestiging en of opdrachtbevestiging. Ook kunt u (ten overvloede) op uw facturen vermelden dat uw algemene voorwaarden van toepassing en waar uw wederpartij die kan vinden.

Conclusie

Algemene voorwaarden zijn vrij snel van toepassing. Dat is in het voordeel van de gebruiker van deze voorwaarden, de ondernemer. Met slechts enkele simpele stappen verklaart u de voorwaarden van toepassing op de overeenkomst, voldoet u aan uw informatieplicht en voorkomt u vernietiging op grond van het ontbreken van een redelijke mogelijkheid tot kennisneming. Wel kan uw klant in sommige gevallen een voor hem of haar nadelige en dus onredelijk bezwarende bepaling in de algemene voorwaarden door de rechter laten vernietigen. Dit is de keerzijde van de medaille.

Heeft u internationale handelsrelaties? Internationaal gelden andere regels, waarover onze advocaten u graag inlichten en adviseren. Onze advocaten staan voor u klaar voor een analyse van uw volledige order to cash traject. Wij geven u advies over de inhoud van de algemene voorwaarden en analyseren deze op de vele uitzonderingen in de regelgeving.