Hoe maakt u een goede aanmaning of betalingsherinnering?

Met een aanmaning of een betalingsherinnering laat u uw klant of opdrachtgever weten dat er niet op tijd is betaald. Daarnaast vraagt u aan deze debiteur om de betaling alsnog te voldoen. Wilt u zelf een goede aanmaning of betalingsherinnering maken? Op deze pagina vindt u 9 bruikbare tips waarmee uw klant zo snel mogelijk alsnog uw factuur betaalt.

Tip 1: Laat weten dat er nog niet is betaald

Het klinkt wellicht als een open deur, maar het moet voor de ontvanger direct duidelijk zijn dat het om een betalingsherinnering gaat. Laat uw klant of opdrachtgever daarom weten dat de facturen nog niet zijn voldaan en dat u hem verzoekt om alsnog het openstaande bedrag te betalen.

Tip 2: Verwijs naar de onbetaalde factuur

Maak het uw debiteur gemakkelijk en laat weten om welke factuur het gaat. Vermeld het factuurnummer, het factuurbedrag en de vervaldag van de factuur. Zet hierbij ook voor welke producten of diensten de factuur is verstuurd. Hierdoor hoeft uw debiteur niet eerst uit te zoeken om welke factuur het gaat, maar maakt u het uw debiteur gemakkelijk om snel te betalen.

Tip 3: Benoem een concrete betaaltermijn

Laat uw debiteur weten wanneer u van hem verwacht dat de factuur alsnog wordt betaald. Wees hierin zo concreet mogelijk. Een specifieke datum aangeven is daarom beter dan vragen om betaling binnen een bepaald aantal dagen. Is uw klant een zakelijke partij? Dan mag u zelf bepalen welke termijn u op de betalingsherinnering vermeldt. Gaat het om een consument? Dan bent u wettelijk verplicht om een betalingstermijn van 14 dagen te geven.

Bonus tip: Lees meer over 3 veelgemaakte fouten bij de veertiendagenbrief.

Tip 4: Vertel de gevolgen van een niet tijdige betaling

Wat gebeurt er als uw debiteur de factuur alsnog niet betaald na de aanmaning? Zet dit duidelijk in de aanmaning. Bijvoorbeeld dat u de vordering uit handen geeft en een incassobureau inschakelt als er niet op tijd wordt betaald. En dat er incassokosten in rekening worden gebracht. Hiermee weet uw klant niet alleen wat hij kan verwachten, maar is ook eerder geneigd om uw factuur snel te betalen.

Tip 5: Blijf professioneel en positief

Een openstaande factuur zorgt vaak voor veel frustratie. U kunt het best een aanmaning maken waarbij u deze frustratie niet laat merken in uw communicatie aan uw klant. Houd de teksten in uw aanmaning beleefd en zakelijk.

Tip 6: Benoem niet om de hoeveelste aanmaning het gaat

Op uw brief vermelden dat het om de eerste aanmaning gaat? Niet doen. Het woord ‘eerste’ suggereert dat er ook nog wel een tweede volgt. En misschien wel een derde of meer. Het geeft debiteuren inzicht in uw incassotraject. De debiteur die graag zijn betaling wil rekken of uitstellen zal hier vervolgens dankbaar gebruik van maken.

Tip 7: Stuur niet teveel aanmaningen

Hoewel u op uw aanmaning niet prijsgeeft hoeveel aanmaningen u doorgaans verstuurt, kunt u natuurlijk altijd een tweede betalingsherinnering naar uw klant sturen. Let er alleen op dat u niet teveel aanmaningen stuurt. Het is niet nodig of wenselijk om een incassotraject onnodig lang te laten duren.

Wanneer uw klant na enkele aanmaningen nog steeds niet heeft betaald, is het advies om uw incassozaak uit te besteden aan een specialist.

 Tip 8: Houd u aan de wettelijke regels

Wanneer u een betalingsherinnering stuurt naar een particuliere klant, moet u er rekening mee houden dat er wettelijke regels gelden voor de inhoud van een aanmaning. Zo moet u in deze brief uw particuliere klant 14 dagen de tijd geven om alsnog te betalen, zonder dat u hiervoor al extra kosten in rekening brengt. Deze schriftelijke aanmaning wordt daarom ook wel de veertiendagenbrief genoemd. Na deze brief mag u wel incassokosten in rekening brengen, maar deze mogen niet hoger zijn dan volgens de Wet Incassokosten is toegestaan.

• Lees meer: 3 Veelgemaakte fouten bij de veertiendagenbrief

Tip 9: Communiceer in de taal van uw debiteur

Om uw debiteur snel tot betalen te bewegen is het belangrijk dat uw debiteur de tekst in de aanmaning begrijpt. Heeft u een buitenlandse debiteur? Stuur dan geen standaard aanmaning in uw eigen taal, maar hanteer dezelfde taal waarin u ook met uw klant communiceert. Maar liever nog stuurt u een aanmaning in de taal van uw debiteur. Zo bent u er zeker van dat uw klant de aanmaning kan lezen.

Meer informatie of hulp bij aanmaning maken?

Wij hopen dat de tips in "hoe maakt u een goede aanmaning of betalingsherinnering" u helpen. Wilt u zelf een aanmaning maken en heeft u hierbij meer hulp nodig? Heeft u graag meer informatie over het versturen van aanmaning? Of wilt u graag een aanmaning versturen in de taal van uw debiteur?

Onze internationale incassospecialisten helpen u graag bij het incasseren van uw openstaande factuur. Zij spreken niet alleen dezelfde taal als uw debiteur, maar kennen ook de wetten en handelstradities uit dat land. Hierdoor weten zij uw debiteur snel te overtuigen om alsnog de openstaande facturen te betalen.