Factuur sturen

Wat is een factuur?

Een factuur is een document met daarin een betalingsverzoek voor de geleverde diensten of goederen. U stuurt dit document nadat u goederen of diensten hebt geleverd aan uw klant. In de factuur staat een overzicht van wat er is geleverd, welk bedrag hiervoor betaald moet worden en wanneer dit bedrag betaald moet zijn. Voor het versturen van facturen gelden wettelijke eisen vanuit de Belastingdienst waar u als verkoper aan moet voldoen.

Inhoud artikel factuur sturen

• Is het sturen van een factuur verplicht?
• Waar moet een factuur aan voldoen?
• Wat moet er op een factuur staan?
• Factureren naar het buitenland
• Wanneer moet je de factuur sturen?
• Moeten de algemene voorwaarden op de achterkant van de factuur?
• Hoe lang moet je een factuur bewaren?
• Wat als de factuur niet wordt betaald?
• Wanneer vervalt een factuur?

Is het sturen van een factuur verplicht?

Wanneer u als onderneming zakendoet met andere ondernemingen is het verplicht om een factuur te sturen voor de geleverde goederen of diensten. Er zijn echter uitzonderingen. Op de website van de Belastingdienst kunt u zien wie er verplicht zijn om te factureren.

Waar moet een factuur aan voldoen?

Een factuur is pas rechtsgeldig als hij aan een aantal eisen voldoet die door de Belastingdienst zijn opgesteld. Zo moeten er bepaalde gegevens op de factuur vermeld worden. Doet u dat niet, dan is uw factuur niet rechtsgeldig. Zowel uw bedrijf als uw klant kunnen dan geen gebruik maken van de btw-aftrek.

Wat moet er op een factuur staan?

Wanneer u een factuur maakt, is het belangrijk dat de volgende onderdelen op de factuur staan:

• Uw btw-nummer
• Uw KvK-nummer
• Een uniek factuurnummer. Het is wettelijk verplicht dat facturen genummerd worden. Dit om te voorkomen dat facturen buiten de radar van de belastingdienst blijven.
• De factuurdatum: de datum wanneer u de factuur stuurt.
• Uw bedrijfsnaam en adres. Gebruik hierbij de naam die bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd.
• Naam en adres van uw klant. Gebruik hier het vestigingsadres van uw klant en geen postbusnummer.
• Datum van de levering of de geleverde dienst
• Hoeveelheid en soort geleverde goederen: zorg voor een duidelijke omschrijving
• Omvang en soort geleverde diensten: zorg voor een duidelijke omschrijving
• Bij vooruitbetaling: datum van betaling
• Het btw-tarief en het btw-bedrag
• Het factuurbedrag
• Naar welk rekeningnummer het bedrag moet worden overgemaakt
• Betalingstermijn: de datum wanneer de factuur betaald moet zijn

Factureren naar het buitenland

Ook wanneer u zakendoet in het buitenland zijn er een aantal eisen waar uw factuur aan moet voldoen. Lees hier over factureren naar een buitenlandse klant.

Wanneer moet je de factuur sturen?

Volgens de eisen van de Belastingdienst moet een factuur verstuurd worden voor de 15^e van de maand die volgt op de maand waarin de goederen of diensten zijn geleverd. Stel u heeft op 10 april goederen verkocht. U dient dan voor 15 mei de factuur te sturen naar uw klant.

Het is dus niet toegestaan om lang te wachten met het versturen van een factuur. Dat is ook niet aan te raden, want hoe langer u wacht, hoe groter de kans is dat uw klant niet meer weet waar de factuur precies voor is en de factuur niet tijdig wordt betaald. Het innen van vorderingen begint bij uzelf: zorg dat u tijdig de factuur stuurt voor geleverde diensten of goederen.

Moeten de algemene voorwaarden op de achterkant van de factuur?

De algemene voorwaarden mogen op de achterkant van de factuur vermeld worden, maar dit is zeker geen vereiste. Sterker nog, het is niet eens voldoende wanneer u alleen op de factuur verwijst naar uw algemene voorwaarden.

Indien u gebruik maakt van algemene voorwaarden, moet u dit kenbaar maken vóórdat een overeenkomst wordt gesloten. Op het moment dat een factuur wordt gestuurd, is de overeenkomst al tot stand gekomen. Als u op dat moment voor het eerst verwijst naar uw algemene voorwaarden, is dat dus te laat, waardoor uw voorwaarden niet rechtsgeldig zijn. En dat kan vervelende situaties opleveren. Zorg er daarom voor dat u tijdig bekend maakt dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn op de overeenkomst.

Hoe lang moet je een factuur bewaren?

De Belastingdienst eist dat u facturen 7 jaar bewaart en facturen over onroerende zaken dient u 10 jaar te bewaren. De Belastingdienst kan hierdoor uw administratie controleren. U moet facturen bewaren in de vorm waarin u een factuur hebt ontvangen of verstuurd. Zijn de facturen digitaal verstuurd? Dan moet u ze digitaal bewaren. Wanneer u facturen naar buitenlandse klanten stuurt, kunnen er andere regels gelden voor het bewaren van facturen.

Wat als de factuur niet wordt betaald?

Wanneer u een factuur verstuurt, verwacht u dat deze ook wordt betaald. Helaas is dat niet altijd het geval en zijn er klanten die de factuur niet betalen. Dit kan voor grote financiële problemen zorgen binnen uw organisatie. Daarom is het niet alleen belangrijk om goede facturen te sturen, maar ook om dit goed op te volgen. Zorg er daarom voor dat wanneer een factuur niet wordt betaald, u direct een betalingsherinnering stuurt. Wanneer dit geen effect heeft, is ons advies om uw debiteur te bellen en daarna een laatste aanmaning te sturen. Lees hier meer incassotips wat u zelf kunt doen.

Mocht dit ook niet tot betaling van uw factuur leiden, schakel dan een incassospecialist in voor de betaling van uw factuur. Hoe sneller u uw zaak overdraagt, hoe groter de kans is dat wij uw factuur succesvol kunnen incasseren. Lees hier hoe wij u kunnen helpen met het incasseren van openstaande facturen. Uiteraard kunt u ook vrijblijvend contact opnemen met onze incassospecialisten en uw zaak aan ons voorleggen. Wij geven u altijd een duidelijk en eerlijk advies over uw zaak.

Wanneer vervalt een factuur?

Een factuur kunt u niet eeuwig incasseren, een factuur kent namelijk een verjaringstermijn. Wanneer deze termijn is verstreken, vervalt het recht om betaling van uw factuur te eisen. In Nederland geldt voor zakelijke vorderingen een verjaringstermijn van 5 jaar. Deze termijn gaat in op het moment dat een vordering opeisbaar is. Heeft u een factuur in het buitenland? Dan gelden er andere verjaringstermijnen. Ook het moment waarop de verjaringstermijn ingaat, is per land verschillend. Lees hier meer over internationale verjaringstermijnen van facturen.

Debiteurenbeheer verbeteren

Wilt u uw debiteurenbeheer verbeteren? Van het sturen van facturen tot het incasseren van openstaande vorderingen: onze creditmanagementconsultants zorgen ervoor dat dit proces goed is ingericht en dat uw organisatie de juiste stappen neemt om facturen snel betaald te krijgen. Bekijk hier wat onze consultants en incassospecialisten voor uw organisatie kunnen betekenen.

Meer informatie over het versturen van facturen

Wilt u graag meer weten over het versturen van goede facturen? Neem dan gerust contact met ons op. Onze specialisten helpen u graag verder.