Vertegenwoordiging & Bevoegdheid
De juridische vraag die beantwoord moet worden, is of de persoon die zich voordoet namens de B.V., V.O.F. of een andere soort onderneming bevoegd is om die onderneming te binden door middel van het sluiten van de overeenkomst. Handelt die persoon in zijn hoedanigheid van statutair directeur of gevolmachtigde van de vennootschap of is de persoon die de vennootschap onder firma gaat binden daartoe wel bevoegd, althans overschrijdt deze niet zijn bevoegdheidsmandaat? Dit lijkt op het eerste gezicht een lastige vraag om te beantwoorden.
Een ondernemer die zekerheid wenst, zal veelal het handelsregister raadplegen. Vaak weet men dan snel (via telefonische raadpleging of online raadpleging) of degene die de overeenkomst tekent dat ook bevoegd namens de onderneming kan doen.
Bij vertegenwoordiging van een vennootschap onder firma komt het regelmatig voor dat diens vertegenwoordigingsbevoegdheid beperkt is tot een bepaald bedrag of dat de vennoten slechts gezamenlijk bevoegd zijn. Als dat het geval is, moet goed bekeken worden wat de totale waarde is van de overeenkomst die wordt aangegaan en of deze de vertegenwoordigbevoegdheid (van de vennoot) niet overtreft. Is dat wel zo, dan is de oplossing heel simpel: in dat geval moeten alle vennoten meetekenen om later elke discussie over de verbondenheid aan die overeenkomst te kunnen weerleggen.
In de praktijk blijkt niet altijd een deugdelijk onderzoek te worden gedaan naar de vertegenwoordigingsbevoegdheid van de betreffende persoon. Men vind het vaak te omslachtig of men wil vanwege commerciële redenen niet te moeilijk doen.
Maar na het tekenen ontstaan er dan problemen. Bijvoorbeeld omdat uw facturen niet worden betaald. Steeds vaker blijkt dan dat de onderneming niet rechtsgeldig is vertegenwoordigd. Als daarvan sprake is, dan geldt als uitgangspunt dat de vertegenwoordiger op grond van de wet gehouden is de geleden schade te vergoeden. Let wel, de onbevoegde vertegenwoordiger wordt geen partij bij de overeenkomst zelf, maar wordt verplicht tot het vergoeden van de schade.
Kan, ondanks het ontbreken van vertegenwoordigingsbevoegdheid toch gebondenheid ontstaan van de betreffende onderneming? In een enkel geval kan dat. In de eerste plaats kan dat wanneer de onderneming alsnog verklaart in te stemmen met het aangaan van de overeenkomst (bekrachtiging van de gesloten overeenkomst). In de tweede plaats bestaat de mogelijkheid dat de persoon die de onderneming heeft vertegenwoordigd weliswaar formeel niet bevoegd was, maar in feite “carte blanche” heeft gekregen. In dat geval is de schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid gewekt, ook wel pseudovertegenwoordiging genaamd. Het is dan wel aan u als wederpartij om feiten en omstandigheden aan te voeren die een gerechtvaardigd vertrouwen aannemelijk maken ten aanzien van de bevoegdheid van de betreffende persoon. Dit is vaak een lastige bewijsopdracht.
Kortom, wie geen risico’s wil lopen raadpleegt het handelsregister of vraagt, als het om een gevolmachtigde persoon gaat, om een kopie van de schriftelijke volmacht. Vaak vergt het investeren in die fase van het sluiten van een overeenkomst weliswaar iets meer werk, maar het is wel de meest veilige route. Er is op dit punt maar één moment waarop u het goed kunt doen en dat is bij het aangaan van de overeenkomst. Mocht u in uw praktijk toch tegen dit soort problemen aanlopen, aarzel dan niet om ons te raadplegen.
