6 Tips om debiteuren te bellen

Klanten of opdrachtgevers bellen over een openstaande factuur: voor veel ondernemers is het een vervelende klus. Toch is het belangrijk om deze debiteurentelefoontjes niet uit te stellen, maar om zo snel mogelijk te handelen bij een openstaande factuur. Zie jij er ook als een berg tegenop om jouw debiteur te bellen? Met deze 6 tips van onze incasso specialisten zorg je ervoor dat je voortaan met succes jouw debiteur belt.

Tip 1: Zorg dat u goed bent voorbereid

Een goede voorbereiding is het halve werk, dus bereid het gesprek met uw debiteur goed voor. Zorg dat u weet wie u gaat bellen. Wie is de debiteur en wat voor handelsrelatie heeft u met dit bedrijf? Hoe is hun betaalgedrag? Zorg er bovendien voor dat u alle gegevens en details hebt over de openstaande factuur:

• Welk bedrag staat er precies open?
• Welke verkoopvoorwaarden zijn er afgesproken?
• Welke goederen of dienst is er geleverd?
• Wat is de precieze vervaldatum van de factuur?
• Zijn er nog meer openstaande facturen?

Tip 2: Houd rekening met smoesjes

Natuurlijk is het belangrijk om van het positieve uit te gaan, maar wees u er ook van bewust dat uw debiteur mogelijk met smoesjes op de proppen komt. Wij weten uit onze praktijk dat debiteuren met de gekste verhalen kunnen komen. Hier prikt u vaak zo doorheen. Maar soms worden er ook hele geloofwaardige argumenten aangevoerd waarom er nog niet is betaald. Debiteuren proberen hierdoor vaak de betaling uit te stellen. Ze hopen dat u hierdoor de vordering uiteindelijk afschrijft waardoor ze uiteindelijk niet meer hoeven te betalen.

Meest voorkomende smoesjes

1. Wij hebben geen factuur ontvangen.
2. De factuur is al betaald.
3. Wij wachten op een grote betaling van een klant.
4. Wij zijn niet tevreden over de dienstverlening of producten.
5. De bank heeft waarschijnlijk een fout gemaakt.
6. Ik ga daar niet over.

Benieuwd naar alle smoesjes en hoe u hierop kunt inspelen? Hier vindt u de complete lijst én tips van onze incassospecialisten hoe u het beste kunt reageren wanneer u geconfronteerd wordt met deze smoezen.

Tip 3: Leg alles op papier vast

Zorg ervoor dat u alle afspraken met uw debiteur schriftelijk vastlegt. Maak na het telefoongesprek een korte samenvatting van de punten die er tijdens het gesprek zijn besproken en mail dit naar uw debiteur. Zorg er bovendien ook voor dat uw debiteur deze afspraken schriftelijk (per e-mail) naar u bevestigd. Hierdoor kunt u makkelijker terugvallen op de afspraken die er tijdens het telefoongesprek zijn gemaakt.

Tip 4: Blijf vriendelijk en professioneel

Een openstaande factuur zorgt vaak voor veel frustratie. Zorg er echter voor dat u niet aan uw debiteur laat merken dat u geïrriteerd bent, maar blijf altijd vriendelijk en positief. Vaak heeft dit namelijk ook weer een positief effect op uw debiteur. Maar ook wanneer de debiteur zich wel vervelend uitlaat tegen u, is het belangrijk dat u zich niet laat meeslepen. Dus wanneer u valse beschuldigen naar uw hoofd geslingerd krijgt of wanneer de debiteur u beledigt: zorg ervoor dat u zelf op een professionele manier blijft reageren.

Tip 5: Stel open vragen

Door open vragen te stellen aan uw debiteur, krijgt u meer inzicht in de situatie van de debiteur en waarom de factuur nog niet is betaald. Deze informatie kan in een later stadium erg waardevol zijn als de factuur onbetaald blijft.

Tip 6: Maak duidelijke afspraken

Het doel van het telefoontje is om de debiteur zo snel mogelijk alsnog te laten betalen. Maak daarom duidelijke afspraken over de betaling. Wanneer wordt de openstaande factuur alsnog betaald? Leg deze afspraken vast en stuur dit per e-mail naar je debiteur. En zoals eerder gezegd, vraag om een bevestiging van deze afspraken.

Betaalt uw debiteur hierna nog steeds niet? Draag dan je openstaande factuur over aan Bierens. Onze incasso specialisten en advocaten weten exact hoe zij debiteuren moeten benaderen om ervoor te zorgen dat er alsnog wordt betaald.

BONUSTIP: Oefen met uw collega

Is het de eerste keer dat u een debiteur belt voor openstaande facturen? Oefen dan eerst met een collega en geef elkaar feedback. Dit geeft u ongetwijfeld meer zelfvertrouwen.

Telefoontraining incasseren

Bellen naar debiteuren is vaak erg effectief. En toch wordt deze stap vaak overgeslagen. Het bellen naar debiteuren is voor veel bedrijven geen vast onderdeel in het debiteurenbeleid. Bovendien zien veel ondernemers er tegenop om debiteuren te bellen.

Wilt u graag een beter resultaat van uw debiteurentelefoontjes? Volg dan een telefoontraining incasseren bij onze specialisten. Wij geven inhouse telefoontrainingen op maat. Tijdens deze telefoontraining komen onze consultants naar uw bedrijf en gaan actief aan de slag met de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de debiteurentelefoontjes. Hierbij krijgt u praktische tips om uw vaardigheden te verbeteren zodat u openstaande facturen sneller zult incasseren.

Internationale debiteuren bellen

Heeft u een debiteur in het buitenland en spreekt u niet dezelfde taal als uw debiteur? Dat maakt bellen met uw debiteur een stuk ingewikkelder. In dat geval helpen onze internationale incasso specialisten u graag om namens u naar uw klant te bellen. Zij zijn niet alleen ervaren in het bellen van debiteuren, zij spreken ook nog eens dezelfde taal.

Onze incassospecialisten en advocaten

Bierens heeft een groot team aan incassospecialisten, bestaande uit advocaten, juristen en incassospecialisten. Wij zorgen ervoor dat uw zaak wordt behandeld door de juiste specialist. Vaak is dat iemand die ervaring heeft met uw branche of gespecialiseerd is in incasseren in het land van uw debiteur. Zo bent u ervan verzekerd dat altijd de juiste incassospecialist met uw zaak aan de slag gaat.

Contact met een incasso advocaat

Wilt u graag meer informatie over het contact met debiteuren? Of heeft u interesse in onze telefoontraining? Neem gerust contact met ons op. Onze incassospecialisten en advocaten helpen u graag verder.