Wat zijn aanmaningskosten en hoeveel mag je rekenen?

Wat zijn aanmaningskosten?

Aanmaningskosten zijn de kosten die voortvloeien uit het niet betalen van een factuur of rekening. Deze kosten worden ook wel incassokosten genoemd. Wanneer een factuur niet wordt betaald moet de verzender namelijk extra werkzaamheden verrichten. En dat kost geld. Met aanmaningskosten worden deze extra inspanningen betaald.

Hoeveel aanmaningskosten mag je rekenen?

Dat is afhankelijk van uw debiteur. Heeft u een particuliere klant? Dan moet u zich houden aan wettelijke richtlijnen. De Wet Incassokosten (WIK) bepaalt hoeveel incassokosten u in rekening mag brengen als uw klant niet betaalt. Deze kosten worden berekend via een staffel. Wanneer u kosten in rekening wilt brengen bij een zakelijke debiteur gelden deze wettelijke aanmaningskosten niet.

Incassokosten berekenen bij consumenten

De hoogte van de incassokosten die u bij de aanmaning in rekening brengt is afhankelijk van uw factuurbedrag. Er wordt namelijk een staffel berekend over het openstaande bedrag:

• 15% van de eerste € 2.500 van de hoofdsom
• 10% van de volgende € 2.500 van de hoofdsom
• 5% van de volgende € 5.000 van de hoofdsom
• 1% van de volgende € 190.000 van de hoofdsom
• 0,5% van de rest van de hoofdsom

U moet minimaal € 40 en mag maximaal € 6.775 aan incassokosten in rekening brengen.

Incassokosten berekenen bij zakelijke klanten

Deze staffel van de Wet Incassokosten geldt echter niet voor zakelijke klanten. In B2B transacties staat het bedrijven vrij om andere afspraken te maken. Vaak spreken partijen af dat er 15% buitengerechtelijke incassokosten over de hoofdsom betaald moet worden. Belangrijk is uiteraard om deze betalingsafspraken vast te leggen in de algemene voorwaarden of in het contract. Wanneer u niets vastlegt, gelden namelijk automatisch de regels van de WIK. En dat kan flink nadelig zijn voor uw organisatie.

Wanneer mogen er aanmaningskosten worden berekend?

Ook dit is afhankelijk van uw debiteur wanneer er aanmaningskosten mogen worden berekend. Is uw klant een bedrijf? Dan mag u direct incassokosten in rekening brengen nadat de betalingstermijn van de factuur is verstreken, zonder dat u eerst een herinnering heeft gestuurd.

Maar wanneer uw debiteur een consument is, dient u eerst een aanmaning sturen waarbij uw debiteur 14 dagen de kans krijgt om alsnog betalen, zonder dat hiervoor kosten in rekening worden gebracht. Deze herinnering wordt daarom ook wel de veertiendagenbrief genoemd.

Aanmaningskosten in het buitenland

Heeft u een debiteur in het buitenland? Dan zijn er vaak weer regels voor het berekenen van aanmaningskosten. Zo kunt u in België wel 15% incassokosten afspreken met uw klant, wanneer u naar de Belgische rechter moet om uw vordering geïncasseerd te krijgen, zal deze hier een streep door zetten. Volgens de Belgische rechtbank is 15% incassokosten namelijk niet redelijk. Benieuwd hoe dat precies zit en hoe u dit kunt voorkomen? Onze Belgische advocaat schreef een artikel waarom het in België niet altijd lukt om alle incassokosten te verhalen.

Aanmaning versturen

Wordt uw factuur niet betaald en wilt u aanmaningskosten in rekening brengen? Gebruik dan onze voorbeeld aanmaning, opgesteld door onze incassospecialisten. Hiermee zorgt u ervoor dat uw factuur alsnog snel wordt betaald!

• Hoe maak je een goede aanmaning of betalingsherinnering?
• Hoeveel aanmaningen moet je sturen voordat je een incassobureau inschakelt?