Procederen voor accountants

Steeds vaker staan onze advocaten bij het incasseren van onbetaald gelaten declaraties van accountants voor de rechter. Uiteraard is het onze missie om procedures zoveel mogelijk te voorkomen, maar in sommige gevallen ontkom je er simpelweg niet aan: uw debiteur betwist uw declaratie(s) steeds vaker en creatiever. Ook lijkt het erop dat debiteuren zich niet heel snel meer laten overtuigen van het tegendeel. Een procedure is dan onontkoombaar.

In onze praktijk zien wij dat declaraties van accountants gemakkelijk betwist (kunnen) worden. Doorgaans heeft uw klant een opdrachtbevestiging gehad waarin netjes staat vermeld tegen welke tarieven gewerkt zal worden. Ook staat daarin vermeld welke werkzaamheden verricht zullen worden. Veelal zult u jaarrekeningen opstellen, administratiewerkzaamheden verrichten, fiscale aangiften verzorgen en overige advieswerkzaamheden verrichten. Deze relatie met uw klant wordt een overeenkomst van opdracht genoemd.

Vroeger beschouwde men een overeenkomst van opdracht als een overeenkomst van dienstbetoon. Kenmerkend was dat de ene partij (uw klant) bepaalde verrichtingen aan de andere partij (u) opdroeg. Op grond van de wet moest u uw klant op de hoogte houden van uw werkzaamheden ter uitvoering van de opdracht. Ook legde u aan uw klant verantwoording af over de wijze waarop u zich van uw opdracht had gekweten. Thans doet u dit veelal door uw facturen deugdelijk te specificeren en/of door middel van een urenspecificatie. En juist bij de urenspecificatie gaat het vaak fout. Uw klant kan immers vrij gemakkelijk stellen dat u nodeloze werkzaamheden heeft verricht en/of werkzaamheden heeft verricht die voor uw rekening behoren te komen. In mijn praktijk kom ik zeer regelmatig tegen dat debiteuren de urenspecificaties betwisten door “een schot hagel te schieten”. “Vaak blijft er wel iets hangen”, zo redeneert men. Steeds vaker raakt u dan in een incassoprocedure voor de (kanton)rechter verzeild.

Hoe kunt u dit nu voorkomen? Het klinkt simpel, maar om deze vraag te beantwoorden moeten we terug naar de basis: “Welke werkzaamheden dient u te verrichten? U zou een heldere urenspecificatie moeten bijhouden waarop in ieder geval dag, tijd, medewerker en aard van de declarabele handeling is vermeld. Als u conform opdracht en nauwgezet heeft gewerkt, dan zult u geen enkel probleem hebben om de rechter daarvan te overtuigen.

Zeker in het kader van een overeenkomst van opdracht is het van belang dat u de verwachtingen van en met uw klant goed “afstemt”. Zorg ervoor dat u duidelijk weet wat uw klant wil. Het lijkt erg simpel, maar in de praktijk kan deze onvrede er toe leiden dat declaraties onbetaald worden gelaten.
Hiermee voorkomt u disputen en het meermalen moeten uitleggen van uw declaraties aan uw klanten. Daarnaast is een praktische tip om tijdig een schriftelijke erkenning van de vordering te ontlokken. Deze erkenning kan later zorgen voor een soepele en snelle incasso, omdat anders regelmatig gesteggeld kan worden over de hoogte van uw declaratie en de urenspecificaties. Doe dit ook snel nadat u uw factuur heeft gezonden, want disputen worden steeds later opgeworpen. Omdat dan al enige tijd is verstreken, wordt het moeilijker adequaat op de verweren te reageren.

Het verstrekken van een deugdelijke en heldere urenspecificatie kan ook helpen op de comparitie. Regelmatig wordt immers op een dergelijke mondelinge behandeling bij de rechter de facturen heel feitelijk en minutieus doorgelopen. Per verrichte handeling wordt dan de vraag gesteld waar deze op is gebaseerd en of dit wel nodig was. Als u dan beschikt over een duidelijke urenspecificatie, dan zal de rechter daar veelal genoegen mee nemen. Er zijn echter een aantal valkuilen, let daar dus altijd voor op!