Wat is een aanmaning? Zijn er regels voor het versturen van aanmaningen? En hoe ziet een goede aanmaningsbrief eruit? Onze ervaren incassospecialisten vertellen graag meer over de betekenis van aanmaning.
Aanmaning betekenis
Een aanmaning is een brief die u stuurt als een consument of bedrijf een factuur niet op tijd heeft betaald. De klant is dan in verzuim, omdat hij zijn betalingsverplichting niet nakomt. We noemen de niet-betalende klant ook wel een debiteur of schuldenaar, terwijl u als leverancier de crediteur of schuldeiser bent.
Voordat u een aanmaningsbrief stuurt, heeft u vaak al geprobeerd contact op te nemen met de klant, bijvoorbeeld via een telefoontje of betalingsherinnering. Is dat niet voldoende, dan is een aanmaning een goede, formelere vervolgstap. Een laatste aanmaning wordt ook wel een ingebrekestelling genoemd.
Wettelijke eisen aanmaningen
Wilt u een aanmaningsbrief sturen naar een consument (particulier)? Dan gelden daarvoor enkele regels. Voor aanmaningen naar bedrijven zijn er geen specifieke regels. We leggen u graag uit hoe dat precies zit.
Lees meer over de wettelijke eisen en hoeveel aanmaningen u moet sturen
Aanmaningskosten
Aanmaningskosten zijn de kosten die u moet maken wanneer een klant een factuur niet betaalt. We noemen aanmaningskosten ook wel incassokosten. U mag deze kosten in rekening brengen bij de klant. Ook hier maakt het weer een verschil of de klant een consument of bedrijf is.
Gratis advies van dé beste incassospecialisten
Aanmaningsbrief
Een goede aanmaning is zakelijk en duidelijk. U vertelt onder andere welk bedrag er openstaat, wat het factuurnummer is en voor welke datum de klant alsnog moet betalen. De aanmaning is de laatste waarschuwing voordat u tot een incassobureau inschakelt.
Hoe lang moet een aanmaningsbrief zijn?
Aanmaningen kennen geen specifieke wettelijke vormvereisten. Dit betekent dat u zelf kunt bepalen hoe lang de brief is. Het is wel belangrijk dat aanmaningen alle belangrijke informatie bevatten, zoals bankrekening, factuurbedrag, datum, betalingstermijn en de gevolgen van niet op tijd betalen. Wij adviseren om de aanmaning niet langer dan één pagina te houden. Dit zorgt ervoor dat de brief overzichtelijk en gemakkelijk leesbaar blijft.
Voorbeeld aanmaningsbrief
Om het u makkelijk te maken, hebben onze incassospecialisten alle belangrijke informatie over de aanmaningsbrief voor u op een rij gezet.
Lees alles over de aanmaningsbrief en download het gratis voorbeeld
Veelgestelde vragen over aanmaningen
Ja. Een schriftelijke laatste aanmaning noemen we ook wel een ingebrekestelling.
Het maakt hierbij verschil of de klant een consument of bedrijf is.
- Consument: Bij consumenten is het gebruikelijk dat u eerst een 14 dagen brief stuurt. Hierin moet u uw klant 14 dagen de tijd geven om te betalen. Is er na deze 14 dagen nog niet betaald? Dan kunt u de vordering ter incasso overdragen aan een incassobureau en de kosten daarvan op de klant verhalen. Draagt u de incasso eerder dan die 14 dagen over aan een incassobureau? Dan komen de incassokosten voor uw rekening.
- Bedrijf: Bij bedrijven hoeft u zich niet aan deze 14 dagen te houden. U kunt uw vordering meteen ter incasso overdragen als de betalingstermijn van uw factuur is verstreken. Maar het is netter om de klant eerst te bellen of een vriendelijke betalingsherinnering te sturen.
Een betalingsherinnering is een herinnering aan uw klant dat er een of meerdere facturen nog niet zijn betaald. De toon van een betalingsherinnering is meestal vriendelijk. Het kan namelijk zijn dat de klant de factuur niet ontvangen heeft of vergeten is.
Een aanmaning is zakelijk en dwingend van toon. Het is een laatste verzoek om de factuur te betalen. Doet uw klant dit niet? Dan kunt u de vordering overdragen ter incasso en uw klant aansprakelijk stellen voor de kosten.
