Reading Time
8 min.

Aanmaning sturen? Download gratis aanmaningsbrief

Met een aanmaning laat u weten aan uw klant dat er sprake is van een openstaande factuur die zo snel mogelijk betaald moet worden. Bijvoorbeeld een factuur voor geleverde goederen of wanneer er sprake is van een betalingsachterstand.

Een aanmaning volgt vaak op een betalingsherinnering, waarin de debiteur op een vriendelijke wijze herinnerd wordt aan de openstaande betaling. De toon van een aanmaning is meestal wat zakelijker en fermer. In de aanmaning wordt een laatste termijn gegeven aan de debiteur om de openstaande vordering te betalen.

Wanneer een aanmaning sturen?

Een aanmaning stuurt u wanneer de openstaande factuur niet is betaald. Wij adviseren om bij een onbetaalde factuur eerst een vriendelijke betalingsherinnering te sturen. Heeft dit geen effect? Stuur dan een duidelijke, zakelijke aanmaning waarin u aangeeft dat als de betaling uitblijft, u de vordering ter incasso overdraagt. Geef daarbij ook aan dat de extra kosten voor rekening van debiteur zullen komen.

Hoeveel aanmaningen moet je versturen voordat je een incassobureau inschakelt?

Bij incasso’s op consumenten gelden er wettelijke regels. Bij particuliere debiteuren moet u minstens 1 aanmaning versturen voordat u incassokosten in rekening mag brengen. Deze aanmaning wordt ook wel de veertiendagenbrief genoemd. Deze brief moet aan specifieke eisen voldoen, anders is deze niet geldig.

Lees meer: 3 meest gemaakte fouten bij de veertiendagenbrief

Bij zakelijke debiteuren zijn er geen wettelijke regels voor hoeveel aanmaningen je moet versturen. U mag in principe meteen een incassobureau of een incasso advocaat inschakelen. Wij raden dat alleen niet aan. Het is altijd beter om eerst zelf contact op te nemen met uw debiteur voordat u de vordering ter incasso overdraagt.

Voordelen incasso advocaat

  • Meer middelen dan een incassobureau
  • Al sinds 1952 succesvol in incasseren van zakelijke vorderingen
  • Altijd een eerlijk en duidelijk advies in uw zaak
  • Onze advocaten weten de beste incassotactieken
  • Slagingspercentage 95%
  • Voor MKB en Multinationals
  • Hoge klanttevredenheid

Laatste aanmaning zonder herinnering

Wilt u direct een aanmaning sturen zonder dat u een herinnering heeft gestuurd? Bij zakelijke debiteuren is dat geen probleem. U mag zelfs de incasso meteen ter incasso overdragen als er niet aan de afgesproken betalingstermijn is voldaan. Toch adviseren wij niet om direct een incassopartij in te schakelen of om meteen aanmaning te sturen.

Ons advies is om eerst een vriendelijke betalingsherinnering te sturen. Heeft dit geen effect? Stuur dan een laatste aanmaning, waarin u aangeeft dat u de vordering ter incasso overdraagt aan een incassobureau als er niet wordt betaald. Geef hierbij ook aan dat de kosten hiervan voor rekening komen van de debiteur.

In de meeste gevallen betaalt een debiteur alsnog na het versturen van een betalingsherinnering of een aanmaning. Heeft dat niet het gewenste effect? Dan is het verstandig om een specialist in te schakelen en uw vordering ter incasso over te dragen.

Verstuur voor 16:00 uur uw incasso, vandaag nog actie!

Stuur nooit een eerste of tweede aanmaning!

Hiermee bedoelen we niet dat je geen eerste aanmaning of tweede aanmaning moet sturen. Wat we wel bedoelen is dat je dit niet op de aanmaning moet vermelden. Wanneer je ‘eerste aanmaning’ op de brief zet, weet uw debiteur dat er ongetwijfeld nog meer aanmaningen zullen volgen. Waarom zou je dit anders zo op de brief zetten? Voor sommige debiteuren reden om nog even achterover te leunen, het incassoproces is immers nog niet afgelopen!

Voorkom dat debiteuren uw brief niet serieus nemen, en vermeld niet om de hoeveelste brief gaat. Behalve als het de laatste aanmaning betreft. Dat kunt u er beter wel op zetten. Zo weet uw debiteur dat het menens is: geen betaling gaat voor zorgen dat er een incasso advocaat of incassobureau ingeschakeld wordt.

Wat staat er in de aanmaning?

Met een aanmaning wilt u ervoor zorgen dat er zo snel mogelijk wordt betaald. Het is daarom belangrijk om een duidelijke brief te sturen die ervoor zorgt dat uw klant nu wel gaat betalen. Zorg er daarom voor dat de volgende onderwerpen in de aanmaningsbrief vermeld worden:

  • Laat weten dat er nog niet is betaald

Het moet voor de lezer duidelijk zijn wat het doel is van de aanmaningsbrief: er is sprake van een openstaande vordering en die moet zo snel mogelijk worden voldaan. Zo weet uw klant direct wat er van hem wordt verwacht.

  • Verwijs naar de onbetaalde factuur

Een duidelijke aanmaningsbrief laat ook weten om welke openstaande vordering het gaat. Welke producten of diensten zijn er geleverd? Wat is het factuurnummer, het factuurbedrag en de vervaldatum van deze factuur? Hoe duidelijker en overzichtelijker de aanmaning, hoe groter de kans is dat uw debiteur de factuur snel betaald. Het scheelt immers een hoop uitzoekwerk als uw debiteur weet welke factuur nog niet is betaald.

  • Vermeld het openstaande bedrag

Wat is het openstaande bedrag dat er betaald moet worden? Zijn er naast het openstaande factuurbedrag nog extra kosten bijgekomen, zoals rente en incassokosten? Vermeld die dan ook duidelijk op de aanmaning.

  • Naar welke rekening moet het geld worden overgemaakt

Ook hierbij geldt: maak het uw klant gemakkelijk en geef aan naar welk rekeningnummer het geld moet worden overgemaakt.

  • Benoem een concrete betaaltermijn

Laat uw debiteur weten wanneer het openstaande bedrag betaald moet zijn. Belangrijk is om zo concreet mogelijk te zijn. Het is daarom altijd beter om een specifieke datum aan te geven in plaats van “betaling binnen 7 dagen”. Let op! Is uw klant een consument? Dan gelden er wettelijke regels voor de betalingstermijn. Voor zakelijke klanten is dit niet het geval, en mag u zelf weten welke betaaltermijn u in de aanmaningsbrief vermeld.

Wij adviseren u om een betalingstermijn van 5 dagen aan te houden bij zakelijke debiteuren, maar het staat u natuurlijk vrij om een langere of kortere termijn te hanteren.

  • Geef aan wat de gevolgen zijn van een niet tijdige betaling

Wat gebeurt er als er ook geen gehoor wordt gegeven aan de aanmaning? Het benoemen van de gevolgen is niet alleen belangrijk om duidelijkheid te scheppen naar uw debiteur, het kan er vaak ook voor zorgen dat een factuur alsnog wordt betaald. Aangeven dat bij een niet tijdige betaling de vordering ter incasso wordt overgedragen aan een incasso advocaat of incassobureau, en dat de kosten voor rekening zijn van de debiteur, trekt veel debiteuren alsnog over de streep om de betaling te voldoen. Heeft u een langdurige relatie met uw debiteur en moet u bijvoorbeeld nog goederen leveren? Dan kunt u ook uw verplichtingen opschorten. Oftewel, u gaat pas weer verder met leveren als de openstaande facturen zijn betaald.

Gratis voorbeeld aanmaningsbrief

Wilt u een aanmaningsbrief sturen naar uw debiteur? Download dan hier een gratis voorbeeld aanmaning. De inhoud van deze brief kunt u eenvoudig kopiëren en plakken. Zo zorgt u ervoor dat u een duidelijke aanmaning stuurt waarmee u uw facturen snel betaald krijgt.

Deze voorbeeld aanmaning is opgesteld door onze incassospecialisten. Dagelijks versturen wij honderden aanmaningen naar debiteuren overal ter wereld. Hierdoor weten wij inmiddels hoe een goede aanmaningsbrief eruit moet zien. En deze kennis delen wij graag met u!

Download gratis template
Voorbeeld Aanmaningsbrief
  • Gratis voorbeeld laatste aanmaning
  • Opgesteld door onze incassospecialisten
  • Krijg hiermee uw vordering snel betaald

Aanmaningskosten berekenen

Een openstaande factuur zorgt niet alleen voor veel frustratie, het brengt u ook extra werkzaamheden om de factuur alsnog betaald te krijgen. En dat kost geld. Deze kosten mag u in rekening brengen van de debiteur.

Aanmaningskosten bij consumenten

Wanneer uw debiteur een consument is, zijn er wettelijke richtlijnen voor de aanmaningskosten. U mag pas kosten in rekening brengen als u eerst een veertiendagenbrief heeft verstuurd en de veertien dagen zijn verstreken. De wet Incassokosten (WIK) bepaalt vervolgens hoeveel incassokosten u in rekening mag brengen. Dit gaat volgens een staffel:

  • 15% van de eerste € 2.500 van de hoofdsom
  • 10% van de volgende € 2.500 van de hoofdsom
  • 5% van de volgende € 5.000 van de hoofdsom
  • 1% van de volgende € 190.000 van de hoofdsom
  • 0,5% van de rest van de hoofdsom

U mag minimaal € 40 en mag maximaal € 6.775 aan incassokosten in rekening brengen.

Aanmaningskosten bij zakelijke debiteuren

Voor zakelijke debiteuren zijn er geen wettelijke eisen waar u aan moet voldoen. Indien u vooraf geen afspraken maakt over de incassokosten, gelden automatisch de wettelijke richtlijnen.

Wij adviseren om vooraf in uw algemene voorwaarden de aanmaningskosten vast te leggen. Ons advies is om hierin minimaal 15% kosten met een minimum van €250,- en 1% rente per maand op te nemen. 15% incassokosten is namelijk een zeer gebruikelijk percentage bij zakelijke vorderingen. Zorg ervoor dat dit op een juiste wijze is vermeld. Uiteraard kunnen wij altijd checken of deze bepaling correct is opgenomen in uw algemene voorwaarden.

Daarnaast is het natuurlijk belangrijk dat u de algemene voorwaarden op een juiste wijze gebruikt. Wanneer dit niet het geval is, loopt u de kans dat uw algemene voorwaarden niet geldig zijn. U kunt dan niet terugvallen op de afspraken, zoals de aanmaningskosten, die in uw algemene voorwaarden staan vermeld. Dit gaat in de praktijk vaak mis. Zorg ervoor dat u dit niet overkomt en lees onze tips voor het gebruiken van algemene voorwaarden.

Is een aanmaningsbrief per e-mail rechtsgeldig?

Een aanmaning in Nederland is in principe vormvrij. Dat wil zeggen dat je zowel schriftelijk als mondeling kunt aanmanen. Dus of je nu telefonisch, per brief of via WhatsApp een aanmaning stuurt: het is allemaal rechtsgeldig.

Ons advies is om ook altijd te zorgen voor een schriftelijke aanmaning. Het is natuurlijk altijd goed om eerst even een debiteur te bellen en te vragen waarom er nog niet is betaald. Als dat het gewenste effect heeft, is een aanmaningsbrief sturen natuurlijk niet meer nodig.

Maar indien een telefonische aanmaning niet heeft geleid tot een betaling, adviseren wij om schriftelijk aan te manen. Stuur een duidelijke aanmaningsbrief waarin u laat weten dat er sprake is van openstaande facturen die alsnog betaald moeten worden. Mocht het toch ooit tot een gerechtelijk proces komen, dan heeft u in ieder geval bewijs van de inspanningen die u tot dusver al heeft ondernomen om uw betaling te ontvangen.

Nog meer tips ontvangen?
Download gratis e-book met de beste incassotips!
  • Gratis tips van incasso advocaten
  • Het meest uitgebreide e-book
  • Met gratis voorbeeld aanmaningen
Download EBook: De beste incassotips voor het MKB

Aanmaning in het Engels, Duits of Frans?

Stuurt u een standaard aanmaning naar uw buitenlandse debiteur? Niet doen.

Hoe duidelijker de aanmaning, hoe groter de kans is dat er direct wordt betaald. Voor internationale debiteuren is daarom belangrijk dat de aanmaning wordt gestuurd in een taal die de debiteur begrijpt. Wanneer u in het Engels zakendoet, zou een Engelse aanmaning moeten volstaan.

Maar het is nog beter om een aanmaning te sturen in de eigen taal van de debiteur. Een aanmaning in het Duits is veel effectiever wanneer u een Duitse debiteur heeft. Onze ervaring is dat debiteuren veel sneller geneigd zijn om te betalen als de brief in de eigen taal wordt gestuurd. Maak daar dus gebruik van als u debiteuren in het buitenland heeft!

Onze incassospecialisten en advocaten

Bierens heeft een groot team aan incassospecialisten, bestaande uit advocaten, juristen en incassospecialisten. Wij zorgen ervoor dat uw zaak wordt behandeld door de juiste specialist. Vaak is dat iemand die ervaring heeft met uw branche of gespecialiseerd is in incasseren in het land van uw debiteur. Zo bent u ervan verzekerd dat altijd de juiste incassospecialist met uw zaak aan de slag gaat.

Contact met een incasso advocaat

Wilt u graag meer informatie over het versturen van een aanmaningsbrief? Onze incasso advocaten hebben jarenlange ervaring met incasso. Dagelijks versturen wij duizenden aanmaningsbrieven waarmee wij ervoor zorgen dat er alsnog wordt betaald. Wij delen onze kennis graag met uw organisatie. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie.

Vrijblijvend advies

Ja, ik ga akkoord met de Privacyverklaring
Ja, ik ga akkoord met de Privacyverklaring

Onze klanten

We werken voor het MKB en multinationals