9 Tips om uw creditmanagement optimaal voor te bereiden op een crisis

De Coronacrisis zorgt voor veel financiële zorgen voor ondernemingen, ondanks dat overheden in diverse landen steun hebben toegezegd. Ook voor uw organisatie is het belangrijk dat uw financiële situatie gezond blijft. Daarom geven wij 9 tips om uw creditmanagement optimaal voor te bereiden op betalingsproblemen bij uw klanten.

Krijgt u uiteindelijk toch te maken met incassozaken? Speciaal voor deze situatie geven wij in dit artikel 3 extra bonustips hoe u het beste kunt handelen bij een incasso tijdens crisistijd.

1. Doe een creditcheck

Wij raden bedrijven altijd aan om eerst een creditcheck te doen voordat men zaken gaat doen met een nieuwe partij. Het is belangrijk dat u weet met wie u zakendoet en dat u kunt inschatten hoe deze partij er financieel voorstaat. Hiermee kunt u kredietrisico’s beter inschatten en komt u achteraf niet voor verrassingen te staan.

Houd er alleen wel rekening mee dat een kredietrapport niet alles zegt in deze tijd. De financiële situatie van sommige bedrijven is de afgelopen maanden drastisch veranderd vanwege de Coronamaatregelen. Hierdoor zijn kredietrapporten mogelijk niet meer actueel.

2. Maak goede afspraken over de betaling

Goede betalingsafspraken leiden tot minder incassozaken. Zorg er daarom voor dat u altijd goede afspraken maakt over de betaling: wanneer mag er gefactureerd worden en wanneer dient er betaald te worden (bijvoorbeeld binnen 14 dagen), op welke wijze, etc. Zo weet iedereen wat er wordt verwacht en kan er ook snel geschakeld worden mochten de afspraken niet worden nagekomen.

3. Leg afspraken schriftelijk vast

Het is niet alleen belangrijk om goede afspraken te maken, maar ook om deze schriftelijk vast te leggen in een contract. In onze incassopraktijk merken wij dat de meeste betalingsconflicten voorkomen hadden kunnen worden door vooraf goede afspraken op papier te zetten. Mocht er dan in een later stadium discussie ontstaan, kunt u altijd teruggrijpen naar de gemaakte afspraken.

Beschrijf duidelijk wat u van elkaar verwacht. Wanneer moet een prestatie (levering of dienst) verricht zijn? En wat zijn de gevolgen als dit door maatregelen omtrent het Corona virus niet lukt? Denk hierbij aan het ontbinden van de overeenkomst of schade die kan ontstaan. Laat u hierin goed adviseren. Zeker indien het een relatie betreft waarmee u vaker zakendoet of denkt te gaan doen.

4. Ga bewust om met het leveren op rekening

Wij geven altijd het advies: ga bewust om met het leveren op rekening. Het kan heel verleidelijk zijn om een grote order te leveren op rekening. Want een grote order is misschien juist heel welkom in deze tijd. Maar toch is het van belang om hier bewust mee om te gaan. Welke zekerheden heeft u dat de factuur daarna ook wordt betaald? Ook hierbij geldt: weet met wie u zakendoet en probeer uw risico’s zoveel mogelijk te beperken.

5. Houd u aan de gemaakte afspraken

Wanneer u afspraken maakt over de betaling, worden er doorgaans ook afspraken gemaakt over de prestatie die u moet verrichten; het leveren van goederen of een bepaalde dienstverlening. Zorg ervoor dat u zich ook aan de gemaakte afspraken houdt, door bijvoorbeeld de juiste producten te leveren of door een opdracht op tijd af te ronden. Afspraken nakomen geldt immers voor beide partijen.

Heeft u door de Coronamaatregelen moeite om de gemaakte afspraken na te komen? Belangrijk is dat u blijft communiceren met uw handelspartner. Op die manier zorgt u ervoor dat de verhoudingen niet worden verstoord. Probeer samen nieuwe afspraken te maken die wel haalbaar zijn, en leg dit ook schriftelijk vast. Laat u hierbij goed adviseren voordat u uw klant of leverancier gaat informeren dat u mogelijk uw afspraken niet kunt nakomen.

TIP: Download gratis e-book!

Wilt u graag meer informatie over het optimaliseren van uw creditmanagement? Download dan ons e-book ‘Het voorkomen van incasso’s in 7 stappen’. In dit e-book leest u alles over het screenen van klanten, het gebruiken van betalingsvoorwaarden en het herkennen van wanbetalers en nog veel meer. Als bonus krijgt u betalingsvoorwaarden, opgesteld door onze advocaten, die u direct kunt gebruiken in uw offertes.

6. Stuur correcte facturen

Stuur direct na het afronden van een opdracht of levering de factuur naar de klant. Laat de factuur niet onnodig lang wachten. Zorg ervoor dat factureren een automatisch proces is in uw organisatie. Ook wanneer u nu vanuit huis werkt, is het belangrijk om deze processen zoveel mogelijk te laten doorgaan als voorheen.

Daarnaast is het belangrijk dat u duidelijke en correcte facturen stuurt. Het moet voor de klant duidelijk zijn waarvoor de factuur is verstuurd. Bovendien moet ook direct duidelijk zijn wat er wordt verwacht: welk bedrag moet er betaald worden, voor welke datum moet er betaald zijn en naar welk rekeningnummer moet dit worden overgemaakt. Ook moet een factuur aan bepaalde eisen van de Belastingdienst voldoen. Zorg ervoor dat uw factuur aan deze eisen voldoet.

7. Check maandelijks uw debiteuren

Een strak debiteurenbeheer: dat is nu belangrijker dan ooit. Zorg ervoor dat u deze processen goed heeft geregeld in uw organisatie. Check op regelmatige basis uw openstaande facturen. Blijven facturen te lang openstaan? Onderneem dan snel actie. Neem contact op met uw klant en probeer te achterhalen waarom de factuur nog niet is voldaan. Blijf dus in contact met uw klant.

8. Herken de signalen dat een klant niet gaat betalen

Hoewel veel bedrijven op dit moment last hebben van de Coronamaatregelen, zijn er ook genoeg bedrijven die al ver voor de aanwezigheid van het Coronavirus betalingsachterstanden hadden. Het kan soms erg lastig zijn om te achterhalen of een bedrijf daadwerkelijk last heeft van de Coronamaatregelen, of dat het bedrijf al veel langer financieel ongezond was. Of mogelijk zelfs misbruik maakt van de situatie. In het e-book ‘Het voorkomen van incasso’s in 7 stappen’ noemen wij een aantal signalen die erop wijzen dat een klant niet kan of wil betalen.

9. Optimaliseer uw processen

Een goed debiteurenbeheer en creditmanagement zijn nu belangrijker dan ooit. Zorg er dan ook voor dat uw processen goed zijn ingericht, ook voor de situatie dat er meer druk op deze processen komt. Wellicht werkt uw organisatie op dit moment vanuit huis, wat natuurlijk enkele aanpassingen vraagt aan uw processen en aan uw medewerkers.

Benieuwd hoe u uw bedrijfsprocessen rondom creditmanagement kunt optimaliseren? Doe dan een Legal Credit Scan. Onze consultants kijken graag met u mee om ervoor te zorgen dat uw creditmanagementproces zo optimaal mogelijk wordt ingericht. Het hele proces wordt hierbij onder de loep genomen: van inkoopcontracten tot aan het versturen van een aanmaningsbrief. Zij geven u concrete verbeteracties die u direct kunt toepassen. Zo hoeft u geen onnodig risico te lopen.

Inmiddels hebben we diverse klanten geholpen met het verbeteren van hun debiteurenbeheer. Benieuwd naar hun ervaringen? In deze referenties leest u hoe een aantal bedrijven onze dienstverlening rondom de Legal Credit Scan hebben ervaren.

3 Extra bonustips: incassozaken tijdens een crisis

Heeft u ondanks deze tips toch nog te maken met incassozaken? Dan is het zaak om snel te handelen, zeker in een crisistijd. Hier ontvangt u 3 bonustips voor het oplossen van incassozaken.

1. Zorg voor een schriftelijke erkenning van uw vordering

Kan uw klant tijdelijk niet aan de betalingsverplichtingen voldoen vanwege de Coronamaatregelen? U kunt dan overwegen om samen nieuwe afspraken te maken over de betaling. Belangrijk is dat u altijd een schriftelijke erkenning heeft van uw vordering; een document waarin u klant erkent dat er sprake is van een openstaande schuld.

Met een schriftelijke erkenning kan de vordering niet eenvoudig meer worden betwist. Dit maakt het incasseren van de openstaande vordering een stuk eenvoudiger. Hiermee voorkomt u dat er een kostbare en langdurige procedure gevoerd moet worden over een onterecht dispuut. En dat tegen een debiteur die uiteindelijk niet kan betalen.

Geeft uw debiteur aan dat zij nu geen betalingsregeling kunnen afspreken, omdat het onduidelijk is wanneer ze weer omzet zullen genereren? Laat de debiteur in dat geval een voorstel doen waarbij hij bijvoorbeeld de eerste drie maanden (juli, augustus en september) een relatief klein bedrag van de vordering betaalt, en vanaf oktober grotere bedragen betaalt.

2. Disputen: los ze nu op!

Heeft u betwiste vorderingen? Het is belangrijk om deze disputen zo snel mogelijk op te lossen. De kans is namelijk groot dat uw debiteur nu nog enige reserves heeft om aan haar betaalverplichting te kunnen voldoen. Over een aantal maanden mogelijk niet meer. We stevenen af op een enorme economische recessie, waarbij veel ondernemers failliet zullen gaan en na de zomer niet meer aan hun betaalverplichting kunnen voldoen.

De kans is groot dat rechtbanken overbelast gaan raken. Hierdoor zullen procedures nog langer gaan duren dan nu het geval is. Rechtbanken zullen druk gaan uitoefenen op partijen om de zaak samen op te lossen. Of het terecht is of niet, vaak wordt de stok ergens in het midden gezet. Voorkom dat u een hoop tijd en geld kwijt aan een gerechtelijke procedure en zorg dat u disputen nu oplost. Hoe eerder u actie onderneemt, hoe groter de kans is dat er nog iets te halen valt.

3. Onderzoek de reden waarom er (nog) niet wordt betaald

Al vanaf de eerste week dat de Coronamaatregelen in ons land werden ingezet, zien wij dat er bedrijven zijn die zich hier achter verschuilen. Ook bedrijven die nog financiële middelen hebben om aan hun betalingsverplichtingen te voldoen.

Wanneer uw debiteur aangeeft vanwege de Coronamaatregelen niet te kunnen betalen, vraag dan altijd om schiftelijke bewijsstukken hiervoor. Wanneer uw debiteur echt geen liquiditeiten meer heeft, moet het mogelijk zijn om dit te kunnen onderbouwen. Bijvoorbeeld door:

• Een verklaring van een derde deskundige zoals een accountant
• Bewijsstukken waaruit blijkt dat een beroep is gedaan op steunmaatregelen van de overheid
• Screenprints van bankrekeningen waaruit blijkt dat het saldo ontoereikend is

Kan uw debiteur deze stukken niet aanleveren? Of blijkt uit deze stukken dat zijn financiële situatie helemaal niet zo slecht is gesteld? Dan dient er gewoon betaald te worden.

Meer informatie

Wilt u graag meer informatie over hoe u uw creditmanagement kunt voorbereiden op een crisis? Neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen u graag verder.