Incasseren en het nakomen van contracten tijdens de Coronavirus (COVID-19) crisis

Het Coronavirus heeft de hele wereld in z’n greep. Niet alleen de volksgezondheid is in gevaar, ook de wereldeconomie wordt hierdoor bedreigd. Want om het virus in te dammen, worden er wereldwijd forse maatregelen genomen. Grenzen gaan op slot, evenementen worden afgelast en horecagelegenheden, kappers en andere winkels moeten sluiten. Bedrijven worden hard geraakt door de overheidsmaatregelen.

Die maatregelen zijn nodig, want onze gezondheid staat voorop. Maar dat neemt niet weg dat deze maatregelen ook andere zorgen met zich brengen voor verschillende ondernemers. Want geen werk betekent geen inkomsten. Voor veel bedrijven zal de Coronacrisis daarom ook financiële problemen met zich meebrengen.

Overheidssteun voor bedrijven

Gelukkig laten de Europese overheden hun bedrijven niet in de kou staan. Diverse maatregelen zijn genomen om de financiële problemen bij bedrijven zoveel mogelijk te beperken. U kunt hier lezen welke maatregelen er per land worden genomen.

Hoewel het fijn is dat de overheid steun biedt aan bedrijven, zullen er ongetwijfeld toch financiële problemen gaan ontstaan bij bedrijven als gevolg van het Coronavirus. Het zal voor veel bedrijven lastig zijn om contractuele afspraken na te komen. In dit artikel leest u diverse scenario’s en hoe u hier het beste mee om kunt gaan.

Ons algemene advies: ga direct met uw klant of leverancier in gesprek. Uit onze incassopraktijk weten wij dat er vaak verschillende mogelijkheden zijn om een probleem op te lossen. Laat het niet zover komen dat er geen gesprek meer mogelijk is en dat de onderlinge verhouding wordt verstoord. Zeker niet in deze situatie, want het Coronavirus heeft voor veel bedrijven een ontzettend grote impact.

1. Mijn klant is niet bereikbaar

Een debiteur die de factuur niet betaalt en niet bereikbaar is: vaak is dat een teken aan de wand. Meestal hopen zij zo de betaling te kunnen ontlopen. Maar in deze situatie is het helemaal niet ondenkbaar dat uw debiteur niet bereikbaar is. Veel landen zijn immers in een lockdown. De uitvoering daarvan is in elk land anders, maar in landen als Spanje en Italië betekent dat alleen essentiële bedrijven open zijn. Alleen wanneer men kan thuiswerken, zal een bedrijf nog operationeel zijn. Maar de kans is groot dat niet elk bedrijf zijn processen zo heeft ingericht dat thuiswerken mogelijk is. Benieuwd hoe u hier het beste mee omgaat?

– Check de website van de debiteur

Veel bedrijven informeren via hun website hoe zij omgaan met de maatregelen rondom het Coronavirus en wat voor impact dit heeft op hun bedrijf. Daarnaast hebben de meeste bedrijven hun klanten en leveranciers per e-mail geïnformeerd over op welke wijze zij nu bereikbaar zijn.

– Stuur uw klant een e-mail

Heeft het bedrijf niets gecommuniceerd over impact van Corona op het bedrijf? Stuur dan een e-mail naar het bedrijf. Mogelijk zijn er gewoon werknemers thuis aan het werk of kan iemand vanuit thuis de ingekomen e-mails bekijken. Wees vriendelijk en empathisch, en vraag welke impact het Coronavirus heeft op de organisatie en hoe de betalingen nu geregeld worden.

2. Uw klant kan vanwege het Coronavirus niet meer (tijdig) leveren

Waar eerst alleen nog bedrijven niet konden leveren die afhankelijk waren van China, geldt dat nu voor bedrijven over de hele wereld. Veel bedrijven liggen stil, en als ze wel werken hebben ze vaak te maken grenzen die gesloten zijn. Dit maakt internationale handel op dit moment erg ingewikkeld voor veel bedrijven. Neem contact op met uw klant om samen tot een oplossing te komen waar u beiden tevreden mee bent. Wanneer de Coronacrisis voorbij is, wilt u waarschijnlijk weer met elkaar zakendoen. Het is dan ook belangrijk om de goede relatie in stand te houden.

3. U kunt zelf niet meer leveren vanwege de Coronacrisis

De meeste productiebedrijven in Nederland zijn op dit moment nog gewoon operationeel, aangezien er geen sprake is van een volledige lockdown. Toch kan het voorkomen dat u zelf problemen heeft met het leveren van uw producten of diensten. Bijvoorbeeld omdat u afhankelijk bent van een toeleverancier elders in de wereld. Of omdat uw klant zich in een land bevindt waar de grenzen gesloten zijn. Het leveren van producten wordt dan onmogelijk. Zorg er in dat geval voor dat u snel contact opneemt met uw klant om de situatie uit te leggen. Bekijk of er eventueel andere mogelijkheden zijn. Focus op het behoud van een goede relatie met uw klant.

4. Vanwege het Coronavirus worden orders gecanceld

Heeft u met uw klant afgesproken om een bepaald product of dienst te leveren, maar worden deze orders gecanceld? Dit is erg vervelend, zeker als u al kosten heeft gemaakt voor deze klant. Probeer daarom een oplossing te vinden die voor beide partijen reëel zijn. Lukt dat niet? Dan kunt u de hulp van een mediator inschakelen. In sommige landen worden de kosten van een mediator zelfs vergoed door de overheid, aangezien zij veel juridische geschillen verwachten. Ook op ons kantoor zijn business mediators werkzaam. Zij helpen u graag met een passende oplossing in deze situatie.

5. Uw factuur wordt niet op tijd betaald

Wanneer een factuur niet wordt betaald, is ons advies hetzelfde als altijd: neem contact op met uw klant om deze te herinneren aan de factuur en laat weten dat u alsnog betaling verwacht. Mogelijk heeft uw klant in alle hectiek rondom het Coronavirus de factuur over het hoofd gezien. Of is men nog bezig om alles operationeel anders in te richten omdat men vanuit huis is gaan werken, en is er een achterstand opgelopen in het betalen van facturen. Door contact op te nemen met uw klant krijgt u ongetwijfeld meer informatie over de situatie van uw klant.

Laat merken dat u begrip heeft voor de situatie waar uw klant zich in bevindt. Zo kunt u overwegen om een betalingsregeling af te spreken als uw klant dit voorstelt. Voordat u hiermee instemt, is het belangrijk dat u eerst een creditcheck doet. Zo ziet u hoe uw klant er financieel voorstaat. Wanneer uw klant problemen ondervindt vanwege het Coronavirus, is het mogelijk dat uw klant (mede door de hulp van de overheid) in een later stadium wel uw volledige factuur kan betalen. Maar wanneer uw klant ook al voor de crisis een slechte creditscore heeft, is een betalingsregeling mogelijk niet de beste oplossing.

6. Is een gerechtelijke incassoprocedure nog wel mogelijk?

In sommige gevallen kan een gerechtelijke incassoprocedure de beste oplossing zijn. Maar veel ondernemers vragen zich af of een gerechtelijke procedure op dit moment wel mogelijk is. Veel landen hebben momenteel een lockdown en dit heeft ook invloed op de Europese rechtbanken. Onze internationale advocaten laten in dit artikel weten wat de huidige status is in hun land en hoe de rechtbanken daarmee om springen.

Over het algemeen geldt dat de meeste rechtbanken alleen nog urgente procedures voeren, andere gerechtelijke procedures zijn uitgesteld. Urgente procedures worden veelal online gevoerd of zonder publiek. Ook het starten van een nieuwe procedure kan meestal alleen nog online.

7. Mijn klant is failliet vanwege het Coronavirus

Het is niet ondenkbaar dat klanten vanwege het Coronavirus failliet zullen gaan. Hoewel veel overheden van alles uit de kast trekken om bedrijven financieel te ondersteunen, zullen er ook bedrijven zijn die niet langer kunnen blijven bestaan. Zeker bedrijven die voor de coronacrisis al een slechte liquiditeit hadden.

Indien uw klant failliet is, wordt er meestal een curator aangesteld om het faillissement af te wikkelen. Dit is per land verschillend. Geef de openstaande vordering door aan de curator, die zorgt ervoor dat uw vordering wordt geregistreerd. Heeft u goederen geleverd onder eigendomsvoorbehoud? Dan kunt u mogelijk deze goederen terugvragen. Wanneer uw debiteur zich in het buitenland bevindt, kan dat een ingewikkelde situatie zijn vanwege het sluiten van landsgrenzen. Vraag daarom advies aan onze insolventieadvocaten. Zij staan u graag bij in deze situatie en nemen uw zorgen uit handen.

Maatschappelijk verantwoord ondernemen tijdens de Coronavirus-crisis

Wij streven altijd naar het beste resultaat voor onze klanten, maar benaderen onze debiteuren met respect. Niet alleen in deze crisis, maar altijd. Als advocatenkantoor zijn niet alleen verplicht om altijd de wet te volgen en hiernaar te handelen, wij vinden dit zelf ook erg belangrijk. Daarom hebben wij al enige jaren het project ‘Debtcare’. Na het afronden van een incassozaak sturen wij onze debiteuren een korte vragenlijst waarin wij de mening vragen van de debiteur over de handelswijze van de incassozaak. Deze input gebruiken wij om onze dienstverlening verder te verbeteren. Ook in deze tijd staat het respectvol benaderen van debiteuren hoog in het vaandel. Heeft u een vraag over onze werkwijze of wilt u maatwerkafspraken maken over uw incassozaken? Neem dan gerust contact met ons op.

Contact

Voor meer informatie over incasseren tijdens deze periode rondom het Coronavirus, neem gerust contact met ons op. Onze advocaten, juristen, incassospecialisten en mediators werken op dit moment allemaal vanuit huis. Onze processen zijn zo ingericht dat onze dienstverlening gewoon doorgaat zoals u van ons gewend bent. Wij denken graag met u mee naar een passende oplossing in uw situatie. Wij staan u graag telefonisch te woord, maar een video conference behoort uiteraard ook tot de mogelijkheden.