De 43 meest gebruikte debiteurensmoezen

Debiteurensmoesjes

Debiteurensmoezen – als u al eens een wanbetaler heeft gehad, kent u ze wel. Wanbetalende debiteuren hebben altijd wel weer een handig excuus om te verklaren waarom de factuur nog niet betaald is. Op deze pagina vindt u onze lijst met de 43 vaakst voorkomende debiteurensmoezen, mét advies zodat u altijd weet hoe u het beste kunt reageren.

Houd in de omgang met debiteurensmoezen ook altijd het volgende in gedachten:
1 Laat de problemen van uw debiteur nooit uw problemen worden.
2 Blijf altijd alert en vraag uw klant zo nodig om bewijs.
3 Zet smoesjes om in concrete afspraken en laat uw debiteur deze schriftelijk bevestigen.
4 Probeer om zakelijk te blijven communiceren, hoe frustrerend de situatie ook moge zijn.
5 Krijgt u een smoes die u niet vertrouwt? Draag uw vordering dan op tijd over ter No Cure No Pay incasso.

43. Wij betalen op vaste dagen

Dat kan zijn, maar dat betekent niet dat uw klant zich niet aan de afgesproken betalingstermijn hoeft te houden. Betaalt uw debiteur elke week op een vaste dag en heeft u een betalingstermijn van een maand afgesproken? Dan kan uw klant bijvoorbeeld ook in de derde week na de factuurdatum betalen, zodat de betaling nog binnen de afgesproken termijn valt.

42. Wij hebben nooit iets besteld

Als uw screeningsproces op orde is en uw werkt met order- of opdrachtbevestigingen, zou dit smoesje nooit moeten werken. U kunt dan immers duidelijk aangeven hoe u weet dat uw klant wel degelijk een bestelling heeft geplaatst. Daarnaast heeft uw klant bij de ontvangst van de opdrachtbevestiging de kans gehad om direct contact met u op te nemen.

41. Mijn compagnon heeft de bankrekening geplunderd en is vertrokken.

Misschien is dit wel het meest opmerkelijke smoesje in deze lijst. Komt uw debiteur hiermee aan? Dan kunt u aangeven dat dit weliswaar een vervelende situatie is, maar ook dat u daar uiteindelijk niet de dupe van wilt zijn. Wijs uw debiteur erop dat het voorkomen van misbruik van de bankrekening niet uw verantwoordelijkheid was, maar die van uw debiteur zelf.

40. Wij zullen op korte termijn faillissement aanvragen

Blijf waakzaam als u deze smoes hoort en vraag altijd om documenten die de uitspraak van uw debiteur ondersteunen. Veel wanbetalers zeggen dit namelijk alleen om de druk van de ketel te halen, terwijl er eigenlijk nog helemaal geen faillissement dreigt.

39. Onze hond heeft de factuur opgegeten

Deze smoes kent u misschien nog wel van de middelbare school. Heeft u de factuur ook digitaal verstuurd? Dan kunt u aan uw debiteur vragen of de hond ook de computer opgegeten heeft… Verder is het natuurlijk niet uw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de hond van uw debiteur niet bij de post kan komen.

Contact persoon
Heeft u genoeg van de smoesjes van uw debiteur?

38. Ik zit in de overstap naar een andere bank

Hoewel dit proces even kan duren, geldt ook hier dat u hier niet de dupe van hoort te zijn. Een eventuele vertraging deint te worden opgevangen door uw debiteur, niet door u. De meeste banken bieden tegenwoordig ook een overstapservice aan. Doordat de oude en de nieuwe bank daarbij met elkaar communiceren, wordt de rekening bij de oude bank dan doorgaans pas beëindigd zodra de rekening bij de nieuwe bank in gebruik kan worden genomen.

37. Wij dachten dat de factuur nep was

Leg uit dat uw debiteur dan direct contact met u had moeten opnemen om zo de echtheid van de factuur te verifiëren. Een twijfel aan de echtheid van een factuur is namelijk geen geldige reden om helemaal niets te doen. Deze smoes verandert overigens niets aan de vervaldatum van uw factuur.

36. Wij zijn gesloten voor de feestdagen en zullen betalen zodra we weer open zijn

Sluiten voor de feestdagen is prima, zolang uw debiteur er maar wel voor gezorgd heeft dat alle betalingen klaargezet zijn en deze op tijd worden uitgevoerd. Is dit niet het geval en probeert uw debiteur met deze smoes extra uitstel te krijgen? Dan kunt u gewoon aangeven dat dit eerst gecorrigeerd dient te worden. Dan kan uw debiteur daarna met een schoon geweten aanschuiven bij het kerstdiner.

35. Wij hebben met uw collega andere afspraken gemaakt

Hoewel wanbetalers dit vaak zeggen om extra tijd te winnen, kan het toch raadzaam zijn om eerst intern na te gaan of deze bewering klopt. Vraag uw debiteur daarom om de naam en/of afdeling van de collega waarmee deze andere afspraken zouden zijn gemaakt.

34. Er is bij ons ingebroken

Als dit waar is, is dat natuurlijk vervelend voor uw klant, maar zou uw klant hier ook verzekerd voor moeten zijn. Als u twijfelt aan of er wel echt een inbraak is geweest, dan kunt u uw klant vragen om een kopie van de aangifte. Werkt uw klant hier niet aan mee? Dan gaat het waarschijnlijk om een smoes. Wij adviseren dan ook om voet bij stuk te houden.

33. Persoonlijke omstandigheden

Als uw klant aangeeft te kampen met vervelende persoonlijke omstandigheden, kunt u ervoor kiezen om coulant te zijn. U bent echter niet verplicht om uw debiteur uitstel te verlenen. Daarbij adviseren wij om altijd scherp te blijven. Zo verliezen sommige debiteuren soms wel drie keer hetzelfde familielid. Dan weet u natuurlijk dat het om een smoes gaat. Tot slot zou uw klant, hoe vervelend de persoonlijke omstandigheden ook mogen zijn, er wel voor moeten zorgen dat u krijgt waar u recht op heeft.

32. Er is een brand (of een andere calamiteit) geweest

Deze situatie is vergelijkbaar met een inbraak, maar kan grotere gevolgen hebben. Vraag uw klant hier ook altijd om bewijsmateriaal, zoals foto's of een kopie van de verzekeringsclaim. Geef aan dat u de vordering onverminderd handhaaft als uw debiteur geen bewijsmateriaal aanlevert en werk ook in deze situatie met korte tijdslijnen.

31. Mijn bankpas is ingeslikt

Een vervangende bankpas komt doorgaans binnen 3 tot 5 werkdagen aan. Ook kan er bij spoed vaak ook een overboeking op een bankkantoor worden gedaan. Dit is dus geen reden om een factuur voor langere tijd onbetaald te laten.

30. Foutje van de administratie

Met deze smoes proberen veel debiteuren om een ander de schuld te geven. Uiteindelijk doet het er voor u echter niet toe wie binnen het bedrijf de fout heeft gemaakt. Krijgt u deze smoes te horen? Geef dan aan dat u verwacht de betaling dezelfde dag nog te ontvangen. Als uw debiteur een fout heeft gemaakt, dient deze de fout immers ook zo snel mogelijk te herstellen.

29. De persoon waar u afspraken mee heeft gemaakt, werkt hier niet meer

U kunt afspraken maken met een medewerker, maar die medewerker handelt namens het bedrijf. Zorg er altijd voor dat afspraken schriftelijk worden vastgelegd en bevestigd. Want hoewel mondelinge afspraken zeker niet minder geldig zijn, zijn deze achteraf moeilijker om te verifiëren. Heeft u alles schriftelijk bevestigd gekregen, maar krijgt u alsnog deze smoes te horen? Geef dan aan dat het de verantwoordelijkheid van uw klant is om ervoor te zorgen dat alle lopende zaken juist opgevolgd worden als een medewerker vertrekt.

28. I already sent the check in the post

Deze smoes is voornamelijk populair onder Amerikaanse en Franse debiteuren. U kunt aangeven dat u bij de Nederlandse (groot)banken sinds 1 januari 2021 geen cheques meer kunt verzilveren. Uw debiteur dient dus gewoon per digitale overboeking (Engels: "wire transfer" of Frans: "virement bancaire") te betalen.

27. Ik kan degene die over de betalingen gaat even niet bereiken

Als u een wanbetaler heeft en dit smoesje hoort, kan het lastig zijn om grip te krijgen op de situatie. Wij adviseren om het directe telefoonnummer van de betalingsverantwoordelijke op te vragen en dit in een korte periode herhaaldelijk te bellen. Indien mogelijk, kunt u ook bellen vanaf verschillende telefoonnummers. Veel wanbetalende debiteuren nemen namelijk de telefoon niet op als ze zien dat een crediteur belt, maar doen dat vaak wel als ze het telefoonnummer niet herkennen.

26. De betaling wordt nog verwerkt door de bank

Voor losse overboekingen tussen Nederlandse banken geldt dat deze tegenwoordig in de meeste gevallen binnen enkele seconden op de tegenrekening bijgeschreven worden. Zat de overboeking in een betaalbatch (een bestand met meerdere betalingen)? Dan wordt het geld doorgaans uiterlijk op de volgende werkdag bijgeschreven.

Bij internationale overboekingen kunnen er langere verwerkingstijden zijn. Dit is onder meer afhankelijk van de betrokken banken en de landen waarin zij gevestigd zijn. Voor een extra stukje zekerheid kunt u uw debiteur vragen om het zogeheten SWIFT-bericht van de overboeking. Uw debiteur kan dit opvragen bij de bank na de verzending van de eigen opdracht. Vervolgens kunt u met de gegevens uit dit SWIFT-bericht navraag doen bij uw eigen bank.

Contact persoon
Gratis advies over uw vordering?

25. De persoon die de betalingen moet goedkeuren, ligt in het ziekenhuis

Dit kan heel vervelend zijn, maar uiteindelijk is het wel de verantwoordelijkheid van een bedrijf om de rekeningen te betalen. Veel bedrijven hebben daarom meerdere personen die betalingen kunnen goedkeuren. Heeft uw debiteur de bevoegdheden daar niet juist voor ingericht? Dan dient uw debiteur daar ook zelf het risico en de gevolgen van te dragen.

Sommige debiteuren maken ook graag misbruik van de coronapandemie:

debt-excuses-whatsapp-text-corona

24. Onze mailbox is gehackt

Als uw facturen zowel digitaal als per fysieke post verstuurt, is deze smoes al meteen waardeloos. En zelfs als u uw facturen uitsluitend per e-mail verstuurt, geldt dat uw debiteur zorg dient te dragen voor de veiligheid van de eigen digitale systemen. Zo had uw debiteur het eigen personeel kunnen voorlichten over phishing en de meest gebruikte phishingtechieken.

23. Het wordt mij mentaal even te veel om nu te betalen

Als uw debiteur zich zo voelt, is dat vervelend. Wat echter minstens net zo vervelend is, is om niet betaald te krijgen voor geleverde producten of diensten. Uw debiteur dient ook rekening te houden met wat voor impact dit op u en uw bedrijf heeft. Riskeer dus niet dat het u straks mentaal ook te veel wordt.

22. De bank heeft mijn storting nog niet verwerkt

Uw debiteur moet er zelf voor zorgen dat er op tijd geld beschikbaar is om facturen te kunnen betalen. Hoewel het verwerken van stortingen via sealbags soms even kan duren, had uw debiteur er ook voor kunnen kiezen om contanten te storten als losse biljetten. Losse stortingen worden meestal namelijk direct bijgeschreven op de bankrekening.

21. I'll get back to you

"Ik kom er nog bij je op terug." Deze smoes hoort u meestal voorafgaand aan een lange periode van radiostilte. Verder zegt deze uitspraak niets over de mogelijke oorzaak. Laat u dus niet afschepen met dit excuus en blijf op alle mogelijke manieren proberen om in contact te komen met uw debiteur.

20. Wij wachten nog op een creditnota

Deze smoes kunt u te horen krijgen als uw debiteur bijvoorbeeld meent dat er iets aan een eerdere factuur niet klopte. Debiteuren proberen zo om betaling van de nieuwe factuur als drukmiddel te gebruiken om zo de gewenste creditnota te ontvangen. Wat ook voorkomt, is dat de debiteur eenzijdig besluit om een bedrag te 'verrekenen' met uw factuur. Tenzij deze mogelijkheid uitdrukkelijk is afgesproken, mag uw debiteur dit echter niet zomaar doen.

19. Wij hebben een klacht

Meestal hoort u deze smoes pas veel later dan het moment waarop u uw goederen of diensten geleverd heeft. In eerste instantie is alles helemaal in orde, maar als het tijd wordt om te betalen, beweert uw debiteur opeens at er gebreken zouden zijn. Natuurlijk is het belangrijk om klachten serieus te nemen, maar let hierbij ook zeker op het moment waarop u de klacht heeft ontvangen. Kijk ook altijd naar de omvang van de klacht. Als de klacht bijvoorbeeld gaat over een onderdeel van het werk, kunt u alsnog aangeven dat het deel van de factuur waar geen discussie over is gewoon betaald moet worden.

Ook hier was in eerste instantie niets aan de hand, maar kwamen er opeens klachten zodra er betaald moest worden:

debt-excuses-whatsapp-text-klacht

18. No hablo inglés

Als u veel internationaal zakendoet, herkent u deze situatie misschien wel: de communicatie verloopt eerst prima, mar als er betaald moet worden, verstaat uw debiteur opeens geen Engels meer. Wij adviseren daarom om al in een vroeg stadium schriftelijk te communiceren met uw klanten. Als uw debiteur eerder in vloeiend Engels heeft gereageerd en later opeens beweert geen Engels te spreken, kunt u deze bewering gemakkelijk ontkrachten.

17. Het betalingssysteem ligt al even plat

Natuurlijk kan dit gebeuren, maar dan is het wel zaak om het probleem snel opgelost te krijgen. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt volledig bij uw debiteur. Uw debiteur heeft daarnaast ook altijd nog de mogelijkheid om een handmatige overboeking te doen. Een probleem met het betalingssysteem is dus geen excuus om te laat te betalen.

16. Er zit een fout in de factuur

Stel eerst vast wat uw debiteur met deze uitspraak bedoelt. Is uw debiteur het niet eens met wat er gefactureerd is of gaat het om een administratieve fout? In het eerste geval kunt u in gesprek gaan over de gefactureerde posten. In het tweede geval ligt het aan hoe ernstig de fout is. Heeft u bijvoorbeeld tegels geleverd en staan deze op de factuur vermeld als 'tegls'? Dan dient uw debiteur gewoon te betalen.

Gaat het om een ernstigere fout? Dan zult u de fout soms moeten corrigeren en een nieuwe factuur moeten verzenden. Wij adviseren daarom om zo zorgvuldig mogelijk te zijn bij het opstellen van uw facturen. Facturen die fouten bevatten kunnen namelijk tot latere betaling leiden.

15. We're processing the payment, but the authorised signatory is unavailable

Ook deze smoes wordt vaak gebruikt in het internationale handelsverkeer. Houd hierbij in gedachten dat het aan uw debiteur is om ervoor te zorgen dat er altijd iemand is die betalingen binnen een redelijke termijn kan goedkeuren. Deze smoes is dus geen geldige reden om te laat te betalen.

14. Wij hebben schade geleden door het gebruik van uw goederen/diensten

Met deze smoes probeert uw debiteur u af te schrikken. Vaak gaat de uitspraak namelijk gepaard met een onredelijke tegenvordering. Uw debiteur biedt dan aan om de zaak van beide kanten te laten rusten. In de praktijk zien wij dat dit soort uitspraken meestal loze dreigementen zijn. Laat u dus niet zomaar afschrikken; u weet immers dat u kwaliteit heeft geleverd.

13. De e-mail is in mijn spam-box terechtgekomen

Debiteuren die deze smoes gebruiken, hebben vaak alle correspondentie goed ontvangen, behalve juist de e-mail met de factuur. Uw debiteur dient er echter zelf voor te zorgen dat het spamfilter niet te streng afgesteld staat. Let op: als u deze melding ontvangt van meerdere klanten, is het misschien verstandig om ook uw eigen berichten na te kijken. Krijgt u dit signaal echter slechts van één enkele klant? Dan kunt u dat ook aangeven bij uw debiteur en eisen dat deze de factuur alsnog per ommegaande betaalt.

12. Ik ben op reis

Vooral tegenwoordig is dit absoluut geen geldig excuus meer. Via internetbankieren of mobiel bankieren kan uw debiteur namelijk altijd overboekingen doen. Heeft uw debiteur geen internettoegang? Dan had hij ervoor moeten zorgen dat iemand anders de betalingen zou kunnen uitvoeren. Deze smoes gaat dus niet op.

Laat u zich hier dus niet zomaar mee afschepen:

debt-excuses-whatsapp-text-vakantie

11. Ik heb gisteren al betaald hoor

Vraag uw debiteur hoe de overboeking is gedaan als u deze smoes hoort. Gaat het bijvoorbeeld om een losse overboeking in euro's binnen Nederland? Dan had het bedrag al binnen enkele ogenblikken op uw rekening moeten staan. Zat de betaling in een betaalbestand (batchbetaling)? Dan ziet u het geld in de meeste gevallen uiterlijk op de volgende werkdag op uw rekening verschijnen. Als u weet van welke bank het geld komt, kunt u voor de verwerkingstijd die past bij uw exacte situatie ook altijd even informeren bij uw eigen bank.

10. Wij hebben geen facturen ontvangen

Als u kunt aantonen dat u uw facturen op de juiste manier (en bij voorkeur ook op verschillende manieren) heeft aangeboden, mag u erop vertrouwen dat uw debiteur de facturen ook ontvangen heeft. Blijft uw debiteur volhouden niets te hebben ontvangen? Verifieer dan eerst de contact- en adresgegevens. Hierna kunt u de factuur opnieuw versturen en kort daarna verifiëren of deze in goede orde aangekomen is. Benadruk hierbij wel dat u verwacht dat de factuur per ommegaande betaald wordt.

9. Wij hebben even geen geld

Deze smoes is een grote favoriet onder wanbetalers. Als er geen geld is, kan er immers ook niet betaald worden. Wat wel opmerkelijk is, is dat er meestal tóch geld blijkt te zijn als wij de debiteur benaderen vanuit ons incassotraject. Laat u dus niet zomaar afschepen als uw debiteur deze uitspraak doet en draag uw vordering op tijd over ter incasso.

8. Wij hebben de goederen/diensten nooit ontvangen

In ons mooiste praktijkvoorbeeld was er een debiteur die goederen had afgenomen bij onze klant. Deze debiteur beweerde vervolgens dat hij de goederen (machines) nooit had ontvangen. Wat de situatie compleet maakte, was dat de zogenaamd niet ontvangen machines duidelijk te zien waren in een promotievideo van de debiteur… Omdat dit wel een heel zeldzame situatie was, is ons advies aan u echter om van tevoren duidelijk overeen te komen dat uw klant het risico van het transport dient te dragen. U kunt dit ook opnemen in uw algemene voorwaarden.

7. Ik zit te wachten op een betaling van een grote klant

Sommige bedrijven zijn afhankelijk van een klein aantal grote afnemers. Als één van die grote afnemers dan opeens niet betaalt, kan dat grote financiële gevolgen hebben, waardoor uw debiteur mogelijk uw factuur niet meer kan betalen. Als u in een branche opereert waarin deze situaties vaker voorkomen, kunt u natuurlijk bij de klantacceptatie al bespreken of uw klant afhankelijk is van een kleine groep klanten en/of leveranciers. Dat kan helpen bij het opstellen van het risicoprofiel van uw klant. Uiteindelijk is het echter niet aan u om liquiditeitsproblemen bij uw klanten te voorkomen. Uw klant heeft de verplichting om uw facturen op tijd te betalen.

6. Ik ben het vergeten door alle drukte

Wie een strakke administratie bijhoudt, vergeet niet zomaar om een betaling uit te voeren. En als uw debiteur écht vergeten is de betaling uit te voeren, dan zou deze er ook alles aan moeten doen om de situatie te herstellen. Als u deze smoes hoort, kunt u dan ook aangeven dat u verwacht het geld vandaag nog op uw rekening te zien verschijnen.

5. Wij hebben cashflowproblemen

Deze smoes is een synoniem voor "wij hebben geen geld". Dit zegt dus nog niets over de oorzaak van het probleem bij uw debiteur. Vraag daar dus altijd eerst goed op door en blijf alert. Wat de oorzaak echter ook moge zijn – uiteindelijk is het niet aan u om de cashflowproblemen van uw debiteur op te lossen of op te vangen. U heeft uiteraard gewoon recht op tijdige betaling van uw facturen.

4. Ik kan nu even geen geld overmaken

Vraag waarom uw debiteur dat op dit moment niet kan. Als uw debiteur aangeeft dat er een technisch probleem speelt (zoals een storing bij de bank), vraag uw debiteur dan altijd om bewijs. Kan uw debiteur dit niet aanleveren of geeft uw debiteur simpelweg aan geen geld te hebben? Blijf dan alert, want vaak is dit niets meer dan een smoes. Wees dus voorbereid om snel vervolgstappen te nemen.

3. Onze betalingstermijn is 180 dagen

De wet leert dat betalingstermijnen van langer dan 60 dagen uitdrukkelijk overeengekomen moeten zijn tussen de betrokken partijen. Uw debiteur mag dus geen betalingstermijn van 180 dagen afdwingen. Ook het opnemen van een bepaling hierover in de algemene voorwaarden is niet voldoende; een betalingstermijn van langer dan 60 dagen moet expliciet worden opgenomen in de overeenkomst/het contract.

2. Over 2 weken maak ik het geld écht over

Deze smoes wordt vaak gebruikt door debiteuren die al eerder uitstel van betaling hebben gekregen. Daarnaast is het maar de vraag waarom het over twee weken wél zou lukken om te betalen als dat nu niet lukt. Ook heeft u onderling afspraken gemaakt. Uw debiteur is degene die zich daar niet aan heeft gehouden, terwijl u ook kosten heeft moeten maken om uw deel van de afspraak na te komen. Wees dus niet bang om alsnog te eisen dat uw debiteur per ommegaande betaalt.

1. Er zijn achterstanden bij de administratie

Vraag altijd waar de achterstand door is ontstaan. Veel debiteuren die deze smoes gebruiken, hebben daar namelijk nog niet over nagedacht. Geeft uw debiteur dan bijvoorbeeld aan dat er ontzettend veel verwerkt moest worden? Dan kunt u daarop reageren en zeggen dat uw debiteur dan maar voor voldoende capaciteit had moeten zorgen. Uw debiteur is immers degene die verantwoordelijk is voor de interne administratie, niet u.

Tijd voor actie

Veel wanbetalers proberen u smoes na smoes te geven. Had u bijvoorbeeld door dat de Whatsappberichten in dit artikel allemaal afkomstig zijn van dezelfde debiteur?

Als u zich in deze situatie herkent, is het belangrijk om snel te schakelen. De kans is namelijk groot dat andere schuldeisers u anders voor zullen zijn. Laat uw debiteur dus niet langer wegkomen met wanbetaling en neem contact met ons op. U kunt dan rekenen op:

  • Snelle en doeltreffende actie
  • Korte lijnen en glasheldere communicatie
  • Uitgebreide branchekennis voor de beste resultaten
  • Gedegen en praktijkgericht juridisch advies
  • IJzersterke gerechtelijke incasso waar nodig

Vrijblijvend contact over uw incassozaak

Dit is waarom u voor Bierens kiest:
  • Slagingspercentage van 95%
  • Door 1000+ klanten als beste beoordeeld
  • Nationale en internationale incasso
  • 115+ incasso advocaten en incassospecialisten
  • No Cure No Pay incasso
Liever direct een incassospecialist spreken? Neem dan gerust telefonisch contact met ons op via +31 (0)20 810 00 11.
Contact person Contact person

Gratis advies van dé beste incassospecialisten

Ja, ik ga akkoord met de Privacyverklaring
  • Uiterlijk binnen 3 uur reactie (op werkdagen)
  • Echte middelen om uw factuur betaald te krijgen
  • Beste resultaat tegen laagste kosten

Download onze e-books

Incasso in Europa

De beste incassotips voor het mkb

Het voorkomen van incasso’s