Reading Time
6 min.

Betalingsherinnering sturen? Tips + gratis voorbeelden

Met een betalingsherinnering laat u aan uw klant weten dat er nog openstaande facturen zijn. U herinnert uw klant als het ware aan een betaling die nog niet is gedaan.

De toon van een betalingsherinnering is meestal vriendelijk. Het kan namelijk zijn dat er sprake is van een vergissing. Bijvoorbeeld omdat uw klant al heeft betaald, maar dat de betaling de herinnering heeft gekruist. Of omdat de factuur om een bepaalde reden niet goed is aangekomen, waardoor uw klant zich niet bewust is van een openstaande factuur.

Meteen een formele brief sturen vol juridische termen is dan niet meteen nodig. Wij adviseren om altijd eerst een vriendelijke betalingsherinnering te sturen. Zo blijft de relatie met uw klant goed, want het kan natuurlijk ook gewoon om een vergissing gaan.

Wanneer kun je het beste een betalingsherinnering sturen?

Stuur direct na de vervaldatum van de factuur een betalingsherinnering. Hiermee laat u zien dat een strak debiteurenbeheer heeft en dat u de financiële administratie serieus neemt. Bovendien kan er bij uw debiteur ook sprake zijn van een misverstand. Het is beter om snel te handelen en dit niet te lang te laten doorlopen voordat u actie onderneemt.

Voordelen incasso advocaat

  • Al sinds 1952 succesvol in incasseren van zakelijke vorderingen
  • Altijd een eerlijk en duidelijk advies in uw zaak
  • Onze advocaten weten de beste incassotactieken
  • Slagingspercentage 95%
  • Voor MKB en Multinationals
  • Hoge klanttevredenheid

Hoeveel betalingsherinneringen moet je sturen?

Dat is per situatie verschillend. Wanneer uw debiteur een consument is, bent u wettelijk verplicht om eerst een betalingsherinnering te sturen voordat u incassokosten in rekening mag brengen en een incassobureau mag inschakelen. Deze betalingsherinnering die naar debiteuren wordt gestuurd, wordt ook wel de veertiendagenbrief genoemd.

De veertiendagenbrief moet aan specifieke eisen voldoen, anders is deze niet geldig. U kunt dan geen aanspraak maken op de incassokosten. Lees meer over de 3 meest gemaakte fouten bij de veertiendagenbrief.

Voor zakelijke debiteuren zijn er geen regels voor het sturen van betalingsherinneringen. In principe kunt u een vordering direct ter incasso overdragen, als er niet wordt betaald binnen de afgesproken betaaltermijn. Wij raden dit alleen niet aan. Het beste is om altijd eerst even uw debiteur te bellen en een vriendelijke betalingsherinnering te sturen.

Heeft dat nog geen effect? Stuur dan een laatste aanmaning naar uw debiteur waarin u laat weten dat u de vordering uit handen geeft als er nog steeds niet wordt betaald. Geef daarnaast ook aan dat de kosten die hierbij gemaakt worden, voor rekening komen van de debiteur.

Tip: stuur geen eerste of tweede betalingsherinnering!

U kunt natuurlijk best meerdere betalingsherinneringen sturen, maar laat dat niet blijken aan de klant. Zodra u ‘eerste betalingsherinnering’ of ‘tweede betalingsherinnering’ op de brief zet, is het voor de debiteur duidelijk dat er nog meerdere volgen. Waarom anders ‘eerste betalingsherinnering’ op de brief zetten? Voor veel debiteuren is dat reden om nog niet meteen te betalen, want er het incassoproces is nog niet afgelopen.

Zorg daarom dat u alleen het woord ‘betalingsherinnering’ op de brief zet. Zo voorkomt u dat debiteuren u niet serieus nemen en gaan wachten op de volgende brief, voordat ze in actie komen.

Waar moet een betalingsherinnering aan voldoen?

De betalingsherinnering moet ervoor zorgen dat uw debiteur op de hoogte is van de openstaande vordering en dat hij alsnog betaalt. Een duidelijke brief is daarom erg belangrijk. Zo weet uw debiteur wat er precies van hem wordt en dat verhoogt de kans op betaling. Zet daarom de volgende onderdelen in uw brief:

  • Laat weten dat er nog niet is betaald

Het moet voor de lezer duidelijk zijn wat het doel is van de betalingsherinnering: er is sprake van een openstaande vordering en die moet zo snel mogelijk worden voldaan.

  • Verwijs naar de onbetaalde factuur

Een duidelijke betalingsherinnering laat ook weten om welke openstaande vordering het gaat. Welke producten of diensten zijn er geleverd? Wat is het factuurnummer, het factuurbedrag en de vervaldatum van deze factuur? Hoe duidelijker en overzichtelijker de betalingsherinnering, hoe groter de kans is dat uw debiteur de factuur snel betaald. Het scheelt immers een hoop uitzoekwerk als uw debiteur weet welke factuur nog niet is betaald.

  • Vermeld het openstaande bedrag

Wat is het openstaande bedrag dat er betaald moet worden? Zijn er naast het openstaande factuurbedrag nog extra kosten bijgekomen, zoals rente en incassokosten? Vermeld die dan ook duidelijk op de betalingsherinnering.

  • Naar welke rekening moet het geld worden overgemaakt

Ook hierbij geldt: maak het uw klant gemakkelijk en geef aan naar welk rekeningnummer het geld moet worden overgemaakt.

  • Benoem een concrete betaaltermijn

Laat uw debiteur weten wanneer het openstaande bedrag betaald moet zijn. Belangrijk is om zo concreet mogelijk te zijn. Het is daarom altijd beter om een specifieke datum aan te geven in plaats van “betaling binnen 7 dagen”. Let op! Is uw klant een consument? Dan gelden er wettelijke regels voor de betalingstermijn. Voor zakelijke klanten is dit niet het geval, en mag u zelf weten welke betaaltermijn u in de betalingsherinnering vermeld.

Wij adviseren u om een betalingstermijn van 5 dagen aan te houden bij zakelijke debiteuren, maar het staat u natuurlijk vrij om een langere of kortere termijn te hanteren.

Maak indruk met een originele, creatieve betalingsherinnering!

Duidelijke betalingsherinneringen zorgen er doorgaans voor dat er snel wordt betaald. Wilt u graag wat meer indruk maken op uw debiteur? Stuur dan een originele of creatieve betaalherinnering. Hiermee valt uw betaalherinnering extra op! Of het ook het gewenste effect heeft, durven wij niet te zeggen, maar uw klant zal het ongetwijfeld wel kunnen waarderen als u op een ludieke manier probeert te herinneren aan een openstaande factuur.

Lees meer: 3 bijzondere betalingsherinneringen bij onbetaalde facturen

Verstuur voor 16:00 uur uw incasso, vandaag nog actie!

Is een betalingsherinnering wettelijk verplicht?

Voor zakelijke debiteuren is een betalingsherinnering niet verplicht, voor consumenten wel. De betalingsherinnering voor consumenten wordt de veertiendagenbrief genoemd en moet aan specifieke eisen voldoen.

Heeft u een zakelijke klant? Dan is een betalingsherinnering niet verplicht. Zodra uw debiteur eerder gemaakte afspraken niet nakomt door niet te betalen, mag u de vordering overdragen aan een incassobureau of advocaat.

Betalingsherinnering aangetekend versturen of per e-mail?

Een betalingsherinnering is geen juridisch document, u mag dus zelf kiezen hoe u een herinneringsbrief wil versturen. Sterker nog, u hoeft een betalingsherinnering niet eens schriftelijk te doen, het is ook prima om dit telefonisch te doen. Het nadeel is dan dat u geen bewijzen heeft van de betalingsherinnering.

Wanneer u de betalingsherinnering schriftelijk verstuurt, kan dat zowel per e-mail als per aangetekende post. Bij een aangetekende brief biedt u de zekerheid dat uw factuur wordt ontvangen. Het is echter niet echt gebruikelijk meer om de brief per post te sturen, aangezien veel communicatie tegenwoordig per e-mail verloopt. U kunt dus de betalingsherinnering ook per e-mail, of zelfs via WhatsApp naar uw klant sturen.

Kosten in betalingsherinnering

Bij onbetaalde facturen mag u incassokosten in rekening brengen. (Let op; voor consumenten gelden andere regels dan voor zakelijke debiteuren). Ons advies is echter om nog geen incassokosten in rekening te brengen bij een betalingsherinnering. Doe dit pas wanneer u een aanmaning verstuurt.

Gratis voorbeeld betalingsherinnering

Wilt u een betalingsherinnering sturen naar uw debiteur? Download dan hier een gratis voorbeeld betalingsherinnering. De inhoud van dit document kunt u eenvoudig kopiëren en plakken. Zo zorgt u ervoor dat u een duidelijke betalingsherinnering stuurt waarmee u uw facturen snel betaald krijgt.

Deze voorbeeld betalingsherinnering is opgesteld door onze incassospecialisten. Vanwege hun kennis en ervaring met het sturen van betalingsherinneringen weten zij hoe de perfecte herinnering eruitziet. En deze kennis delen wij graag met u!

Omdat niet elke debiteur hetzelfde is, hebben wij drie varianten opgesteld:

  • een formele betalingsherinnering;
  • een informele betalingsherinnering;
  • een betalingsherinnering die u kunt gebruiken voor uw belangrijke klanten.

Zo kunt u maatwerk leveren bij het sturen van een betalingsherinnering naar uw klant.

Download gratis template
Voorbeeldbrief Betalingsherinnering
  • 3 verschillende voorbeeldbrieven
  • Opgesteld door onze incassospecialisten
  • Krijg hiermee uw vordering snel betaald

Betalingsherinnering in het Engels

Doet u internationaal zaken? Dan heeft het geen zin om uw buitenlandse debiteur een Nederlandse betalingsherinnering te sturen. De kans dat uw debiteur gaat betalen naar aanleiding van een brief die hij niet begrijpt, is klein. Probeer daarom altijd een betalingsherinnering te sturen in de taal waarin u met uw debiteur communiceert. Maar een betalingsherinnering in de taal van uw debiteur is natuurlijk nog beter. Om u hiermee op weg te helpen, delen wij een voorbeeldbrief betalingsherinnering in de Engelse taal.

Onze incassospecialisten en advocaten

Bierens heeft een groot team aan incassospecialisten, bestaande uit advocaten, juristen en incassospecialisten. Wij zorgen ervoor dat uw zaak wordt behandeld door de juiste specialist. Vaak is dat iemand die ervaring heeft met uw branche of gespecialiseerd is in incasseren in het land van uw debiteur. Zo bent u ervan verzekerd dat altijd de juiste incassospecialist met uw zaak aan de slag gaat.

Contact met een incasso advocaat

Wilt u graag meer informatie over het versturen van een betalingsherinnering? Neem dan gerust contact met ons op. Onze incassospecialisten en advocaten helpen u graag zodat uw factuur alsnog wordt betaald.

Vrijblijvend advies

Ja, ik ga akkoord met de Privacyverklaring
Ja, ik ga akkoord met de Privacyverklaring

Onze klanten

We werken voor het MKB en multinationals