Een betalingsregeling treffen met een klant in 7 stappen

Bij een betalingsregeling wordt afgesproken om het openstaande factuurbedrag in delen te betalen. Hiermee wordt afgeweken van de oorspronkelijke afspraak om de factuur in één keer te voldoen.

Een betalingsregeling kan voor uw klant erg gunstig zijn, die heeft nu wat meer ademruimte en de kans om zijn financiële situatie op orde te brengen. Maar dat wil niet zeggen dat het treffen van een betalingsregeling ook altijd voordelig is voor uw organisatie. U moet immers langer wachten op uw geld. En u bent helemaal niet verplicht om in stemmen met een betalingsregeling.

Betalingsregeling treffen met klant

Wilt u een betalingsregeling treffen met uw zakelijke klant? Volg dan dit 7 stappenplan van onze incassospecialisten. Zo houdt u de kans op een volledige betaling van uw factuur het grootst.

Stap 1: Laat uw klant met het initiatief komen

Ons advies is om altijd uw klant een betalingsvoorstel te laten doen wanneer hij de factuur niet meteen volledig kan betalen. Neem niet zelf het initiatief voor een betalingsregeling zodra u merkt dat uw klant de factuur niet kan betalen. Als u laat zien dat u heel makkelijk afstapt van de huidige betaalafspraken, kan dat uw klant het idee geven dat u de betaling van de factuur niet heel serieus neemt.

Stap 2: Wat is haalbaar voor uw eigen organisatie?

Wanneer de betaling wordt uitgesteld, moet u deze lasten dragen. Zo heeft u administratief meer werkzaamheden, wat natuurlijk meer kosten met zich meebrengt. Daarnaast heeft u te maken met de kosten die u kwijt bent aan rente. Check daarom altijd of dit haalbaar is voor uw organisatie. U bent immers niet verplicht om een betalingsregeling te treffen met uw klant.

Stap 3: Check de kredietwaardigheid van uw klant

Voordat u een betalingsregeling gaat afspreken is het aan te raden om de kredietwaardigheid van uw klant te checken. Mogelijk is de financiële situatie van uw klant zodanig slecht dat ook een betalingsregeling geen zin heeft. Wanneer een betalingsregeling wel nut heeft: beoordeel dan wat maximaal haalbaar is voor uw debiteur.

Stap 4: Maak een concreet betalingsschema

Maak duidelijke en concrete afspraken over de betaling die voor beiden partijen realistisch zijn:

• Welk bedrag moet er worden betaald?
• Hoeveel termijnen spreekt u af en op welke data wordt er betaald? Ons advies is om de betalingsregeling zo kort mogelijk te houden en zo min mogelijk termijnen te hanteren. Hoe langer de regeling, des te meer risico dat uw debiteur de regeling niet nakomt.
• Welke rente wordt er berekend over de afbetalingstermijn?
• Wat zijn de consequenties als er niet wordt betaald? Benoem dat de regeling direct opeisbaar is wanneer uw debiteur de betalingsregeling niet nakomt. Dit betekent dat u direct juridische actie kunt ondernemen. Daarnaast is ons advies om ook de incassokosten te benoemen die uw debiteur moet betalen indien hij de regeling niet nakomt.

Stap 5: Leg de afspraken schriftelijk vast

Zorg dat u de afspraken rondom de betalingsregeling schriftelijk vastlegt. Laat deze regeling ook ondertekenen door de debiteur. Zo voorkomt u dat er in een later stadium discussie ontstaat over de betaling. Gaat het om grote bedragen? Dan kunt u de betalingsregeling het beste vastleggen in een notariële akte.

Stap 6: Afspraken opvolgen

Wanneer u een betalingsregeling treft met uw klant, komt u hiermee uw klant tegemoet. U bent namelijk niet verplicht om een betaling in delen te accepteren als er eerder andere afspraken zijn gemaakt. Zorg er daarom voor dat deze nieuwe afspraken ook worden nageleefd. Hou de nieuwe betalingstermijnen goed in de gaten en onderneem direct actie als er weer niet op tijd wordt betaald. Zo voorkomt u dat het betalen van de factuur een eindeloos proces wordt.

Stap 7: Schakel een incassopartij in

Wat als uw klant zich niet aan de betalingsafspraken houdt? Dan is het tijd om een externe partij in te schakelen voor het incasseren van uw factuur. Met het treffen van een betalingsregeling bent u al tegemoetgekomen aan uw debiteur. Als uw debiteur zich hier vervolgens ook niet aanhoudt, is de maat vol. Schakel dan direct een incassospecialist of advocaat in die namens u de factuur probeert te incasseren. Omdat wij meer druk kunnen zetten dan een incassobureau, heeft dit vaak wel het gewenste effect. Dan blijkt heel vaak dat de openstaande factuur zomaar ineens heel snel in één keer kan worden betaald.

Is het verplicht om een betalingsregeling af te spreken?

In de praktijk horen wij vaak dat debiteuren een betalingsregeling proberen te forceren door aan te geven dat een betalingsregeling verplicht is. Maar dat is helemaal niet het geval. U bent helemaal niet verplicht om een betalingsregeling te accepteren als uw debiteur dit voorstelt. U mag dit gewoon weigeren en van uw debiteur verlangen dat het openstaande bedrag in één keer wordt betaald. En wanneer uw klant geen gehoor aan geeft, kunt u een incassopartij inschakelen om de openstaande factuur te laten incasseren.

Deze verplichting geldt ook niet wanneer een incassobureau of advocaat de vordering probeert te incasseren. Ook deze partijen zijn niet verplicht om een betalingsregeling te treffen. Een deurwaarder, incassobureau of advocaat behartigt namelijk de belangen van de klant, en niet van de debiteur. Daarom zullen wij dan ook altijd eerst met u overleggen voordat wij een betalingsregeling afspreken met een debiteur.

Voordelen en nadelen van een betalingsregeling

Waarom zou u eigenlijk een betalingsregeling afspreken met een debiteur? Wij zetten de voor- en nadelen op een rijtje.

Voordelen

• Ademruimte voor debiteur die (tijdelijk) in financiële problemen zit.
• Duidelijke betalingsafspraken op papier.

Nadelen

• Langer wachten op uw geld.
• Extra administratieve kosten.
• Geen garantie dat de factuur alsnog wordt betaald.
• Slechte financiële status kan voorbode zijn van een faillissement.

Onze incassospecialisten en advocaten

Bierens heeft een groot team aan incassospecialisten, bestaande uit advocaten, juristen en incassospecialisten. Wij zorgen ervoor dat uw zaak wordt behandeld door de juiste specialist. Vaak is dat iemand die ervaring heeft met uw branche of gespecialiseerd is in incasseren in het land van uw debiteur. Zo bent u ervan verzekerd dat altijd de juiste incassospecialist met uw zaak aan de slag gaat.

Contact met een incasso advocaat

Wilt u graag meer informatie over het treffen van een betalingsregeling? Neem dan gerust contact met ons op. Onze incasso specialisten geven u graag advies over uw specifieke situatie. Met hun hulp wordt uw openstaande factuur snel betaald.