Wanneer u internationaal zakendoet gelden er andere regels voor het sturen van een factuur. Naast de standaardeisen die gelden voor het versturen van facturen, zijn er ook aanvullende eisen waar uw factuur aan moet voldoen. Onze internationale incassospecialisten leggen uit waar u rekening mee dient te houden wanneer zakendoet in het buitenland.

Welke eisen zijn er voor een factuur in het buitenland?

  • De algemene eisen voor het maken van een factuur
  • U moet het btw-nummer van de buitenlandse onderneming op de factuur vermelden
  • De factuur moet mogelijk in een andere taal worden opgesteld
  • U moet uw factuur mogelijk langer bewaren
  • U moet de factuur mogelijk digitaal versturen
  • De verjaringstermijn van uw factuur kan afwijken van de Nederlandse verjaringstermijn
  • U moet mogelijk vermelden dat er sprake is van eigendomsvoorbehoud

 

Btw bij klanten die gevestigd zijn binnen de EU

Bij afnemers die in de EU zijn gevestigd, dient er een onderscheid gemaakt te worden tussen particuliere klanten of zakelijke klanten. Iedereen die geen btw-nummer heeft, wordt gezien als particulier. In dat geval rekent u het Nederlandse tarief.

Wanneer uw klant een onderneming is met een btw-nummer, bent u verplicht om het btw-nummer van uw klant op de factuur te vermelden. U hoeft echter geen btw te rekenen, de btw wordt namelijk verlegd naar het land van uw klant. Uw klant moet zelf de btw opgeven in zijn eigen land. U bent als ondernemer verplicht om het btw-nummer van uw klant te controleren.

Op de website van de Belastingdienst vindt u meer informatie over het factureren naar het buitenland.

Btw bij klanten die buiten de EU gevestigd zijn

Bij afnemers buiten de EU, dient u 0% btw in rekening te brengen. Overigens moet u zelf bij uw btw-aangifte opgeven dat u goederen buiten de EU exporteert. Wanneer u diensten verleend buiten de EU, gelden er specifieke regels. Bekijk daarvoor de website van de Belastingdienst om te zien wat er van toepassing is in uw situatie. Hier vindt u bovendien een tool waarmee u de btw kunt berekenen.

In welke taal moet de factuur gestuurd worden?

Er zijn geen regels voor de taal waarin facturen moeten worden opgesteld. Wanneer u zakendoet met een internationale onderneming, is het verstandig om de factuur aan te passen naar de taal waarmee u met uw internationale klant communiceert. Een goede en begrijpelijke factuur zorgt er namelijk voor dat facturen sneller worden betaald.

Hoe lang moet ik buitenlandse facturen bewaren?

Voor Nederlandse facturen geldt een bewaartermijn van 7 jaar (en 10 jaar bij facturen over onroerende zaken) maar in het buitenland gelden er andere termijnen voor het bewaren van een factuur. Het is daarom aan te raden om te controleren welke termijn er geldt in het land van uw klant.

Moet ik buitenlandse facturen digitaal sturen of per post?

Het is per land verschillend of u de factuur digitaal moet sturen of dat u een papieren versie kunt sturen. Zo zijn e-invoices in Italië verplicht. Voor een correcte VAT-aftrek (btw-aftrek) wordt geëist dat facturen digitaal worden verstuurd. Ook in Spanje en Frankrijk zijn er stappen gezet om digitaal factureren te verplichten.

Wat is de verjaringstermijn van mijn buitenlandse factuur?

De verjaringstermijn van een factuur is in elk land anders. Waar in Nederland een factuur na 5 jaar verjaart, geldt in Polen een verjaringstermijn van 2 jaar. Ook het moment waarop de verjaring ingaat is in elk land anders. Zo gaat de verjaringstermijn in Nederland in op het moment dat de betaaltermijn is verstreken. In Duitsland is dat pas aan het einde van het jaar waarin de betaaltermijn is verstreken. Tot slot is de wijze waarop een verjaring gestuit kan worden ook per land verschillend. In Nederland kan dat met een stuitingsbrief, maar in sommige landen kan alleen met een gerechtelijke procedure de verjaring gestuit worden. Lees meer over de verjaringstermijn van internationale vorderingen.

Eigendomsvoorbehoud vermelden op de factuur

Heeft u een eigendomsvoorbehoud afgesproken? Dan is het belangrijk dat dit wordt vermeld in de algemene voorwaarden of in het contract. In sommige landen gelden echter aanvullende eisen. Zo moet u in Italië niet alleen in uw algemene voorwaarden aangeven dat er sprake is van een eigendomsvoorbehoud, u moet dit ook op elke factuur vermelden. Wanneer u dit niet doet, is uw eigendomsvoorbehoud niet geldig.

Wat als mijn buitenlandse klant de factuur niet betaalt?

Als uw buitenlandse klant de factuur niet betaalt binnen de afgesproken betaaltermijn, is ons advies om eerst een betalingsherinnering te sturen. Mocht dit niet het gewenste effect hebben, dan kunt u het beste bellen naar uw debiteur en een laatste aanmaning sturen. Op onze website vindt u volop incassotips die u kunt toepassen wanneer uw buitenlandse klant niet betaalt.

Mochten uw inspanningen niet leiden tot de betaling van uw factuur, wacht dan niet te lang met het overdragen van uw incassozaak. Hoe sneller wij actie kunnen ondernemen, hoe groter de kans is dat uw factuur volledig wordt betaald. Lees meer over internationale incasso en wat onze internationale specialisten voor u kunnen betekenen.

Meer informatie over factureren in het buitenland

Wilt u meer weten over factureren in het buitenland? Neem dan gerust contact op met onze internationale incassospecialisten. Wij helpen u graag verder.

CONTACTFORMULIER

Heeft u een vraag over dit onderwerp of wilt u graag een persoonlijk gesprek? Vul dan het contactformulier in. Ik neem zo snel mogelijk contact met u op.
Jeroen de Kort - Legal counselJeroen de Kort
Legal counsel
Ja, ik ga akkoord met de Privacyverklaring