Het effect van de coronamaatregelen wordt steeds beter voelbaar. Benieuwd hoe u uw debiteurenbeheer kunt verbeteren zodat u optimaal bent voorbereid op een eventuele crisis? Lees dan de 5 tips van onze incassospecialisten.
Tip 1: Zorg voor zekerheid dat u uw factuur betaald krijgt
Er zijn diverse vormen van zekerheidsrecht die u kunt afspreken met uw zakenpartner om zo meer zekerheid te krijgen dat u betaald krijgt voor uw producten of diensten. Het is per situatie verschillend wat u het beste af kunt spreken.
• Eigendomsvoorbehoud
• Pandrecht
• Hypotheekrecht
• Hoofdelijke aansprakelijkheid
• Borgtocht
Deze vormen kunt u, met uitzondering van eigendomsvoorbehoud, afspreken nadat u hebt gefactureerd. Maar daar zijn risico’s aan verbonden! Daarom kunt u dit beter vooraf regelen.
Tip 2: Voorkom juridische conflicten door uw contracten te (laten) screenen
Er zijn verschillende soorten contracten. Daarvan zijn een aantal in de wet benoemd en een aantal niet. Veel onderwerpen kunnen partijen zelf regelen maar er zijn soms ook dingen die in de wet zijn vastgelegd.
Met een goed contract kunt u juridische conflicten voorkomen. Daardoor kunt u sneller uw factuur betaald krijgen. Maar ook het beëindigen van een contract gaat eenvoudiger. Zeker in deze huidige Corona crisis zult u met sommige partijen de samenwerking willen beëindigen zonder dat hier consequenties aan zitten voor uw organisatie.
Tip 3: Voorkom betalingsproblemen en gebruik (geen verouderde) algemene voorwaarden
Goede algemene voorwaarden kunnen veel betalingsproblemen voorkomen. Zo zorgen de bepalingen rondom de betaling ervoor dat duidelijk is hoe er gefactureerd wordt, welke betalingstermijn er wordt gehanteerd en op welke manier er betaald dient te worden. Met deze duidelijke betalingsafspraken is de kans op onbetaalde facturen een stuk kleiner.
Houd er wel rekening mee dat algemene voorwaarden snel verouderen. Daarom is het van belang om uw algemene voorwaarden regelmatig te laten screen en te updaten.
Tip 4: Los disputen snel op
Zorg ervoor dat disputen snel worden opgelost. Richt uw dispuutmanagement daarom goed in en werk conform uw algemene voorwaarden en het contract dat u met de debiteur heeft gesloten. Indien u niet snel tot een oplossing met uw debiteur kunt komen, is het advies om uw vordering direct ter incasso over te dragen. Hoe eerder u actie onderneemt, hoe groter de kans is dat er nog iets te halen valt.
Tip 5: Zorg voor nog meer grip op uw aanmaningsproces
Door te segmenteren (bijvoorbeeld nieuwe versus bestaande klanten en grote versus kleine klanten) kunt u een strak proces aanhouden. Daarbij bent u ook beter in staat om bestaande klanten te monitoren. Juist dat is in deze tijd van belang. Zorgen dat u daar grip op krijgt en houdt.
