De 10 gouden incassotips tijdens Corona

Incasseren tijdens Corona: wat is nu de beste strategie? Onze incassospecialisten en advocaten delen hier de 10 gouden tips voor incasseren tijdens de Coronacrisis.

1. Zorg voor een schriftelijke erkenning van uw vordering.

Een tip die u altijd ter harte moet nemen in uw debiteurenbeheerproces, maar in deze Corona tijd helemaal belangrijk is: vraag uw debiteur om een voorstel te sturen hoe hij denkt te gaan betalen. Dus laat hem een betalingsvoorstel op papier zetten. Een e-mail is ook prima natuurlijk. Doordat debiteur een voorstel op papier zet heeft u feitelijk een erkenning van de vordering. Mooier is natuurlijk als debiteur de vordering expliciet schriftelijk erkent. Hierin geeft de debiteur aan dat hij de volledige openstaande vordering aan facturen (en eventueel rente) schuldig is. Sommige debiteuren proberen dat te vermijden zodat een betalingsvoorstel op papier een heel bruikbaar alternatief is.

Veel debiteuren zullen nu aangeven geen betaalvoorstel te kunnen doen, omdat onduidelijk is vanaf welk moment weer omzet gegenereerd kan worden. Laat de debiteur in dat geval een voorstel doen waarbij hij bijvoorbeeld de eerste drie maanden een relatief klein bedrag op uw vordering voldoet en na die 3 maanden grotere bedragen. Met deze schriftelijke erkenning bereikt u dat de vordering in een later stadium niet eenvoudig meer kan worden betwist. Dit maakt het incasseren van de openstaande vordering een stuk eenvoudiger. Hiermee voorkomt u dat er een kostbare en langdurige procedure gevoerd moet worden over een onterecht dispuut. En dat tegen een debiteur die uiteindelijk niet kan betalen.

2. Disputen: los ze nu op!

In uw debiteurenportefeuille zitten ongetwijfeld betwiste vorderingen. Het is belangrijk om deze disputen zo snel mogelijk op te lossen. De kans is namelijk groot dat uw debiteur nu nog enige reserves heeft om aan haar betaalverplichting te kunnen voldoen. Over een aantal maanden mogelijk niet meer. We stevenen af op een enorme economische recessie, waarbij veel ondernemers failliet zullen gaan en na de zomer niet meer aan hun betaalverplichting kunnen voldoen.

Verder gaan de rechtbanken overbelast raken en procedures zullen nog langer gaan duren dat nu al het geval is. Rechtbanken zullen druk op beide partijen gaan uitoefenen om de zaak in der minne te regelen. De stok wordt vaak ergens in het midden gezet, of dat nu terecht is of niet. Dus voorkom al die kosten en die negatieve energie en regel het nu. De kans is groter dat u het nu goed geregeld krijgt en nog betaling kunt verwachten, dan nadat partijen in een procedure de hakken in het zand hebben gezet en de wederpartij misschien zelfs al geen verhaal meer biedt. Neem dus proactief contact op met uw debiteur en regel het!

3. Onderzoek de reden van non-betaling of uitstel van betaling: komt dit door de Coronacrisis?

Wij merken dat Corona troefkaart snel wordt getrokken door bedrijven. Ook door debiteuren die nog genoeg vet aan de botten hebben om aan hun betaalverplichtingen te kunnen voldoen. Wijst uw debiteur Corona aan als reden om niet te betalen? Vraag dan om schriftelijke bewijsstukken die dit kunnen onderbouwen. Indien een debiteur echt geen liquiditeiten meer heeft om aan haar betaalverplichting te kunnen voldoen, moet het mogelijk zijn hier een goede onderbouwing van te geven. Enkele voorbeelden hiervan zijn:

• Een verklaring van een derde deskundige zoals een accountant
• Bewijsstukken waaruit blijkt dat een beroep is gedaan op steunmaatregelen van de overheid
• Screenprints van bankrekeningen waaruit blijkt dat het saldo ontoereikend is

Kan uw debiteur deze stukken niet aanleveren? Of blijkt uit deze stukken dat zijn financiële situatie helemaal niet zo slecht is gesteld? Dan dient er gewoon betaald te worden.

4. Wees alert op crediteurenakkoorden en sterfhuisconstructies

Wij merken dat steeds meer bedrijven een nieuwe B.V. aan het oprichten zijn en dat de kans groot is, dat er gebruik gemaakt zal worden van een zogenaamde sterfhuisconstructie. Hierbij blijven de schulden in de oude B.V. achter en wordt er met een nieuwe B.V. verder gehandeld. In dat kader wordt er nogal eens vanuit de oude B.V. een voorstel tot een crediteurenakkoord gedaan. Als hier niet mee wordt ingestemd door de crediteuren laten de bestuurders de B.V. klappen. Wees alert op wijzigingen in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Daaruit is nogal eens te achterhalen wat de plannen van een debiteur zijn.

5. Kredietwaardigheid beoordeling is een stuk lastiger.

Wat is de waarde van een kredietrapport in deze tijd? Een bedrijf kan nog zo'n mooie kredietscore hebben op papier, maar blijkt in realiteit niet aan haar betaalverplichtingen te kunnen voldoen. De financiële ontwikkelingen zijn de afgelopen paar weken zo snel gegaan, dat de kredietwaardigheid van veel bedrijven in een paar weken volledig is veranderd. Belangrijk is dan ook dat u zelf goed contact heeft met uw debiteur en dagelijks of wekelijks de vinger aan de pols houdt over de ontwikkelingen aan de zijde van debiteur. Dit helpt u in de meeste gevallen beter dan een kredietrapport.

6. Beding (extra) zekerheden.

Kan uw debiteur niet aan haar betaalverplichting voldoen? Dan is het de moeite te onderzoeken of uw debiteur in staat is zekerheden te geven. Daarbij kunt u denken aan een borgstelling van de directeur of bestuurders in privé, een concerngarantie, een borgstelling/garantie van een derde partij of verpanding van vorderingen. Let erop, dat er geen schijnzekerheid wordt verstrekt en dat de zekerheid constructie op een goede manier wordt gecontracteerd. Wij zien nogal eens borgstellingsovereenkomsten en andere zekerheidsdocumenten die zo zijn opgesteld, dat ze niet rechtsgeldig zijn en dus niets waard zijn. Dat wilt u voorkomen.

7. Maak gebruik van eigendomsvoorbehoud en recht van reclame.

In het verlengde van tip 6 kan het zijn dat u een eigendomsvoorbehoud heeft bedongen. In het kader van schadebeperking kan het zinvol zijn om dit eigendomsvoorbehoud nu uit te winnen. Mogelijk bevinden uw zaken zich nog bij uw debiteur en kunt u deze terughalen en op een andere manier te gelde maken. Straks is uw debiteur mogelijk failliet en dan kunt u in het faillissement ook wel een beroep doen op uw eigendomsvoorbehoud, maar dan is het in de praktijk vaak een stuk lastiger om uw zaken terug te krijgen.

Verder wijzen wij u op het recht van reclame. Dit is een bij veel ondernemers onbekende vorm van zekerheid. Het is een zekerheid die door de wet wordt geboden. Binnen 6 weken nadat de betalingstermijn is verstreken of binnen 60 dagen nadat de zaken zijn geleverd, kunt u een beroep doen op dit recht en uw zaken retour kunt halen. Let op, deze termijnen zijn hard. Dat wil zeggen dat na deze termijnen dit beroep niet meer opgaat.

8. Gaat een beroep op overmacht wel op?

Het woord overmacht is een gevleugeld begrip in deze tijd. Te pas en te onpas wordt er een beroep op overmacht gedaan. Deze troef gaat echter vaak niet op. Contracten in Nederland moeten worden nagekomen. Een uitzondering kan zijn dat er overmacht optreedt of er sprake is van onvoorziene omstandigheden. Het is nog geheel onduidelijk of het Coronavirus juridisch als overmacht dient te worden gezien. Wat wel duidelijk is dat er geen sprake is van overmacht als er een redelijk alternatief voorhanden is. Dat is nogal eens het geval. Laat u aldus niet met een overmacht kluitje het riet in sturen.

9. Wees transparant over zaken die u niet kunt garanderen.

Bij het vastleggen van afspraken met uw debiteur is het verstandig duidelijkheid te verstrekken over bepaalde zaken die u door de huidige crisis niet kunt garanderen. Als u dat op voorhand in een contract goed vastlegt, zullen er achteraf minder snel problemen over ontstaan. Indien u bijvoorbeeld voor de vervaardiging van bepaalde producten onderdelen vanuit China nodig heeft, kan het slim zijn geen fatale levertermijn overeen te komen, omdat u mogelijk niet kunt garanderen dat bepaalde zaken op tijd geleverd zullen zijn.

10. Contracteer de bevoegdheid van de juiste rechter.

Bij het afsluiten van (nieuwe) contracten is het verstandig om de bevoegdheid van de Nederlandse rechter overeen te komen. Wij adviseren dat op te nemen in de vorm van een keuzemogelijkheid, namelijk de bevoegde Nederlandse rechter of de bevoegde rechter in het land van uw debiteur. Indien er immers geprocedeerd zal moeten worden heeft u de keuzemogelijkheid om ofwel naar de Nederlandse rechter te gaan ofwel naar de rechter in het land van uw debiteur. Uw debiteur zal deze contractsclausule ook wel aanvaarden gelet op de keuzemogelijkheid, deze keuzemogelijkheid is echter aan u. Hiermee voorkomt u dat u aangewezen bent op een procedure in het buitenland, waar procedures in veel gevallen langer duren en kostbaarder zijn.

Meer informatie over incasseren en zakendoen tijdens de Coronacrisis?

Deze bijzondere situatie brengt veel nieuwe vragen met zich mee. Op deze speciale Corona pagina vindt u allerlei nuttige informatie over incasseren, zakendoen, betalingsgedrag, gerechtelijke incasso en nog veel meer!

Contact met een specialist

Wilt u graag meer informatie over incasseren? Neem dan gerust contact met ons op. Onze incassospecialisten en advocaten helpen u graag verder.