Dubieuze debiteuren
Als het onzeker is of een klant een betaling ooit nog gaat doen, spreken we van een dubieuze debiteur. Er zijn tal van redenen waarom een klant niet betaalt. Misschien is het bedrijf failliet of heeft het betalingsproblemen. Vaak heeft u al meerdere betalingsherinneringen of aanmaningen gestuurd die helaas geen resultaat hebben gehad. Moet u de vordering nu afschrijven? Zeker niet. Lees hoe u om kunt gaan met dubieuze debiteuren en hoe wij u daarbij kunnen helpen.
Wat zijn dubieuze debiteuren?
Dubieuze debiteuren zijn klanten van wie het onzeker is of zij hun betaling ooit zullen doen, bijvoorbeeld doordat een bedrijf in financiële moeilijkheden verkeert. Wanneer u vaststelt dat de betaling waarschijnlijk niet zal plaatsvinden, verplaatst u de vordering in de administratie van 'debiteuren' naar 'dubieuze debiteuren'. Op welk moment dat is, verschilt per situatie.
Voorbeelden van dubieuze debiteuren
Failliete klant als dubieuze debiteur
Uw klant heeft al 4 maanden een factuur van €10.000 bij u openstaan. De betalingstermijn van 30 dagen is allang verstreken. U heeft de klant al een betalingsherinnering of aanmaning gestuurd. In een laatste poging om uw betaling te krijgen, belt u de klant op. Uw klant geeft aan dat hij de factuur niet meer kan betalen omdat hij net failliet is gegaan. In de boekhouding verwerkt u deze klant als dubieuze debiteur. Omzetbelasting die u over het bedrag van €10.000 heeft betaald, mag u terugvorderen van de Belastingdienst.
Dubieuze debiteur door uitgestelde betaling
Een klant heeft €20.000 aan goederen van u gekocht. U heeft ze geleverd en gefactureerd. De betalingstermijn van 30 dagen is verstreken en u stuur de klant een betalingsherinnering. De klant legt u uit dat een belangrijke order is uitgesteld wat heeft geleid tot tegenvallende inkomsten. Op dit moment is er onvoldoende cashflow om uw factuur te betalen. De klant verwacht dat de order alsnog binnen 6 maanden valt en vraagt u om 6 maanden uitstel van betaling. U gaat hiermee akkoord, maar omdat het maar de vraag is of de factuur betaald wordt, boekt u deze onder dubieuze debiteuren. Had u de BTW van de oninbare factuur al teruggevraagd bij de Belastingdienst? Dan kunt u de btw alsnog aangeven in het tijdvak waarin u de betaling heeft ontvangen.
Bierens Incasso Advocaten helpt bij dubieuze debiteuren
Met de juiste incassomethoden lukt het ons in heel veel gevallen om de vordering alsnog te incasseren. Bij Bierens Incasso Advocaten weten we daar alles van.
|
Voorziening dubieuze debiteuren
Niet betalende klanten horen tot uw bedrijfsrisico. Gemiddeld is ongeveer 3% van de vorderingen oninbaar.
Het is dus slim om hier rekening mee te houden in de boekhouding. Dit doet u door een ‘voorziening dubieuze debiteuren’ te treffen. Dit is een reservepotje dat u aanlegt voor debiteuren die hun rekening niet betalen. De grootte van de voorziening kunt u bepalen door in te schatten wat het risico is dat uw klanten niet betalen. Bijvoorbeeld door een percentage te bepalen op basis van historische gegevens, de financiële situatie van de klant of de sector waarin de klant actief is.
Voorbeeld voorziening dubieuze debiteuren
Stel, u heeft €200.000 aan vorderingen. Op basis van voorgaande jaren weet u dat 3% van de facturen niet wordt betaald (€6.000). U houdt dan een voorziening van €6.000 aan voor dubieuze debiteuren. Deze voorziening neemt u als kosten op in de winst- en verliesrekening en als reserve op de balans.
Uw boekhouder of accountant kan u nog veel meer informatie geven over de voorziening dubieuze debiteuren. Wij vertellen u liever hoe u dubieuze debiteuren voorkomt en uw vordering alsnog kunt incasseren, want daar ligt onze expertise.
5 tips om dubieuze debiteuren te voorkomen
Er zijn meerdere manieren om het risico op wanbetaling te verkleinen. Wij geven u enkele tips:
1. Weet met wie u zakendoet
Allereerst is het belangrijk om te weten met wie u zakendoet. Dit kan onder meer door het controleren van de kredietwaardigheid, financiële stabiliteit en betalingshistorie van de klant. Vraag bijvoorbeeld naar recente jaarrekeningen, raadpleeg kredietinformatiebureaus voor een kredietrapport of controleer of de klant in het verleden betalingsproblemen heeft gehad bij andere leveranciers.
Blijf alert! Ook als u al jarenlang zakendoet met een klant, kan deze in de problemen komen. Een regelmatige screening van uw klantenbestand is daarom belangrijk.
2. Zorg voor duidelijke betalingsvoorwaarden
Zorg ervoor dat uw betalingsvoorwaarden helder zijn. Zorg dat ze compleet en juridisch kloppend zijn. Vermeld uw betalingsvoorwaarden altijd in uw offertes en contracten. Neem ook een duidelijke betalingstermijn op in de factuur, bijvoorbeeld 30 dagen na factuurdatum.
Lees meer over het opstellen van betalingsvoorwaarden
3. Bied kortingen voor snelle betalingen
Om klanten aan te moedigen sneller te betalen, kunt u een korting aanbieden voor betalingen die vóór de vervaldatum worden voldaan (bijvoorbeeld 2% korting bij betaling binnen 10 dagen).
4. Op tijd factureren en herinneren
Op tijd en regelmatig factureren is belangrijk voor snelle betalingen. Stuur een factuur direct na levering van uw product of dienst, zodat de betaling niet wordt uitgesteld. Zet automatische meldingen aan voor facturen die bijna vervallen. Betaalt een klant niet op tijd? Bel dan even en stuur een betalingsherinnering per mail of post.
Lees meer over goed debiteurenbeheer
5. Houd het debiteurenbestand up-to-date
Het regelmatig monitoren van uw debiteurenbestand helpt u om tijdig in te grijpen bij klanten die te laat betalen. Het is belangrijk om oudere vorderingen snel op te merken en actie te ondernemen voordat het probleem groter wordt. Houd het debiteurenbestand dus up-to-date en houd openstaande facturen in de gaten.
Heeft u dubieuze debiteuren? Laat uw vordering incasseren
Schrijf een dubieuze debiteur niet te snel af. Vaak loont het om de vordering te laten incasseren. Bij Bierens Incasso Advocaten doen we dat dagelijks, wereldwijd en met succes. Het overdragen van uw vordering kan eenvoudig online en kost u slechts 2 minuten. Zodra wij uw opdracht binnen hebben, kijken we wie van onze specialisten uw branche en het vestigingsland van uw debiteur het beste kent. Ons team heeft experts uit maar liefst 35 landen, zodat we ook internationaal optimaal kunnen handelen. Uw zaakbehandelaar komt direct in actie en stuurt uw debiteur meestal dezelfde werkdag nog een aanmaning. U heeft immers al lang genoeg op uw geld moeten wachten. In 95% van de gevallen lukt het ons om de factuur alsnog betaald te krijgen, zonder tussenkomst van een rechter. Zelfs bij facturen die al jaren openstaan, zoals deze vordering die we na 9 jaar alsnog wisten te incasseren. Neem de proef op de som.
Neem vrijblijvend contact met ons op
Gratis advies van dé beste incassospecialisten
Veelgestelde vragen over dubieuze debiteuren
Als u openstaande facturen heeft bij een failliete onderneming, moet u dit doorgeven aan de curator. De curator plaatst vervolgens de vorderingen op een crediteurenlijst. De curator probeert vervolgens met de verkoop van de failliete boedel zoveel mogelijk schuldeisers terug te betalen. Bij de afwikkeling van het faillissement hoort u hoeveel u krijgt.
Als een klant niet betaalt, kunt u:
- Betalingsherinneringen sturen, gevolgd door aanmaningen
- Een betalingsregeling treffen
- Een incassobureau inschakelen
- In sommige gevallen juridische stappen ondernemen, zoals een rechtszaak
Wij helpen u met het incasseren van uw openstaande facturen zodat u alsnog krijgt waar u recht op heeft: de betaling van uw factuur.
Een betalingsregeling afspreken is niet verplicht. Een debiteur kan een betalingsregeling dus niet bij u afdwingen.
Als de factuur (en de btw) niet wordt betaald, kunt u de btw die u heeft afgedragen, terugvorderen van de Belastingdienst.
Dit kunt u doen wanneer u zeker weet dat de factuur niet meer betaald zal worden. Dit geldt in ieder geval als er meer dan een jaar is voorbijgegaan na de uiterste betaaldatum van de factuur. Het kan ook eerder, bijvoorbeeld als uw klant failliet is of als een incassotraject zonder resultaat is afgesloten.
