Wat een amicale debiteur! – Transformatie in de incasso-advocatuur

|
Auteur:
4 min.

Deze editie staat in het teken van transformatie, ofwel omvorming. Een onderwerp dat momenteel op elk vakgebied van toepassing is. In de creditmanagementsector, maar ook in de advocatuur.

Het recht en de advocatuur verandert continu. Niet voor niets moeten advocaten ieder jaar weer cursussen volgen en opleidingspunten halen. Niet zo gek ook. Want je moet natuurlijk wel weten waarover je adviseert of procedeert.

Van generalist naar specialist

Waar advocaten vroeger alles deden, de zogenaamde generalisten, specialiseren advocaten nu juist. De dorpsadvocaat die én familierecht doet én strafrecht én bestuursrecht, maar zich óók bezighoudt met handelsgeschillen, komt bijna niet meer voor. De rechtsgebieden en de zaken zijn te omvangrijk geworden. De advocaten moeten dus specialiseren. Bij Bierens Advocaten gebeurt dat door ons te richten op zakelijke geschillen. En dat specialiseren is ook wel nodig. Want niet alleen het recht verandert, ook de zaken veranderen.

Internationaal zakendoen

Waar vroeger lokaal handel werd gedreven en later nationaal, wordt er steeds vaker over de grens zakengedaan. Ook dat vraagt om specialistische kennis. Andere talen, andere culturen en ook andere rechtstelsels. Want elk land kent een andere wetgeving met eigen wetten en regels. Je kunt als advocaat dan niet vasthouden aan hoe het vroeger was, of wat je weet van bepaalde rechtsgebieden of je eigen land. Je moet bijblijven.

Samenwerken tussen afdelingen

Goede samenwerking is hierbij belangrijk. Zowel bij de Nederlandse als bij de Belgische editie van het Credit Summer Event werd het belang van samenwerking tussen verschillende afdelingen benadrukt. Alleen door goede samenwerking tussen verschillende afdelingen is transformatie mogelijk. Dat geldt ook voor ons kantoor.

Wij staan bedrijven bij met hun incasso’s en handelsgeschillen in heel Europa. Omdat het vrijwel onmogelijk is om van alle Europese culturen, talen en rechtstelsels voldoende kennis te hebben, werken alle internationale advocaten met elkaar samen. Zo hebben wij bijvoorbeeld een Franse, Duitse en Belgische desk opgericht. In deze teams werken advocaten naar het recht van het betreffende land samen met twee Nederlandse advocaten.

Op deze manier hebben de advocaten een vast aanspreekpunt en specialiseren de advocaten zich in elkaars rechtsgebied. Bijvoorbeeld door voor elkaar presentaties te houden hoe het in het eigen land gaat. Bij de Franse desk hebben we bijvoorbeeld iedere twee weken overleg. Daarnaast geven we elkaar ongeveer om de maand een presentatie. Bijvoorbeeld welke procedures er in Frankrijk gevoerd kunnen worden en welke in Nederland. Of hoe het zit met rente en incassokosten in eigen land.

Communiceren in de eigen taal

Naast het feit dat deze samenwerking intern fijn werkt, is het ook fijn voor onze klanten. Zo kunnen ze vrijwel altijd in hun eigen taal geholpen worden. Hebben zij een geschil in Frankrijk? Dan kan de communicatie gewoon in het Nederlands verlopen.

Want hoewel de wereld steeds internationaler wordt en Engels meer en meer de voertaal is, blijft het toch het fijnst om je in je eigen taal uit te kunnen drukken. Zeker als het om juridisch taalgebruik gaat, dat soms in de eigen taal al nauwelijks te volgen is.

Wat een amicale man!

Misverstanden liggen op de loer. Dit was het geval waarin een klant verbolgen was over het feit dat mijn Franse collega begrip zou hebben voor het standpunt van de tegenpartij. Dat was niet de inhoud van de e-mail. Daarin stond slechts dat er gezocht was naar een minnelijke oplossing, oftewel een ‘amicable settlement’. Maar de klant had dat gelezen als dat mijn collega de tegenpartij een amicale man vond.

Of die keer dat een Indiase klant zeer tevreden was naar aanleiding van de calls die we hadden in het Engels, maar de Duitse tussenpersoon zich niet goed geïnformeerd voelde. Achteraf bleek dat zijn Engels ontoereikend was. Kennelijk is er op dit punt dus ook nog, zij het onterecht, de nodige schaamte.

Contracten: Engels of Nederlands?

Zijn uw contracten Engelstalig of in het Nederlands? Wij adviseren altijd om contracten in de eigen taal te doen wanneer beide partijen dezelfde taal spreken. Dat is voor iedereen wel zo duidelijk. Het doel van een contract is immers om discussies en conflicten te voorkomen door duidelijke afspraken te maken en vast te leggen. En dat kan nog altijd het beste in de eigen taal.

Laatst moest ik een overeenkomst tussen twee Nederlandse partijen beoordelen. Deze overeenkomst was opgesteld in het Engels. Waarom deze overeenkomst in het Engels was opgesteld was onduidelijk. Het leek stoer. Uiteraard is het bij internationaal zakendoen goed om ook een Engelse variant te hebben, dit contracteert in die gevallen makkelijker. Maar in dit geval was een Nederlands contract aan te raden.

Want een Nederlandse advocaat is dan weliswaar gespecialiseerd in Nederlands recht, bij de vertaling naar het Engels kan een begrip zomaar net iets anders uitgelegd worden, maar iets wat grote gevolgen kan hebben. En aangezien het ook niet de dagelijkse kost is van een Nederlandse rechter om een Engels contract uit te leggen, zijn de risico’s van een dergelijk contract lastiger in te schatten en daardoor groter.

Aanmaningen in de eigen taal

Het gebruik van de eigen taal is ook aan te raden bij het versturen van aanmaningen. Stuurt u een standaard aanmaning naar alle buitenlandse debiteuren? Niet doen. Het werkt veel beter als u een aanmaning stuurt in de taal van uw debiteur. Heeft u dus een debiteur in Frankrijk, stuur dan een Franse brief. De ervaring leert dat debiteuren dan veel sneller geneigd zijn om te betalen. En dat is waar het uiteindelijk om draait.

Dit geldt ook voor het bellen van debiteuren. Dan is het wel zo prettig als uw debiteur u volledig verstaat en begrijpt wat u zegt. En dat kan het beste wanneer u dezelfde taal spreekt. Maar hoe doet u dat? Van uw debiteurenbeheerder of financiële medewerkers verwachten dat ze ineens andere talen spreken is niet realistisch. Wellicht is het in dat geval beter als de accountmanager even belt naar deze debiteur. Daarbij is een extra contactmoment met uw klant natuurlijk nooit verkeerd.

Ook hierbij geldt dus weer, als u wilt transformeren is samenwerken belangrijk. Ongeacht in welk vakgebied u werkzaam bent.

Meer informatie

Wilt u graag meer informatie over contracteren en incasseren in het buitenland? Neem dan gerust contact met mij op. Ik help u graag verder.

Dit artikel is geschreven voor het vakblad De Creditmanager 2019 editie 3.