5 Tips om uw debiteurenbeheer te verbeteren

Met goed debiteurenbeheer staat u sterker en houdt u grip op uw onbetaalde facturen. Benieuwd hoe u uw debiteurenbeheer kunt verbeteren zodat u optimaal bent voorbereid op een eventuele crisis? Lees dan deze 5 tips van onze incassospecialisten.

Tip 1: Zorg voor zekerheid dat u uw factuur betaald krijgt

Spreek met uw klant een vorm van zekerheidsrecht af om zo meer garantie te krijgen dat u betaald krijgt voor uw producten of diensten. Bijvoorbeeld door een eigendomsvoorbehoud af te spreken bij het leveren van goederen. Wanneer uw klant, huurder of kredietnemer niet voldoet aan de betalingsverplichting, kunt u terugvallen op uw zekerheidsrecht. Hierdoor heeft u minder last van openstaande vorderingen en hoeft u ook geen extra kosten te maken voor het incasseren van openstaande facturen.

De volgende vormen van zekerheidsrecht kunt u afspreken:

• Eigendomsvoorbehoud
• Pandrecht
• Hypotheekrecht
• Hoofdelijke aansprakelijkheid
• Borgtocht

U kunt deze zekerheidsvormen het beste afspreken voordat u zaken gaat doen met een partij. Welke zekerheidsvorm het beste is, verschilt per situatie. Houd er rekening mee dat er eisen worden gesteld aan de diverse vormen van zekerheidsrecht. Uiteraard adviseren onze advocaten u graag bij het opstellen van een zekerheidsrecht om uw debiteurenbeheer te verbeteren.

Tip 2: Laat uw contracten screenen

Wanneer u zakendoet, heeft u ongetwijfeld een contract afgesloten met de andere partij. Mocht er een conflict ontstaan, dan kunt u altijd terugvallen op de bepalingen in het contract. Er zijn verschillende soorten contracten. Een aantal daarvan zijn in de wet benoemd, maar veel kunt u ook zelf regelen zonder wettelijke eisen.

In de praktijk zien wij regelmatig dat er discussie ontstaat omdat partijen ieder een andere uitleg geven aan een gemaakte afspraak. Partijen kiezen vaak zelf voor de bewoordingen van bepalingen in hun contracten, wat later voor onduidelijkheid kan zorgen. Laat daarom uw contracten screenen door een gespecialiseerde advocaat. Zo weet u zeker dat de bepalingen in uw contract kloppend zijn en niet voor onduidelijkheid kunnen zorgen.

Tip 3: Zorg dat uw algemene voorwaarden up-to-date zijn

Naast een juridisch sterk contract zijn ook algemene voorwaarden van belang. Goede algemene voorwaarden kunnen veel betalingsproblemen voorkomen. U maakt hiermee duidelijk hoe u factureert, welke betalingstermijn u hanteert en hoe de klant moet betalen. Met deze duidelijke betalingsafspraken maakt u de kans op onbetaalde facturen een stuk kleiner.

Houd er wel rekening mee dat algemene voorwaarden snel verouderen. Dit komt door wijzigingen van wet- en regelgeving, maar ook door veranderingen in uw organisatie (bijvoorbeeld omdat u ook andere producten bent gaan verkopen of omdat u op meer markten actief bent). Het is belangrijk dat uw algemene voorwaarden blijven aansluiten op uw specifieke bedrijfssituatie.

Wij raden u daarom aan om uw algemene voorwaarden één keer per 3 jaar te checken. Is het in uw geval langer geleden of zijn er veranderingen in uw bedrijfsvoering? Laat ons dan een quickscan uitvoeren op uw algemene voorwaarden. Onze gespecialiseerde advocaten checken dan uw algemene voorwaarden en geven u een adviesrapport met eventuele risico’s voor uw organisatie. Uiteraard helpen we u ook met het aanpassen van uw algemene voorwaarden.

Tip 4: Los conflicten snel op

Heeft u een conflict met een andere partij? Hoe eerder u actie onderneemt, hoe groter de kans dat uw conflict snel opgelost kan worden en dat uw openstaande vordering wordt betaald. Houd dreigende conflicten dus goed in de gaten en werk conform uw algemene voorwaarden en het contract dat u met uw debiteur heeft gesloten.

Lukt het niet om snel tot een oplossing te komen met uw debiteur? Dan adviseren we u de vordering direct ter incasso over te dragen. Onze incassospecialisten hebben ruime kennis en ervaring met het oplossen van betalingsconflicten tussen bedrijven.

Tip 5: Houd grip op uw aanmaningsproces

Check op regelmatige basis uw openstaande facturen. Blijven facturen te lang openstaan? Onderneem dan snel actie. Neem contact op met uw klant en probeer te achterhalen waarom de factuur nog niet is voldaan. Blijf dus in contact met uw klant.

In sommige gevallen is het onduidelijk of uw klant wel wil of kan betalen. In het e-book ‘Het voorkomen van incasso’s in 7 stappen’ noemen wij een aantal signalen die erop wijzen dat een klant niet kan of wil betalen. Hiermee krijgt u nog meer grip op uw aanmaningsproces.