Wat zijn inkoopvoorwaarden?

In de inkoopvoorwaarden staan regels waar een leverancier zich aan dient te houden. Op die manier kunt u ervoor zorgen dat de logistieke en administratieve processen binnen uw organisatie aansluiten op de leveringen die u ontvangt. Inkoopvoorwaarden zijn vooral relevant wanneer u veel inkoopt.

Wat staat er in de inkoopvoorwaarden?

Over het algemeen worden de volgende onderdelen in de inkoopvoorwaarden opgenomen:

• De verplichtingen van de leverancier.
• De gevolgen wanneer de leverancier de afspraken niet nakomt.
• De aansprakelijkheid van de leverancier.
• Afspraken over de levering.
• Geheimhoudingsverklaring.
• De betalingstermijn voor facturen van de leverancier.
• Het recht dat van toepassing is in geval van een conflict.

Risico’s beperken met inkoopvoorwaarden

Uw inkoopvoorwaarden moeten aansluiten op uw bedrijfsprocessen. Wanneer u producten inkoopt heeft u andere inkoopvoorwaarden nodig dan wanneer u diensten inkoopt. Het inkoopproces van verse producten in de horeca is immers anders dan wanneer u software of machines inkoopt. Het opstellen van inkoopvoorwaarden is daarom altijd maatwerk. Vraag daarom altijd advies van een specialist. Zo loopt u geen onnodige risico’s.

Inkoopvoorwaarden versus verkoopvoorwaarden: welke zijn van toepassing?

Het kan voorkomen dat zowel u als uw zakenpartner voorwaarden hanteert. Waar u verwijst naar uw inkoopvoorwaarden, kan de verkopende partij verwijzen naar verkoopvoorwaarden of leveringsvoorwaarden. Dit wordt ook wel battle of forms genoemd.

Indien beide partijen (algemene) voorwaarden hanteren, zijn de voorwaarden van toepassing van de partij die het eerst naar zijn algemene voorwaarden verwijst. Dit is niet het geval als de andere partij de toepasselijkheid nadrukkelijk van de hand wijst. Zorg er daarom voor dat u altijd zo snel mogelijk laat weten dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn op de overeenkomst.

Inkoopvoorwaarden in het Engels

Wilt u graag inkoopvoorwaarden die u ook in internationaal verband kunt gebruiken? Zorg ervoor dat u inkoopvoorwaarden aanbiedt in een taal die uw internationale zakenpartner ook begrijpt. Of u nu in het Duits, Frans of in het Engels met uw klant communiceert: zorg ervoor dat de inkoopvoorwaarden in dezelfde taal worden overhandigd.

• Wat zijn algemene voorwaarden?
• Quickscan algemene voorwaarden
• Wat zijn verkoopvoorwaarden?
• Battle of forms: wiens algemene voorwaarden gelden?

Meer informatie

Wilt u meer informatie over dit onderwerp of heeft u een vraag over uw inkoopvoorwaarden? Neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen u graag verder.