Reading Time
6 min.

Top 15 debiteuren smoezen + tips om te reageren

Debiteuren hebben allerlei smoesjes om niet te betalen. Gaat u uw debiteur bellen? Wees dan voorbereid op smoezen. Benieuwd wat u kunt verwachten en hoe u hierop het beste kunt reageren? Onze incassospecialisten en advocaten hebben de meest voorkomende smoesjes gebundeld, en leggen uit hoe u met deze smoesjes omgaat.

1. Wij hebben geen factuur ontvangen

Vertel wanneer u de factuur (en eventuele betalingsherinnering) heeft gestuurd. Check of u de juiste adresgegevens heeft. Klopt dit? “Wat vreemd, ik stuur direct een kopie van de factuur per e-mail. Wanneer kunnen we de betaling verwachten?” Zorg ervoor dat u de mail per direct kunt mailen terwijl u nog aan de telefoon bent met uw klant. Verstuurt u de betalingsherinnering per post? Bel dan op korte termijn terug om te vragen of de factuur is ontvangen.

2. De factuur is al betaald

Waarschijnlijk heeft u voordat u de debiteur ging bellen nog gecheckt of de factuur is betaald. Maar het zou natuurlijk kunnen dat de betaling nog niet verwerkt is. Vraag daarom op welke datum de betaling is gedaan, welk bedrag er is overgemaakt en met welk betalingskenmerk of omschrijving. Laat uw klant weten dat u het gaat uitzoeken en hierop terugkomt. Check uw administratie. Geen betaling? Neem dan direct weer contact op met uw klant en maak concrete afspraken over de betaling.

3. Wij wachten op een grote betaling van een klant

Maak duidelijk dat u niet de dupe hoeft te zijn van een slechte (betalings)afspraak tussen uw klant en zijn klant. Verwijs naar de afspraken die u samen met uw klant heeft gemaakt en laat weten dat u ook gewoon uw klanten en personeel op tijd dient te betalen. Vraag uw klant wanneer u dan wel de betaling kunt verwachten. Lukt het voor uw klant écht niet om snel de volledige factuur te betalen? Dan kunt u ook een betalingsregeling afspreken, waarbij de factuur in delen wordt betaald.

Voordelen incasso advocaat

  • Al sinds 1952 succesvol in incasseren van zakelijke vorderingen
  • Altijd een eerlijk en duidelijk advies in uw zaak
  • Onze advocaten weten de beste incassotactieken
  • Slagingspercentage 95%
  • Voor MKB en Multinationals
  • Hoge klanttevredenheid

4. Wij zijn niet tevreden over de dienstverlening of producten

Meestal laat een klant direct weten als er iets mis is met de dienstverlening of de geleverde producten, want die wil immers toch ook dat het probleem snel wordt opgelost? Daarom is het raar als er bij een telefoontje ineens problemen boven tafel komen.

Toch kan het natuurlijk voorkomen dat er inderdaad iets mis is met de dienstverlening of goederen. Probeer daarom te achterhalen wat precies het probleem is en vraag indien nodig om bewijzen (bijvoorbeeld als de leverancier beweert dat de goederen defect zijn). Is het terecht? Los het probleem dan snel op. Kan uw klant geen bewijzen leveren? Zet dan het incassotraject voort.

5. De bank heeft waarschijnlijk een fout gemaakt

Doorgaans maken banken geen fouten bij geldtransacties. Toch zijn er debiteuren die durven te beweren dat de bank waarschijnlijk een fout heeft gemaakt. Geef aan dat u een afspraak heeft met uw debiteur en dat u van uw debiteur verwacht dat hij het probleem zo snel mogelijk oplost.

6. Ik ga daar niet over

Geen probleem, maar wie dan wel? Vraag dus welke collega wel verantwoordelijk is voor de betaling van uw factuur. Kan er niet worden doorgeschakeld, omdat deze collega in vergadering zit / telefonisch in gesprek is / een vrije dag heeft? Vraag dan om de werktijden van deze collega. Ga niet akkoord met “zal ik vragen of mijn collega u terugbelt?”, maar bel zelf op een later tijdstip terug.

7. De verantwoordelijke collega is ziek of met vakantie

Soms gaat het nog een stapje verder en is de verantwoordelijke collega niet ‘even’ afwezig, maar voor langere tijd. Vraag in dat geval wie de zaken waarneemt, want er is ongetwijfeld iemand verantwoordelijk voor de financiële administratie van de organisatie. Is er niemand die waarneemt? Leg dan de bal neer bij degene aan de telefoon: “Hoe gaat u ervoor zorgen dat de factuur alsnog wordt betaald?”

Benieuwd hoe u het beste debiteuren kunt bellen? Lees dan hier onze tips voor het bellen van debiteuren. Zo bent u optimaal voorbereid!

8. Wij hebben de producten niet ontvangen

Dat is natuurlijk erg vreemd. Waarom heeft de klant niet meteen laten weten dat de producten die ze hadden besteld nog niet zijn ontvangen? Op het moment dat de betaaltermijn is verstreken is er toch al enige tijd overheen gegaan. Werkt u met ontvangstbewijzen? Check of de levering inderdaad niet is aangekomen. Heeft u bewijs dat de producten wel degelijk afgeleverd zijn? Laat uw klant dan weten dat volgens uw administratie de producten gewoon zijn geleverd. En dat u dus ook verwacht dat de betaling snel volgt.

Bovendien geldt er meestal een klachtplicht. Dat betekent dat uw klant tijdig moet klagen indien hij producten niet heeft ontvangen of wanneer er gebreken zijn bij de ontvangen producten. En dat is niet pas bij het ontvangen van de factuur. Check in uw contract welke afspraken er zijn over de klachtplicht. Is de klachttermijn verstreken? Dan kan uw klant dit niet aanvoeren als reden om niet te betalen.

9. De factuur klopt niet

Dat betekent dat de factuur dus wel is ontvangen! Maar waarom heeft uw klant dan niet direct gemeld dat er iets niet klopte? Vraag wat precies het probleem is en check of uw klant gelijk heeft. Geef indien nodig aan dat u op een later tijdstip terugbelt, zodat u kunt nagaan of er inderdaad wat aangepast moet worden op de factuur. Als de factuur inderdaad niet juist was, stuur dan zo snel mogelijk een aangepaste factuur naar uw klant. Heeft uw klant ongelijk? Laat dan weten dat u verwacht dat de factuur binnen de gestelde termijn wordt betaald en dat u anders het incassotraject start.

10. Wij hebben andere betalingscondities

Sommige bedrijven hebben geen boodschap aan de afgesproken betalingsvoorwaarden en hanteren hun eigen betalingstermijnen. Ga hier niet zomaar mee akkoord. Laat weten dat bij het accepteren van uw algemene voorwaarden, uw betalingscondities gelden. Of dat bij het tekenen van het contract andere betalingscondities zijn afgesproken dan wat de klant nu beweert. Geef aan dat u hier niet vanaf wijkt en dat u verwacht dat er alsnog op zeer korte termijn wordt betaald.

Verstuur voor 16:00 uur uw incasso, vandaag nog actie!

11. Het systeem ligt plat

Dat is natuurlijk heel vervelend. Maar ligt het systeem al dagen plat dan? En de klant vond het niet nodig om zelf even te laten weten dat er een probleem is met het betalen van de facturen? Vraag wanneer het systeem weer hersteld is en wanneer u de betaling alsnog kunt verwachten. Neem geen genoegen met “dat weten we nog niet, het kan nog wel even duren”, maar maak concrete afspraken over de betaling.

12. Ik heb nu geen tijd, ik bel later wel terug

Het kan natuurlijk voorkomen dat u op een ongunstig tijdstip belt. Maar laat u niet zomaar afschepen door uw debiteur met de mededeling dat hij later terugbelt. Maak daarom een belafspraak en bel zelf terug naar uw debiteur.

13. Wij kunnen niet betalen

Helaas komt het ook regelmatig voor dat een debiteur (op dit moment) niet voldoende financiële middelen heeft om de factuur te betalen. Het is natuurlijk altijd maar de vraag of dit een smoesje is om onder de betaling uit te komen, of dat er werkelijk geen geld is. Probeer te achterhalen wat het precieze probleem is en wanneer uw klant wel verwacht te betalen.

Indien nodig, kunt u ook een betalingsregeling met uw klant afspreken. U bent echter niet verplicht om hiermee in te stemmen als uw debiteur dit voorstelt. U mag zich gewoon aan de eerder gemaakte betaalafspraken houden. In sommige gevallen kan het gunstig zijn om een betalingsregeling te treffen. Zo heeft uw debiteur wat meer lucht en krijgt u alsnog betaling voor de geleverde goederen of diensten.

14. Wij hebben met uw collega afgesproken dat…

Volgens uw debiteur zijn er andere afspraken gemaakt met een van uw collega’s. Vraag in dat geval wat precies de gemaakte afspraken zijn én met welke collega deze afspraken zijn gemaakt. Weet uw klant niet meer om welke collega het gaat? Laat uw klant weten dat u het gaat uitzoeken en vraag intern na of iemand op de hoogte is van deze afspraken. Blijkt dat niet het geval te zijn? Bel dan uw debiteur terug en geef aan dat er niets bekend is over andere afspraken en dat u dus verwacht dat de factuur alsnog binnen korte tijd wordt betaald.

15. Ik ga het zo snel mogelijk in orde maken!

Uiteraard hopen we dat dit geen smoes is maar dat uw klant deze belofte gewoon waarmaakt. Maar deze belofte biedt u niet veel zekerheid. Zorg er daarom voor dat u concrete betaalafspraken voor het betalen van de factuur. De vorige betaalafspraken zijn immers ook niet nagekomen, anders had u niet hoeven te bellen.

Onze incassospecialisten en advocaten

Bierens heeft een groot team aan incassospecialisten, bestaande uit advocaten, juristen en incassospecialisten. Wij zorgen ervoor dat uw zaak wordt behandeld door de juiste specialist. Vaak is dat iemand die ervaring heeft met uw branche of gespecialiseerd is in incasseren in het land van uw debiteur. Zo bent u ervan verzekerd dat altijd de juiste incassospecialist met uw zaak aan de slag gaat.

Contact met een incasso advocaat

Wilt u graag meer informatie over het omgaan met debiteuren? Neem dan gerust contact met ons op. Onze incassospecialisten en advocaten helpen u graag met het incasseren van uw openstaande factuur.

Vrijblijvend advies

Ja, ik ga akkoord met de Privacyverklaring
Ja, ik ga akkoord met de Privacyverklaring

Meer over incasseren

Onze klanten

We werken voor het MKB en multinationals