Wat zijn aanmaningskosten en hoeveel mag je rekenen?
Aanmaningskosten zijn de kosten die u moet maken als een klant een factuur niet betaalt. Deze kosten noemen we ook wel incassokosten. Het kost u extra werk om ervoor te zorgen dat de klant de factuur alsnog betaalt. En dat kost dus geld. Aanmaningskosten zijn een vergoeding voor deze extra inspanningen.
Hoeveel aanmaningskosten mag je rekenen?
Dat is afhankelijk van uw debiteur. Heeft u een particuliere klant? Dan moet u zich houden aan wettelijke richtlijnen. De Wet Incassokosten (WIK) bepaalt hoeveel incassokosten u in rekening mag brengen als uw klant niet betaalt. Deze kosten worden berekend via een staffel. Wanneer u kosten in rekening wilt brengen bij een zakelijke debiteur gelden deze wettelijke aanmaningskosten niet.
Wettelijke aanmaningskosten bij Nederlandse consumenten (2025)
De hoogte van de incassokosten die u bij de aanmaning in rekening mag brengen, is afhankelijk van uw factuurbedrag (de hoofdsom). De kosten worden volgens onderstaande staffel berekend over de hoofdsom:
- 15% van de eerste € 2.500 van de hoofdsom
- 10% van de volgende € 2.500 van de hoofdsom
- 5% van de volgende € 5.000 van de hoofdsom
- 1% van de volgende € 190.000 van de hoofdsom
- 0,5% van de rest van de hoofdsom
U moet minimaal € 40 en mag maximaal € 6.775 aan incassokosten in rekening brengen.
Aanmaningskosten berekenen bij zakelijke klanten in Nederland
Deze staffel van de Wet Incassokosten geldt echter niet voor zakelijke klanten. In B2B transacties staat het bedrijven vrij om andere afspraken te maken. Vaak spreken partijen af dat er 15% buitengerechtelijke incassokosten over de hoofdsom betaald moet worden. Belangrijk is uiteraard om deze betalingsafspraken vast te leggen in de algemene voorwaarden of in het contract.
Wanneer mag u aanmaningskosten berekenen?
Ook dit is afhankelijk van uw debiteur. Is uw klant een bedrijf? Dan mag u direct incassokosten in rekening brengen nadat de betalingstermijn van de factuur is verstreken. U hoeft dan geen herinnering te sturen.
Wanneer uw debiteur een consument (particulier) is, moet u eerst aanmaning sturen. Daarin staat dat de klant nog 14 dagen de kans heeft om te betalen, zonder dat u hiervoor kosten rekent. Deze herinnering wordt daarom ook wel de 14 dagen brief genoemd. Stuurt u deze 14 dagen brief niet? Dan komen de incassokosten voor uw rekening.
Lees meer over incassokosten aanmaning berekenen
Aanmaningskosten in het buitenland
Heeft u een debiteur in het buitenland? Dan zijn de regels voor het berekenen van aanmaningskosten misschien anders. Neem nu bijvoorbeeld België. U kunt met de klant wel 15% incassokosten afspreken, maar mocht het tot een rechtszaak komen bij een Belgische rechter, dan zal deze hier een streep doorheen zetten. Volgens de Belgische rechtbank is 15% incassokosten namelijk niet redelijk. Benieuwd hoe dat precies zit en hoe u dit kunt voorkomen? Onze Belgische advocaat schreef een artikel waarom het in België niet altijd lukt om alle incassokosten te verhalen.
Meer succes met een goede aanmaningsbrief
Komt uw klant niet over de brug met een betaling en wilt u een aanmaning sturen? Download dan de voorbeeld aanmaningsbrief die onze incassospecialisten voor u hebben gemaakt. Doe er uw voordeel mee!
Gratis advies van dé beste incassospecialisten
Neem vrijblijvend contact met ons op
Gratis advies van dé beste incassospecialisten
Veelgestelde vragen over aanmaning en aanmaningskosten
Een aanmaning stuurt u wanneer een klant een factuur niet betaalt. Wij adviseren u om eerst te bellen of een vriendelijke betalingsherinnering te sturen. Heeft dit geen effect? Stuur dan een duidelijke, maar dwingende zakelijke aanmaning waarin u aangeeft dat u de vordering ter incasso overdraagt als de klant niet betaalt. Geef daarbij ook aan dat de extra kosten voor rekening van klant komen.
Het maakt hierbij verschil of de klant een consument of bedrijf is.
- Consument: Bij consumenten is het gebruikelijk dat u eerst een 14 dagen brief stuurt. Hierin moet u uw klant 14 dagen de tijd geven om te betalen. Is er na deze 14 dagen nog niet betaald? Dan kunt u de vordering ter incasso overdragen aan een incassobureau en de kosten daarvan op de klant verhalen. Draagt u de incasso eerder dan die 14 dagen over aan een incassobureau? Dan komen de incassokosten voor uw rekening.
- Bedrijf: Bij bedrijven hoeft u zich niet aan deze 14 dagen te houden. U kunt uw vordering meteen ter incasso overdragen als de betalingstermijn van uw factuur is verstreken. Maar het is netter om de klant eerst te bellen of een vriendelijke betalingsherinnering te sturen.
Een betalingsherinnering is een herinnering aan uw klant dat er een of meerdere facturen nog niet zijn betaald. De toon van een betalingsherinnering is meestal vriendelijk. Het kan namelijk zijn dat de klant de factuur niet ontvangen heeft of vergeten is.
Een aanmaning is zakelijk en dwingend van toon. Het is een laatste verzoek om de factuur te betalen. Doet uw klant dit niet? Dan kunt u de vordering overdragen ter incasso en uw klant aansprakelijk stellen voor de kosten.
