Verbeter uw debiteurenbeheer in 5 simpele stappen

|
Auteur:
3 min.

Het effect van de coronamaatregelen wordt steeds beter voelbaar. Benieuwd hoe u uw debiteurenbeheer kunt verbeteren? Onze credit management consultants leggen uit hoe u dit kunt doen in 5 simpele stappen.

Stap 1: Zorg voor zekerheid dat u uw factuur betaald krijgt

Spreek met uw klant een vorm van zekerheidsrecht af om zo meer zekerheid te krijgen dat u betaald krijgt voor uw producten of diensten. Bijvoorbeeld door een eigendomsvoorbehoud af te spreken bij het leveren van goederen. Wanneer uw klant, huurder of leningnemer niet voldoet aan hun betalingsverplichting, kunt u terugvallen op uw zekerheidsrecht. Hierdoor heeft u minder last van openstaande vorderingen en hoeft u ook geen extra kosten te maken voor het incasseren van openstaande facturen.

De volgende vormen van zekerheidsrecht kunt u afspreken:

  • Eigendomsvoorbehoud
  • Pandrecht
  • Hypotheekrecht
  • Hoofdelijke aansprakelijkheid
  • Borgtocht

Het is per situatie verschillend wat u het beste af kunt spreken. Houd er rekening mee dat er eisen worden gesteld aan de diverse vormen van zekerheidsrecht. In de meeste gevallen dient een zekerheidsrecht afgesproken te worden vóórdat u zaken gaat doen met een partij. Uiteraard kunnen onze advocaten u helpen met het opstellen van een zekerheidsrecht of u advies geven wanneer u meer zekerheid wilt dat u betaald krijgt.

Stap 2: Laat uw contracten screenen

Wanneer u zakendoet, heeft u ongetwijfeld een contract afgesloten met de andere partij. U kunt altijd terugvallen op de bepalingen in het contract indien er een conflict ontstaat. In de praktijk zien wij regelmatig dat er discussie ontstaat omdat partijen ieder een andere uitleg geven aan een gemaakte afspraak. Partijen kiezen vaak zelf voor de bewoordingen van bepalingen in hun contracten, wat later voor onduidelijkheid kan zorgen.

Laat daarom uw contracten screenen door een gespecialiseerde advocaat. Zo weet u zeker dat de bepalingen in uw contract kloppend zijn en niet voor onduidelijkheid kunnen zorgen.

Stap 3: Gebruik geen verouderde algemene voorwaarden

Naast een juridisch sterk contract zijn ook algemene voorwaarden van belang. Goede algemene voorwaarden kunnen veel betalingsproblemen voorkomen. Zo zorgen de bepalingen rondom de betaling ervoor dat duidelijk is hoe er gefactureerd wordt, welke betalingstermijn er wordt gehanteerd en op welke manier er betaald dient te worden. Met deze duidelijke betalingsafspraken is de kans op onbetaalde facturen een stuk kleiner.

Houd er rekening mee dat algemene voorwaarden snel verouderen. Dit komt door wijziging van wet- en regelgeving, maar ook door veranderingen in uw organisatie (bijvoorbeeld omdat u ook andere producten bent gaan verkopen of omdat u op meer markten actief bent). Het is belangrijk dat uw algemene voorwaarden aansluiten bij uw specifieke bedrijfssituatie.

Over het algemeen raden wij aan om uw algemene voorwaarden 1 keer per 3 jaar te checken. Is het in uw geval langer geleden of zijn er veranderingen in uw bedrijfsvoering? Laat ons dan een quickscan uitvoeren op uw algemene voorwaarden. Onze gespecialiseerde advocaten checken dan uw algemene voorwaarden en geven u een adviesrapport waar eventuele risico’s zitten voor uw organisatie. Uiteraard helpen we u ook met het aanpassen van uw algemene voorwaarden.

Maakt u nog geen gebruik van algemene voorwaarden? Ook dan kunnen wij u helpen. Neem vrijblijvend contact op met onze advocaten. Wij leggen u graag uit wat wij voor u kunnen betekenen en welke kosten hieraan verbonden zijn.

Stap 4: Los disputen snel op

Heeft u een conflict met een andere partij? Hoe eerder u actie onderneemt, hoe groter de kans is dat uw conflict snel opgelost kan worden. En dat uw openstaande vordering wordt betaald. Richt uw dispuutmanagement daarom goed in en werk conform uw algemene voorwaarden en het contract dat u met uw debiteur heeft gesloten.

Indien u niet snel tot een oplossing met uw debiteur komt is het advies om uw vordering direct ter incasso over te dragen. In dat geval staan onze incassospecialisten u bij. Wij hebben ruime kennis en ervaring met het oplossen van betalingsconflicten tussen bedrijven. Wij zorgen ervoor dat uw conflict snel en efficiënt wordt opgelost, waarbij we uiteraard rekening houden met uw commerciële belangen.

Stap 5: Houd grip op uw aanmaningsproces en zorg voor een schriftelijke erkenning

Check op regelmatige basis uw openstaande facturen. Blijven facturen te lang openstaan? Onderneem dan snel actie. Neem contact op met uw klant en probeer te achterhalen waarom de factuur nog niet is voldaan. Blijf dus in contact met uw klant.

Belangrijk is dat u een schriftelijke erkenning heeft van uw vordering. Dat is een document waarin uw klant erkent dat er sprake is van een openstaande schuld. Met een schriftelijke erkenning kan de vordering niet eenvoudig meer worden betwist. Dit maakt het incasseren van de openstaande vordering een stuk eenvoudiger.

In sommige gevallen is het onduidelijk of uw klant wel wil of kan betalen. In het e-book ‘Het voorkomen van incasso’s in 7 stappen’ noemen wij een aantal signalen die erop wijzen dat een klant niet kan of wil betalen. Hiermee krijgt u nog meer grip op uw aanmaningsproces. Dit kan ook door uw klanten te segmenteren en hierop aangepaste sommatietrajecten te hanteren. Een grote klant heeft namelijk een andere aanpak nodig dan een kleine onderneming. Grip op nieuwe klanten krijgen verschilt ook ten opzichte van bestaande klanten. Door te segmenteren bent u beter in staat om uw klanten te monitoren. En dat is juist in deze tijd van belang.

Meer informatie over het verbeteren van uw debiteurenbeheer

Wilt u graag meer informatie over het verbeteren van uw debiteurenbeheer? Bent u benieuwd hoe wij uw organisatie kunnen helpen? Neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen u graag verder.