Betalingsherinnering sturen? Tips + gratis voorbeelden

Met een betalingsherinnering laat u aan uw klant weten dat er nog openstaande facturen zijn. U herinnert uw klant als het ware aan een betaling die nog niet is gedaan en verzoekt daarnaast om de openstaande facturen alsnog te betalen. In dit artikel vertellen onze incassospecialisten meer over het versturen van een betalingsherinnering en geven ze u nuttige tips wanneer u te maken krijgt met onbetaalde facturen.

Inhoud – Betalingsherinnering:

Wat is een betalingsherinnering?

Een betalingsherinnering is een herinnering aan uw klant dat er facturen nog niet zijn betaald. De toon van een betalingsherinnering is meestal vriendelijk. Het kan namelijk zijn dat er sprake is van een vergissing. Bijvoorbeeld omdat uw klant al heeft betaald, maar dat de betaling de herinnering heeft gekruist. Of omdat de factuur om een bepaalde reden niet goed is aangekomen, waardoor uw klant zich niet bewust is van een openstaande factuur.

Meteen een formele brief sturen vol juridische termen is dan niet altijd nodig. Wij adviseren om altijd eerst een vriendelijke (maar duidelijke) betalingsherinnering te sturen. Zo blijft de relatie met uw klant goed, maar laat u wel weten dat u verwacht dat uw klant alsnog de factuur betaalt.

Gratis voorbeeld betalingsherinnering

Wilt u een betalingsherinnering sturen naar uw debiteur? Download dan hier een gratis voorbeeld betalingsherinnering. De inhoud van dit document kunt u eenvoudig kopiëren en plakken. Zo zorgt u ervoor dat u een duidelijke betalingsherinnering stuurt waarmee u uw facturen snel betaald krijgt.

Deze voorbeeld betalingsherinnering is opgesteld door onze incassospecialisten. Vanwege hun kennis en ervaring met het sturen van betalingsherinneringen weten zij hoe de perfecte herinnering eruitziet. En deze kennis delen wij graag met u!

Omdat niet elke debiteur hetzelfde is, hebben wij drie varianten opgesteld:

  • een formele betalingsherinnering;
  • een informele betalingsherinnering;
  • een betalingsherinnering die u kunt gebruiken voor uw belangrijke klanten.

De tekst van deze betalingsherinneringen verschillen van elkaar. Afhankelijk van uw debiteur, kunt u kiezen welke tekst het beste bij uw situatie past. Wanneer u op download klikt, ontvangt u alle drie deze versies in één document.

Download gratis template
Voorbeeldbrief Betalingsherinnering
  • 3 verschillende voorbeeldbrieven
  • Opgesteld door onze incassospecialisten
  • Krijg hiermee uw vordering snel betaald

Wanneer kun je het beste een betalingsherinnering sturen?

Een betalingsherinnering stuurt u het beste direct na de vervaldatum van de factuur. Hiermee laat u zien dat een strak debiteurenbeheer heeft en dat u de financiële administratie serieus neemt. Door direct actie te ondernemen, wordt het ook snel duidelijk wat er bij de klant speelt. Is er sprake van een misverstand? Is uw klant het niet eens met de vordering en gaat het hier dus om een betwiste factuur? Of heeft u hier te maken met een debiteur in financiële problemen? Wat er ook speelt; het is belangrijk om snel te handelen. Hoe langer u wacht, hoe lastiger het vaak wordt om een factuur nog te incasseren. Bovendien, als u te lang wacht kan het zelfs gebeuren dat de verjaringstermijn van uw factuur is verstreken.

Hoeveel betalingsherinneringen moet je sturen?

Het is per situatie verschillend hoeveel betalingsherinneringen u moet sturen. Allereerst is er hierbij een verschil tussen particuliere debiteuren en zakelijke debiteuren.

Betalingsherinnering naar consumenten

Wanneer uw debiteur een consument is, bent u wettelijk verplicht om eerst een betalingsherinnering te sturen voordat u incassokosten in rekening mag brengen en een incassobureau mag inschakelen. Deze betalingsherinnering die naar debiteuren wordt gestuurd, wordt ook wel de veertiendagenbrief genoemd.

De veertiendagenbrief moet aan specifieke eisen voldoen, anders is deze niet geldig. U kunt dan geen aanspraak maken op de incassokosten. Lees meer over de 3 meest gemaakte fouten bij de veertiendagenbrief en download hier een gratis voorbeeldbrief.

Betalingsherinnering naar zakelijke debiteuren

Voor zakelijke debiteuren zijn er geen regels voor het sturen van betalingsherinneringen. In principe hoeft u niet eens een betalingsregeling te sturen als uw klant de factuur niet binnen de afgesproken betalingstermijn betaalt. Vaak is er sprake van contract waarin een betalingstermijn is afgesproken en zodra afspraken uit dit contract niet worden nagekomen, kunt u direct vervolgstappen zetten. U mag dus zonder betalingsherinnering uw vordering ter incasso overdragen.

Wij raden dit alleen niet aan. Het beste is om altijd eerst even uw debiteur te bellen en een vriendelijke, maar duidelijke betalingsherinnering te sturen. Heeft dat nog geen effect? Stuur dan een laatste aanmaning naar uw debiteur waarin u laat weten dat u de vordering uit handen geeft als er nog steeds niet wordt betaald. Wanneer er ook dan niet wordt betaald is ons advies om onze specialisten in te schakelen voor het incasseren van uw openstaande facturen.

Tip: geen eerste of tweede betalingsherinnering!

Ons advies is om slechts één duidelijke betalingsherinnering te sturen naar uw klant. Wilt u toch meerdere herinneringen versturen? Vermeld dan vooral niet 'eerste betalingsherinnering' of 'tweede betalingsherinnering' of 'derde betalingsherinnering' op uw brief. Het is dan namelijk voor de debiteur duidelijk dat er nog meerdere herinneringen zullen volgen. Waarom anders ‘eerste betalingsherinnering’ op de brief zetten, als er geen tweede komt? Voor sommige debiteuren is dat reden om nog niet meteen te betalen, want er is in hun ogen nog geen noodzaak.

Zorg daarom dat u alleen het woord ‘betalingsherinnering’ op de brief zet. Zo voorkomt u dat debiteuren u niet serieus nemen en gaan wachten op de volgende brief, voordat ze in actie komen.

Tekst betalingsherinnering: wat zet je er in?

De betalingsherinnering moet ervoor zorgen dat uw debiteur op de hoogte is van de openstaande vordering en dat hij alsnog betaalt. Een duidelijke brief is daarom erg belangrijk. Zo weet uw debiteur wat er precies van hem wordt en dat verhoogt de kans op betaling. Verwerk daarom de volgende onderdelen in de tekst van uw betalingsherinnering:

  • Laat weten dat er nog niet is betaald

Het moet voor de lezer duidelijk zijn wat het doel is van de betalingsherinnering: er is sprake van een openstaande vordering en die moet zo snel mogelijk worden voldaan.

  • Verwijs naar de onbetaalde factuur

Een duidelijke betalingsherinnering laat ook weten om welke openstaande vordering het gaat. Welke producten of diensten zijn er geleverd? Wat is het factuurnummer, het factuurbedrag en de vervaldatum van deze factuur? Hoe duidelijker en overzichtelijker de betalingsherinnering, hoe groter de kans is dat uw debiteur de factuur snel betaald. Het scheelt immers een hoop uitzoekwerk als uw debiteur weet welke factuur nog niet is betaald.

  • Vermeld het openstaande bedrag

Wat is het openstaande bedrag dat er betaald moet worden? Zijn er naast het openstaande factuurbedrag nog extra kosten bijgekomen, zoals rente en incassokosten? Vermeld die dan ook duidelijk in de tekst op de betalingsherinnering.

  • Naar welke rekening moet het geld worden overgemaakt

Ook hierbij geldt: maak het uw klant gemakkelijk en geef aan naar welk rekeningnummer het geld moet worden overgemaakt.

  • Benoem een concrete betaaltermijn

Laat uw debiteur weten wanneer het openstaande bedrag betaald moet zijn. Belangrijk is om zo concreet mogelijk te zijn. Het is daarom altijd beter om een specifieke datum aan te geven in plaats van “betaling binnen 7 dagen”. Let op! Is uw klant een consument? Dan gelden er wettelijke regels voor de betalingstermijn. Voor zakelijke klanten is dit niet het geval, en mag u zelf weten welke betaaltermijn u in de betalingsherinnering vermeld.

Wij adviseren u om een betalingstermijn van 5 dagen aan te houden bij zakelijke debiteuren, maar het staat u natuurlijk vrij om een langere of kortere termijn te hanteren.

Is een betalingsherinnering wettelijk verplicht?

Voor zakelijke debiteuren is een betalingsherinnering niet verplicht, voor consumenten wel. De betalingsherinnering voor consumenten wordt de veertiendagenbrief genoemd en moet aan specifieke eisen voldoen.

Heeft u een zakelijke klant? Dan is een betalingsherinnering niet verplicht. Zodra uw debiteur eerder gemaakte afspraken niet nakomt door niet te betalen, mag u de vordering overdragen aan een incassobureau of advocaat.

Betalingsherinnering aangetekend versturen of per e-mail?

Een betalingsherinnering is geen juridisch document, u mag dus zelf kiezen hoe u een herinneringsbrief wil versturen. Sterker nog, u hoeft een betalingsherinnering niet eens schriftelijk te doen, het is ook prima om dit telefonisch te doen. Het nadeel is dan dat u geen bewijzen heeft van de betalingsherinnering.

Wanneer u de betalingsherinnering schriftelijk verstuurt, kan dat zowel per e-mail als per aangetekende post. Bij een aangetekende brief biedt u de zekerheid dat uw factuur wordt ontvangen. Het is echter niet echt gebruikelijk meer om de brief per post te sturen, aangezien veel communicatie tegenwoordig per e-mail verloopt. U kunt dus de betalingsherinnering ook per e-mail, of zelfs via WhatsApp naar uw klant sturen.

Wat is het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning?

Zowel met een betalingsherinnering als een aanmaning laat u uw klant weten dat er sprake is van een openstaande vordering die nog betaald moet worden. Een betalingsherinnering is vaak wat vriendelijker van toon en wordt er gevraagd om de openstaande factuur alsnog te betalen. Een aanmaningsbrief is vaak wat fermer van toon, hierin wordt bijvoorbeeld meestal ook aangegeven dat er juridische stappen worden genomen indien er niet wordt betaald. Wij raden altijd aan om eerst een betalingsherinnering te sturen en daarna een laatste aanmaning als dat nodig is.

Kosten in betalingsherinnering

Bij onbetaalde facturen mag u incassokosten in rekening brengen. (Let op; voor consumenten gelden andere regels dan voor zakelijke debiteuren). Ons advies is echter om nog geen kosten in rekening te brengen bij een betalingsherinnering. Doe dit pas wanneer u een aanmaning verstuurt.

Originele en creatieve betalingsherinneringen

Duidelijke betalingsherinneringen zorgen er doorgaans voor dat er snel wordt betaald. Wilt u graag wat meer indruk maken op uw debiteur? Stuur dan een originele of creatieve betaalherinnering met een leuke tekst. Hiermee valt uw betaalherinnering extra op! Of het ook het gewenste effect heeft, durven wij niet te zeggen, maar uw klant zal het ongetwijfeld wel kunnen waarderen als u op een ludieke manier probeert te herinneren aan een openstaande factuur.

Engelse betalingsherinnering naar internationale debiteuren

Doet u internationaal zaken? Dan heeft het geen zin om uw buitenlandse debiteur een Nederlandse betalingsherinnering te sturen. De kans dat uw debiteur gaat betalen naar aanleiding van een brief die hij niet begrijpt, is klein. Probeer daarom altijd een betalingsherinnering te sturen in de taal waarin u met uw debiteur communiceert. Maar een betalingsherinnering in de taal van uw debiteur is natuurlijk nog beter. Om u hiermee op weg te helpen, delen wij een voorbeeldbrief betalingsherinnering in de Engelse taal.

Engelse betalingsherinnering naar internationale debiteuren

Doet u internationaal zaken? Dan heeft het geen zin om uw buitenlandse debiteur een Nederlandse betalingsherinnering te sturen. De kans dat uw debiteur gaat betalen naar aanleiding van een brief die hij niet begrijpt, is klein. Probeer daarom altijd een betalingsherinnering te sturen in de taal waarin u met uw debiteur communiceert. Maar een betalingsherinnering in de taal van uw debiteur is natuurlijk nog beter. Om u hiermee op weg te helpen, delen wij een voorbeeldbrief betalingsherinnering in de Engelse taal.

Hulp bij het versturen van een betalingsherinnering

Wilt u een betalingsherinnering sturen naar uw klant en wilt u graag hulp van onze specialisten? Of heeft u een vraag over uw debiteurenbeheer? Neem dan gerust contact met ons op. Leg uw kwestie aan ons voor via het contactformulier of bel naar onze specialisten. Wij geven u altijd een eerlijk en duidelijk advies waar u verder komt. Samen zorgen we ervoor dat facturen snel worden betaald!

Incasseren van uw openstaande factuur

Wilt u niet langer wachten op de betaling van uw openstaande factuur? Draag dan uw incasso over aan onze specialisten. Wij gaan vervolgens direct voor u aan de slag. In de meeste gevallen ontvangt uw debiteur vaak dezelfde dag nog een sommatiebrief van ons kantoor. Hoe goed uw betalingsherinnering ook is; dit heeft vaak meer effect op een debiteur. Onze incassospecialisten en advocaten hebben veel kennis en ervaring met het incasseren van zakelijke vorderingen en zijn daarom de beste partij om u hierbij te helpen.

Schakel onze specialisten in en wij zorgen ervoor dat u krijgt waar u recht op heeft: de betaling van uw factuur.

Verstuur voor 16:00 uur uw incasso, vandaag nog actie!

Voordelen incasso advocaat

  • Al sinds 1952 succesvol in incasseren van zakelijke vorderingen
  • Altijd een eerlijk en duidelijk advies in uw zaak
  • Onze advocaten weten de beste incassotactieken
  • Slagingspercentage 95%
  • Voor MKB en Multinationals
  • Hoge klanttevredenheid

Onze incassospecialisten en advocaten

Bierens heeft een groot team aan incassospecialisten, bestaande uit advocaten, juristen en incassospecialisten. Wij zorgen ervoor dat uw zaak wordt behandeld door de juiste specialist. Vaak is dat iemand die ervaring heeft met uw branche of gespecialiseerd is in incasseren in het land van uw debiteur. Zo bent u ervan verzekerd dat altijd de juiste incassospecialist met uw zaak aan de slag gaat.

Vrijblijvend advies

Ja, ik ga akkoord met de Privacyverklaring
Ja, ik ga akkoord met de Privacyverklaring

Onze klanten

We werken voor het MKB en multinationals