Incassokosten
Incassokosten berekenen
U mag incassokosten berekenen als een klant te laat is met het betalen van een factuur. Wat zijn incassokosten? Wat is het verschil tussen incassokosten voor consumenten en zakelijke klanten en moet u eigenlijk btw rekenen over incassokosten? We leggen het u graag uit.
Wat zijn buitengerechtelijke incassokosten?
Wanneer een klant een factuur niet binnen de betalingstermijn betaalt, moet u extra inspanningen leveren en kosten maken om de factuur alsnog betaald te krijgen. Deze buitengerechtelijke incassokosten mag u doorberekenen aan uw debiteur. De kosten kunnen aanzienlijk variëren, afhankelijk van de wetten in het land van uw debiteur, de hoogte van de oorspronkelijke schuld en of het een consument of zakelijke klant betreft.
Voorbeelden van buitengerechtelijke incassokosten zijn:
- Administratiekosten: Kosten voor het verwerken en beheren van de incasso.
- Aanmaningskosten: Kosten voor het versturen van herinneringsbrieven en aanmaningen.
- Kosten voor het inschakelen van een incassobureau om de schuld te innen zonder tussenkomst van de rechter.
Wanneer buitengerechtelijke incassokosten berekenen?
Het exacte moment waarop u buitengerechtelijke incassokosten in rekening mag brengen, is afhankelijk van of uw debiteur een consument is of een zakelijke klant is.
1. Incassokosten berekenen bij consumenten
Bij consumenten bent u wettelijk verplicht om eerst een duidelijke schriftelijke aanmaning te sturen, waarin u de consument 14 dagen de tijd geeft om alsnog de factuur te betalen zonder dat er buitengerechtelijke incassokosten in rekening worden gebracht. Deze brief wordt ook wel de 14 dagen brief genoemd. De inhoud van de 14 dagen brief dient aan strikte voorwaarden te voldoen. Zo moet u als schuldeiser kunnen aantonen dat de consument uw brief heeft ontvangen. Kunt u dat niet? Dan is uw debiteur geen buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd. Onze advocaten leggen u uit wat de 3 veelgemaakte fouten bij de 14 dagen brief zijn en hoe u deze kunt voorkomen.
Buitengerechtelijke incassokosten voor consumenten worden berekend aan de hand van een staffel. De kosten zijn een percentage van het verschuldigde bedrag. Hoe hoger het openstaande bedrag, hoe lager het percentage.
Staffel buitengerechtelijke incassokosten berekenen
| Hoofdsom tot en met | Percentage | Maximum |
| € 2.500 | 15% over de hoofdsom | € 375 (min. € 40) |
| € 5.000 | € 375 + 10% over (hoofdsom – € 2.500) | € 625 |
| € 10.000 | € 625 + 5% over (hoofdsom – € 5.000) | € 875 |
| € 200.000 | € 875 + 1% over (hoofdsom – € 10.000) | € 2.775 |
| Boven de € 200.000 | € 2.775 + 0,5% over (hoofdsom – € 200.000) | € 6.775 |
Voorbeeld incassokosten berekenen:
Stel: U heeft een vordering van € 15.000 op een consument. De incassokosten zijn dan: € 875 + 1% x (€ 15.000 – € 10.000) = € 925.
2. Incassokosten berekenen bij bedrijven
Is uw debiteur een bedrijf? Dan mag u van deze staffel afwijken en andere afspraken maken over de hoogte van de buitengerechtelijke incassokosten. Dit heeft te maken met de contractsvrijheid bij zakelijke transacties. Bedrijven contracteren op basis van gelijkwaardigheid en kunnen dus bij het aangaan van een transactie maatwerk afspraken maken over de hoogte van de incassokosten. In de praktijk zien wij dat de meeste bedrijven een percentage van 15% afspreken voor de hoogte van de buitengerechtelijke incassokosten. Ook wij raden aan om dit percentage aan te houden wanneer u met een klant betalingsafspraken vastlegt in uw algemene voorwaarden of contracten. Onze ervaring is dat rechters dit percentage ook toewijzen (indien goed gecontracteerd), zelfs bij hoge vorderingen.
Maakt u geen afspraken over de buitengerechtelijke incassokosten met uw klant? Dan valt u terug op de staffel uit de Wet Incassokosten (WIK) die voor consumenten is opgesteld. Dat betekent dat u maar een fractie aan buitengerechtelijke incassokosten kunt vorderen. Dit staat vaak niet in verhouding met de kosten die u moet maken om een vordering betaald te krijgen. Bovendien is dit lage bedrag meestal geen prikkel voor debiteuren om een openstaande factuur tijdig te betalen, waardoor u het risico loopt dat uw vordering langer onbetaald blijft dan wenselijk.
In principe mag u de incassokosten meteen berekenen na het verstrijken van de betalingstermijn. U hoeft niet per se eerst een betalingsherinnering of een aanmaning te sturen, maar dit is wel gebruikelijk. Daarnaast is onze ervaring dat rechters het op prijs stellen als een schuldeiser in ieder geval een laatste aanmaning heeft verstuurd waarin de incasso-overdracht wordt aangekondigd, mocht het tot een gerechtelijke incassoprocedure komen.
|
Wanneer mag btw worden berekend over incassokosten?
Of u btw over incassokosten moet berekenen, hangt af van of u btw-plichtig bent.
- Bent u wel btw-plichtig (zoals de meeste ondernemers)? Dan kunt u de btw verrekenen en mag u de incassokosten niet verhogen met btw.
- Bent u niet btw-plichtig en kunt u de btw dus niet verrekenen? Dan wordt de btw over de incassokosten in rekening gebracht bij de debiteur.
Wanneer u als schuldeiser btw-plichtig bent en een incassobureau inschakelt, ontvangt u een factuur voor de btw over de incassokosten. Deze btw kunt u als voorbelasting aftrekken in uw btw-aangifte. Als u als ondernemer de btw verlegt, blijft u btw-plichtig, maar wordt er geen btw over de incassokosten gerekend. Wanneer u btw-vrijgestelde prestaties levert, worden de incassokosten wél verhoogd met btw.
Voorbeeldbrief incassokosten
Heeft u een debiteur die de factuur niet betaalt en wilt u een brief sturen waarin u incassokosten in rekening brengt? Of waarin u wilt laten weten dat er incassokosten in rekening worden gebracht als er niet wordt betaald? Onze incasso advocaten hebben diverse voorbeeldbrieven voor u gemaakt die u kunt downloaden en direct kunt versturen naar uw debiteur. Houd er rekening mee dat wanneer uw debiteur een consument is, u eerst een 14 dagen brief dient te sturen voordat u buitengerechtelijke incassokosten in rekening mag brengen. Ook hiervan hebben wij een voorbeeldbrief die u gratis kunt downloaden.
- 14 dagen brief: de brief die u verplicht naar consumenten moet sturen voordat u incassokosten in rekening mag brengen.
- Betalingsherinnering: een brief waarmee u uw klant vriendelijk herinnert aan de openstaande factuur. In onze voorbeeldbrief kunt u zelf de hoogte van de incassokosten invullen.
- Laatste aanmaning: een brief waarin u op ferme toon aangeeft dat u verwacht dat de openstaande factuur zo snel mogelijk wordt voldaan en dat u de vordering anders ter incasso overdraagt.
Wij hebben meer dan 24.000 mkb's en grote ondernemingen geholpen met incasso
Gratis incasso advies
Heeft u een incassovraag of wilt u graag weten wat wij voor u kunnen betekenen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Wij denken met u mee en geven u altijd een eerlijk en duidelijk advies waar u iets aan heeft. Gratis advies van de beste incassospecialisten
- Telefonisch bereikbaar op werkdagen tussen 08.30 – 17.30
- Wilt u dat wij u bellen? Laat dan een berichtje achter
- We reageren binnen 24 uur op uw contactformulier
Wilt u niet langer wachten op de betaling van uw factuur? Draag dan nu uw incasso aan over. Dat gaat heel eenvoudig via het online formulier. Uw debiteur ontvangt dan vandaag nog een sommatie van ons kantoor. Wij gaan er alles aan doen om ervoor te zorgen dat uw openstaande factuur zo snel mogelijk wordt betaald!
Neem vrijblijvend contact met ons op
Gratis advies van dé beste incassospecialisten
Veelgestelde vragen over incassokosten berekenen
Incasso berekenen doen wij op basis van No Cure No Pay. Dat wil zeggen dat u geen fee hoeft te betalen als wij niets incasseren. Maar wij gaan verder dan dat: ook wanneer wij wel incasseren, proberen wij de kosten voor u zo laag mogelijk te houden. Hoe wij dat doen? Door de incassokosten zoveel mogelijk (liefst alles) op uw debiteur te verhalen. In de meeste gevallen lukt dat ook. Dat betekent dat een incasso voor u helemaal gratis is!
Als schuldeiser heeft u het recht om, bij een betalingsachterstand, naast de incassokosten ook wettelijke rente te berekenen over de hoofdsom van de vordering. De hoogte van de rente is afhankelijk van of de debiteur een particulier of een zakelijke klant is.
Voor consumenten geldt een maximale rente van 6%. Voor zakelijke transacties geldt de wettelijke handelsrente van 11,15%. Bij zakelijke klanten kunt u afspraken maken om van de wettelijke handelsrente af te wijken, maar dit moet vooraf worden overeengekomen, bijvoorbeeld door het op te nemen in uw algemene voorwaarden.
Wij zijn gespecialiseerd in zakelijke incasso’s. Wanneer u te maken heeft met onbetaalde facturen kunt u gebruikmaken van onze incassodienstverlening:
- Wij kunnen u helpen met al uw zakelijke incasso’s
- Bij onbetwiste vorderingen en betwiste vorderingen
- Bij minnelijke incasso’s en gerechtelijke incasso’s
- In Nederland en internationaal
- Wanneer uw klant niet betaalt vanwege een faillissement
- En wij helpen met het voorkomen van incasso’s
